Décision anticipée n° 2014.082 dd. 13.05.2014

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Document type : Prior agreements L 24.12.2002
Title : Décision anticipée n° 2014.082 dd. 13.05.2014
Document date : 13/05/2014
Keywords : frais propres à l'employeur / indemnité forfaitaire / remboursement de dépenses propres à l'employeur
Document language : FR
Name : Décision anticipée n° 2014.082 dd. 13.05.2014
Version : 1

Décision anticipée n° 2014.082 dd. 13.05.2014

 

Indemnité forfaitaire pour frais propres à l'employeur

Indemnité pour frais de séjour

 

Résumé

L'indemnité forfaitaire journalière de 16 euros octroyée par la société « X » pour couvrir les frais de repas pour le temps de midi et pour les frais liés à l'absence de commodités pourra être considérée comme un remboursement de frais propres à l'employeur qui, conformément à l'article 31, alinéa 2, 1°, in fine, CIR92, est exonéré d'impôt pour autant que les conditions suivantes soient remplies :

- celle-ci soit octroyée par jour effectif de déplacement;

- le déplacement couvre plus de 8h sur la journée ou soit de plus de 5h et de moins de 8h mais comprenne entièrement la 13ème et la 14ème heure de la journée;

- le déplacement ne soit pas effectué vers un lieu fixe de travail.

 

I. Objet de la demande

1. La demande porte sur la question de savoir si le forfait repas d'un montant de 6 euros par jour et le forfait lié à l'absence de commodités d'un montant de 10 euros par jour qui seraient octroyés par la société «X» à son personnel commercial, amenés à se déplacer régulièrement pourront être considérés comme des remboursements de dépenses propres à l'employeur ne faisant pas partie de la rémunération imposable des bénéficiaires conformément à l'article 31, alinéa 2, 1°, in fine, du Code des Impôts sur les Revenus 92 (ci-après CIR92).

 

II. Description des faits

2. «X» est une société de droit français spécialisée en assurance, qui depuis 2008, travaille en libre prestation de service sur la Belgique.

3. A ce titre et depuis cette date, la société employe du personnel de nationalité belge, qui exerce son activité sur le territoire belge.

4. La demande d'application des forfaits précités concerne uniquement le personnel commercial. Les inspecteurs régionaux ont pour mission la mise en place d'un réseau de courtiers en assurance, d'en assurer l'animation, ainsi que la gestion administrative et de surveiller l'honorabilité des membres de ce réseau.

5. Ces missions impliquent le développement d'une relation commerciale avec les courtiers et leurs équipes. Le développement et l'animation de cette relation commerciale se crée principalement par la présence des commerciaux sur le terrain. Leur mission implique donc nécessairement des déplacements.

6. Les déplacements peuvent couvrir une amplitude horaire très large. Selon les rendez-vous fixés par les inspecteurs, les déplacements peuvent couvrir de 5 à 8 heures de leur journée de travail, voire davantage, et peuvent couvrir la plage horaire du repas du midi.

7. Il est précisé que les inspecteurs exercent leur activité de prospection depuis leur domicile (appels téléphoniques, prises de rendez-vous). Les inspecteurs sont également amenés à se rendre au sein du lieu d'exploitation belge situé à « Y ». Ces locaux constituent le centre de gestion de l'entité belge. Les inspecteurs sont amenés à s'y rendre sur demande de la Directrice pour des périodes de formation produits par exemple.

8. Afin de prendre en compte les déplacements de ses collaborateurs, la société «X» souhaiterait donc leur octroyer les forfaits pour prise en charge de leur repas, lorsque ces derniers sont pris en dehors de leur domicile du fait de leur déplacement, et de l'absence de commodités.

9. Ces forfaits seront appliqués uniquement les jours prestés.

10. Chaque inspecteur remplit hebdomadairement un rapport de suivi d'activité précisant les missions effectuées ainsi que les déplacements réalisés. Ce suivi permettra à l'employeur d'attribuer ou non les forfaits journaliers précités.

 

III. Décision

11. L'article 31, CIR92 stipule que : « Les rémunérations des travailleurs sont toutes rétributions qui constituent, pour le travailleur, le produit du travail au service d'un employeur.

Elles comprennent notamment :

1° les traitements, salaires, commissions, gratifications, primes, indemnités et toutes autres rétributions analogues, y compris les pourboires et autres allocations même accidentelles, obtenues en raison ou à l'occasion de l'exercice de l'activité professionnelle à un titre quelconque, sauf en remboursement de dépenses propres à l'employeur ;

(…) »

12. Le numéro 31/36, Com.IR 92 mentionne que : « Le fait que le montant de certaines dépenses propres à l'employeur est calculé forfaitairement par celui-ci n'est pas de nature à leur faire perdre le caractère de dépenses effectives lorsque leur montant a été fixée d'après des normes qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux (Anvers, 13.9.1988, Van Acker G.).

(…)

13. Les allocations forfaitaires allouées par des entreprises en remboursement de frais de séjour dont la charge leur incombe et qui sont exposés par des membres de leur personnel au cours de déplacements effectués dans le pays ne contiennent pas non plus de quotité imposable lorsque le montant de ces allocations, fixées compte tenu du nombre effectif de déplacements, ne dépasse pas celui des indemnités analogues que l'Etat accorde aux membres de son personnel sur la base de l'AR 24.12.1964, tel que modifié par l'AR 14.12.1970 (MB 15.1.1971), l'AR 4.12.1990 (MB 16.1.1991), l'AR 4.3.1993 (MB 23.3.1993), la L 22.7.1993 (MB 14.8.1993), l'AR 17.3.1995 (MB 29.3.1995) et l'AR 10.4.1995 (MB 30.12.1995), fixant les indemnités pour frais de séjour des membres du personnel des Ministères.»

14. Dans sa réponse du 11 octobre 2013 à la question parlementaire n° 387 du 29 avril 2013, le Ministre des Finances a indiqué que : « Il ressort de l'enquête effectuée que les indemnités de séjour accordées dans le cadre de déplacements de service par les différents services publics (fédéral, communautés et régions) diffèrent tant en ce qui concerne l'importance des montants accordés que les conditions d'octroi applicables, notamment quant à la durée du déplacement de service. C'est pour cette raison que l'administration a décidé de définir une norme uniforme qui puisse également être appliquée dans le secteur privé. Cette réglementation prévoit que le montant le plus important accordé par les services publics fédéraux au titre d'indemnité de séjour forfaitaire dans le cadre de déplacements de service est utilisé comme norme générale. Cela signifie concrètement que les indemnités de séjour accordées aux membres du personnel des services publics fédéraux de la classe A4 et A5 sont utilisées comme référence, sans toutefois faire de distinction en fonction des catégories de personnel de l'employeur concerné, mais en prenant en considération les conditions d'octroi liées à la durée du déplacement de service, comme mentionné à l'article 2 de l'arrêté royal du 24 décembre 1964 fixant les indemnités pour frais de séjour des membres du personnel des services publics fédéraux. Ce système a comme grand avantage d'éviter, sur le terrain, les discussions inutiles au sujet de l'assimilation ou non d'un membre du personnel ou d'un dirigeant d'entreprise à une classe déterminée ou à un niveau dans lequel un fonctionnaire se trouve. De plus, en associant les montants forfaitaires prévus et les exigences liées à la durée du déplacement de service, la cohérence avec le système des indemnités est garantie. En résumé, cela signifie que les indemnités forfaitaires que les entreprises accordent aux membres de leur personnel pour des déplacements en Belgique en remboursement de frais qui leurs sont propres, ne comportent aucune part imposable si :

- le montant de ces indemnités est fixé en tenant compte du nombre réel de déplacements et des exigences de durée minimum des déplacements effectués qui s'appliquent pour les fonctionnaires fédéraux,

- ce montant ne dépasse pas les indemnités que l'État octroie à son personnel des classes A4 et A5 sur la base de l'arrêté royal précité du 24 décembre 1964. Les montants maximums figurant dans le tableau ci-dessous peuvent dans ce cadre être considérés comme un remboursement non-imposable de frais propres à l'employeur. Ces indemnités suivent l'évolution de l'indice des prix à la consommation du Royaume et sont liées à l'indice-pivot 138,01.»

 

 

	Déplacements par journée du calendrier	Supplément pour la nuit
	De plus de 5 heures à moins de 8 heures	De plus de 8 heures (*)	Logement au frais du membre du personnel	Logement gratuit
Montant de base	2,38 EUR	11,95 EUR	27,22 EUR	14,33 EUR
Montant indexé (à partir du 1.1.2013)	3,82 EUR	19,22 EUR	43,78 EUR	23,04 EUR
(*) Ces montants maximums sont également valables pour les déplacements d'une durée ininterrompue de plus de 5 heures à moins de 8 heures qui comprennent entièrement la 13ème et la 14ème heure du jour.

 

Il peut être admis que les indemnités figurant dans ce tableau couvrent les repas et les boissons mais lorsque les prestations ont lieu en dehors de l'entreprise et pour le compte de celle-ci. Du fait qu'il existe une mesure quantitative, basée sur la durée du déplacement, il n'est à cet égard plus nécessaire de considérer les montants précités séparément en tant qu'indemnité pour petit-déjeuner, dîner, logement, etc. Il est nécessaire mais suffisant que le travailleur concerné effectue un déplacement de service de plus de cinq heures sur ordre de son employeur. Dans la mesure où les indemnités de séjour accordées excèdent les montants susmentionnés et/ou dans la mesure où les déplacements de service ne répondent pas aux exigences de durée minimum précitées, elles doivent en principe être considérées comme des rémunérations imposables. L'octroi d'une indemnité de séjour supérieure mais non-imposable reste éventuellement possible à la condition que l'employeur ou la société apporte la double preuve suivante :

- l'indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres,

- l'indemnité est réellement consacrée à de tels frais. La même chose vaut pour les indemnités qui sont octroyées en remboursement des frais propres à l'employeur pour des déplacements de service de cinq heures ou moins. L'administration va développer dans une circulaire les principes exposés ci-dessus, d'application pour les indemnités payées ou octroyées à partir du 1er janvier 2014, et adapter en ce sens le n° 31/36 du Commentaire du Code des impôts sur les revenus (1992). »

15. Dans sa réponse du 10.03.2014 à la question parlementaire n° 1 du 7.03.2013, le Ministre des Finances a mentionné que : « 1. Les indemnités qui sont octroyées par un employeur aux membres de son personnel pour les déplacements aller et retour du domicile à un lieu fixe de travail sont en principe imposables. La question de savoir si un lieu de travail est un lieu fixe de travail, doit s'apprécier en fonction de l'ensemble des circonstances de fait et de droit qui sont propres à chaque cas, telles que, par exemple, les clauses du contrat de travail, d'autres dispositions contractuelles et réglementaires relatives à l'activité professionnelle du travailleur ou du dirigeant d'entreprise, les spécifications de sa tâche et de sa fonction, la fréquence et la régularité de ses déplacements vers un même lieu de travail, la durée pendant laquelle il est occupé à cet endroit, etc. Le fait qu'un travailleur ou un dirigeant d'entreprise ne doive pas se rendre pendant plusieurs jours consécutifs au même lieu de travail, ne suffit donc pas, à lui seul, pour conclure que ce lieu de travail n'est pas un lieu fixe de travail (voir n° 66/7.3, Com.IR92 et n° 2.6 de la circulaire Ci.RH.241/561.364 du 5 février 2004). Il est donc parfaitement possible que par exemple un endroit où un travailleur n'effectue des prestations qu'un jour ou deux par semaine, soit considéré comme un lieu fixe de travail. Il est également tout à fait possible qu'il y ait plusieurs lieux fixes de travail différents pour une même personne. Dans la circulaire n° Ci.RH.241/573.243 (AFER 46/2007) du 6 décembre 2007 citée par l'honorable membre, le critère de la règle dite des 40 jours a été introduit - pour des raisons pragmatiques et afin d'éviter des discussions inutiles - en vue de la détermination de ce qu'est un lieu fixe de travail. La définition de la notion de "lieu fixe de travail" issue de la circulaire précitée du 6 décembre 2007, qui est citée par l'honorable membre, a été entre-temps clarifiée et nuancée dans la réponse à la question orale n° 2057 du 13 février 2008 posée par le représentant Hendrik Bogaert (Compte Rendu Intégral Chambre, 2007/2008, commission des Finances et du Budget, 13 février 2008, CRIV 52 COM 100, p. 25). Il y est précisé qu'en vertu de la circulaire précitée, l'endroit où le travailleur est présent pendant moins de quarante jours de la période imposable n'est pas considéré comme étant un lieu fixe de travail. Pour l'appréciation de cette présence, il doit clairement s'agir d'une forme substantielle de travail, ce qui exclut une présence durant seulement une courte durée pendant la journée. En résumé, lorsqu'un travailleur est occupé de manière substantielle durant une longue période dans un même lieu, ce lieu est considéré comme un lieu fixe de travail, de sorte que les indemnités octroyées pour les déplacements entre le domicile et ce lieu fixe de travail doivent en principe être considérées comme des indemnités imposables.

1.  Les principes exposés dans la réponse à la question 1 valent également pour déterminer si les indemnités forfaitaires kilométriques et les indemnités forfaitaires de séjour peuvent être considérées ou non comme un remboursement de frais propres à l'employeur. À ce sujet, je peux également renvoyer l'honorable membre à la réponse à la question parlementaire n° 290 du 9 février 2009 posée par le représentant Bart Tommelein (Questions et Réponses Chambre, 2008/2009, n° 62, p. 136).

2. La réponse est affirmative, dans la mesure où il est question, dans le cas d'espèce, d'un lieu fixe de travail, conformément aux principes énoncés dans la réponse à la question 1. Par contre, lorsqu'un lieu ne doit pas être considéré comme un lieu fixe de travail, les déplacements vers ce lieu sont considérés comme des déplacements de service, pour lesquels les indemnités qui sont le cas échéant fixées conformément aux indemnités accordées par l'État pour frais de voyage et de séjour sont considérées comme un remboursement non imposable de frais propres à l'employeur.

3. Sans objet. »

 

16. En l'espèce et compte tenu des précisions apportées ci-avant, l'indemnité forfaitaire journalière de 16 euros pour les frais de séjour pourra constituer un remboursement de dépenses propres à l'employeur pour autant que :

- celle-ci soit octroyée par jour effectif de déplacement;

- le déplacement couvre plus de 8h sur la journée ou soit de plus de 5h et de moins de 8h mais comprenne entièrement la 13ème et la 14ème heure de la journée;

- le déplacement ne soit pas effectué vers un lieu fixe de travail.

 

Eu égard au prescrit des articles 20 à 23 de la Loi du 24 décembre 2002 précitée et eu égard aux considérations reprises ci-dessus dans la partie III, le Collège du SDA, en sa séance du 13 mai 2014, décide que :

17. L'indemnité forfaitaire journalière de 16 euros octroyée par la société «X» pour couvrir les frais de repas pour le temps de midi et pour les frais liés à l'absence de commodités pourra être considérée comme un remboursement de frais propres à l'employeur qui, conformément à l'article 31, alinéa 2, 1°, in fine, CIR92, est exonéré d'impôt pour autant que les conditions reprises sous le point 16 soient remplies.