- Recommandation of May 2, 2012

02/05/2012 - 6/2012

Case law

Summary

Sommaire 1

La Commission recommande,

a) que le Ministre de l'Intérieur fasse le nécessaire pour remédier aux divers problèmes dans l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers ainsi que pour actualiser et adapter la circulaire y afférente du 7 octobre 1992 relative à la tenue des registres de la population et des étrangers ;

b) que les points suivants soient de préférence repris dans l'arrêté royal susmentionné : - les finalités pour lesquelles des informations peuvent être obtenues des registres (point 8) ; - une interdiction de non communication de données à des tiers (point 69).

c) que lors de l'application de l'arrêté royal susmentionné, les communes prêtent attention à ce qui suit :

* application de l'article 3 (obtention par des tiers d'informations provenant des registres de la population et du registre des étrangers)

- chaque demande d'obtention d'un extrait/certificat doit être formulée séparément afin d'éviter un contournement de l'interdiction de principe d'obtenir des listes de personnes ;

- dans la demande écrite, le demandeur doit mentionner la disposition légale en vue de l'application de laquelle il doit pourvoir disposer de l'extrait/du certificat demandé. Ceci doit permettre à la commune :

o de contrôler si le demandeur dispose d'une base légale pour pouvoir lui communiquer l'extrait/le certificat demandé ;

o de mentionner sur l'extrait/le certificat uniquement les informations pertinentes pour la finalité indiquée ;

*application de l'article 5 (consultation du registre de la population par une commune ou un CPAS à des fins de gestion interne)

- les finalités qui se situent dans le cadre des compétences réglementairement conférées aux communes peuvent être qualifiées d' "internes" ;

- en contrepartie des facilités de consultation, il est nécessaire que les communes mettent au point une politique de sécurité de l'information de qualité qui sera exécutée sous la surveillance et le contrôle d'un conseiller en sécurité de l'information ;

- l'accès doit être organisé de façon à ce que lors de la consultation, seules soient affichées les données pertinentes au regard de la finalité poursuivie ;

- la consultation des registres de la population doit toujours s'effectuer sous le couvert d'une décision du collège des bourgmestres et échevins, ce qui permet de contrôler la finalité de la consultation (procédures fixes, afin que chacun, au sein de la commune, sache clairement ce qui est permis et ce qui ne l'est pas) ;

- dans sa communication avec le citoyen, la commune doit utiliser, dans la mesure du possible, des canaux impliquant une ingérence moindre dans la vie privée, comme par exemple le site Internet de la commune, le bulletin d'information communal ou des dépliants spécifiques (disponibles à la maison communale, au bureau de poste local ou sous forme de toutes-boîtes) ;

- les généalogistes et les historiens ne peuvent pas consulter les registres de la population, seul l'article 3 de l'arrêté leur offre une possibilité d'obtenir des informations au moyen d'extraits, pour autant qu'une disposition légale le permette ;

* application des articles 6 et 7 (obtention de listes de personnes tirées du registre de la population)

- interdiction de principe de communiquer des listes à des tiers sauf lorsqu'il s'agit d'une autorité ou d'un organisme public habilités à obtenir de telles listes par ou en vertu de la loi ;

- principale exception : des listes peuvent être fournies aux "organismes de droit belge" qui accomplissent des "missions d'intérêt général" :

o les personnes morales de droit privé ou public qui remplissent des missions d'intérêt général, tel qu'il doit résulter de la forme juridique de l'organisme (personne morale de droit public) ou de la nature de l'activité (personne morale de droit privé poursuivant un but caritatif, culturel ou philanthropique) ;

o une personne physique, une association ou une organisation de fait, un comité, etc. ne satisfont pas à ces critères ;

o la finalité pour laquelle les listes de personnes sont demandées doit s'inscrire dans le cadre des missions d'intérêt général qui ont été confiées au demandeur ou qu'il poursuit ;

- le simple fait d'être un organisme remplissant des missions d'intérêt général, par exemple un établissement scolaire (mission pédagogique = mission d'intérêt général) ne suffit pas pour obtenir des listes (par exemple lorsqu'un établissement scolaire entend recruter des élèves) ;

- procédure : demande écrite accompagnée de pièces justificatives, en indiquant la finalité pour laquelle les données sont demandées, adressée au collège des bourgmestre et échevins qui se prononce sur le bien-fondé de la demande (décision formelle) ;

- les demandes visant une même finalité émanant d'organismes ayant une mission commune doivent dès lors bénéficier des mêmes modalités d'examen et de réponse (pas de discrimination ou de décision arbitraire) ;

- si la demande est acceptée : prévenir le destinataire que les données ne peuvent pas être communiquées à des tiers ou utilisées à d'autres fins et que lorsqu'elles ne sont plus utiles à la réalisation de la finalité, elles doivent être détruites ;

- lorsqu'il est question d'un intérêt général dit "supralocal", le demandeur ne doit pas adresser sa demande aux différentes communes concernées mais au Comité sectoriel du Registre national.


Recommandation - Integral text

Free keywords

  • Recommandation d'initiative relative à la communication d'informations contenues dans les registres de la population en application de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers (CO-AR-2011-009).