Décision anticipée n° 2016.185 dd. 05.07.2016

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Document type : Prior agreements L 24.12.2002
Title : Décision anticipée n° 2016.185 dd. 05.07.2016
Tax year : 2016
Document date : 05/07/2016
Keywords : frais propres à l'employeur / indemnités forfaitaires / remboursement de dépenses propres à l'employeur
Document language : FR
Name : Décision anticipée n° 2016.185 dd. 05.07.2016
Version : 1

Décision anticipée n° 2016.185 dd. 05.07.2016

 

Frais propres à l’employeur

Indemnités forfaitaires

 

Résumé

Les indemnités forfaitaires octroyées par la société à différentes catégories de son personnel seront considérées comme des remboursements de frais propres à l'employeur conformément à l’article 31, alinéa 2, 1°, in fine du CIR 92, et ne seront pas imposables dans le chef du bénéficiaire personne physique.

 

I. Objet de la demande

1. Le demandeur souhaite obtenir la confirmation que les indemnités forfaitaires octroyées à son personnel seront considérées comme étant des remboursements de dépenses propres à l’employeur ne faisant pas partie de la rémunération imposable des bénéficiaires conformément à l’article 31, alinéa 2, 1°, in fine du CIR 92.

 

II. Description des faits

2. Le demandeur entend rembourser, par le biais de montants forfaitaires, les frais suivants supportés, par son personnel/ses dirigeants répartis en trois catégories :

II.A. Les frais de bureau à domicile

3. De par la nature de leur fonction, et étant donné la flexibilité croissante qu’ils doivent démontrer, les employés/dirigeants de la société sont amenés à exercer une partie de leurs activités professionnelles à domicile. A cet égard, les employés sont amenés/autorisés à travailler durant les heures normales de prestation depuis leur domicile. L’exercice régulier d’une activité professionnelle au domicile privé implique une série de dépenses.  Parmi celles-ci, nous avons relevé les dépenses suivantes :

• Les frais liés à l’aménagement et à l’usage d’un bureau au domicile privé (en ce compris l’amortissement du local lui-même) ;

• Les frais exposés pour l’aménagement complet du bureau :

o amortissement du mobilier de bureau ;

o amortissement du matériel informatique ;

o amortissement du téléphone, fax et répondeur téléphonique, décoration du bureau ;

o les dépenses d’entretien et de nettoyage d’un bureau au domicile privé ;

o l’achat de matériel de bureau, l’éclairage, les frais d’électricité et de chauffage ;

o les frais de courrier ;

o le loyer et les intérêts ;

o le précompte immobilier ;

o les taxes provinciales et communales ;

o l’assurance vol et incendie, etc…

II.B. Les frais de communication

4. La société souhaite également octroyer une indemnité forfaitaire à ses collaborateurs pour couvrir les frais afférents à la ligne téléphonique privée utilisée à domicile, de même qu’à la connexion Internet/ADSL à domicile et relatifs à l’activité professionnelle des individus (dans la présente demande d’accord d’indemnité). En effet, étant donné que les employés et dirigeants exercent une partie significative de leur temps de travail à domicile et que leurs activités impliquent l’usage quotidien du téléphone vers la Belgique et vers l’étranger et de l’Internet (notamment lors de conférences téléphoniques), ainsi que la consultation de leurs courriers électroniques, ceux-ci encourent certains frais de communication.

II.C. Les frais relatifs à l’usage du véhicule

5. Sont visés ici les frais relatifs à l’usage professionnel d’une voiture de société, c’est-à-dire :

5.1. Les frais de car-wash qui font partie intégrante des frais liés à l’exercice de la profession. La voiture est en effet la première vitrine de l’entreprise visible par les clients et représente donc son image de marque. La politique de la société relative à l’octroi d’une voiture mentionne dans sa car policy qu’il appartient au conducteur de prendre toutes les mesures nécessaires pour entretenir la voiture ;

5.2. Les frais d’eau, antigel et lave-glace.

6. Ne sont pas compris les frais de parking supportés pendant et à l’occasion d’un trajet professionnel.

II.D. Les frais de représentation (ou de relations socio-professionnelles externes)

7. Une indemnité forfaitaire est également accordée pour couvrir les frais de représentation. En effet, la société attend de ses employés et de ses dirigeants qu’en plus de leur activité normale, ils assurent la représentation externe de la société. Ils doivent donc établir des contacts avec des clients existants ou potentiels et avec des contacts internationaux. Dans ce but, ils invitent certaines personnes et répondent à leurs invitations, ils participent à des manifestations socio-économiques et socio-culturelles, à de nombreux séminaires et autres événements. Ceci entraîne sans aucun doute des frais supplémentaires, tels que des frais d’inscription à des manifestations, des frais de participation à des associations ayant un lien direct ou indirect avec l’activité professionnelle, des cadeaux, etc.

8. Les employés participent également à certaines sorties occasionnelles en vue de renforcer les liens au sein de l’équipe. Ils sont également régulièrement amenés (suivant la catégorie), à encourir de petites dépenses dans le cadre d’événements propres à la vie des membres de leur équipe (mariage, naissance, retraite, etc…).  L’achat de petits présents est une pratique régulière et nécessaire au développement des relations professionnelles au sein de la société.

II.E. Tableau récapitulatif

9. Les frais postulés pour les différentes catégories de fonctions sont repris dans le tableau récapitulatif suivant :

 

 

III. Décision

10. Il ressort de l’examen approfondi auquel s’est livré le Service des Décisions Anticipées que :

11. Sur base de l'analyse du dossier et des arguments développés par le demandeur, les indemnités forfaitaires, telles que décrites ci-dessus, constituent bien des remboursements de dépenses propres à l'employeur ne faisant pas partie de la rémunération imposable des bénéficiaires, conformément à l’article 31, alinéa 2, 1°, in fine du CIR 92, à condition de respecter les engagements suivants :

11.1. afin d'éviter la possibilité de double déduction d’une même dépense, ces frais forfaitaires ne pourront pas être pris en charge sur base de pièces justificatives, ni au sein du demandeur, ni comme dépenses professionnelles à l’impôt des personnes physiques ;

11.2. en conséquence, le demandeur s’engage à informer les bénéficiaires que, dans l’hypothèse où ces derniers postuleraient la déduction de leurs frais professionnels réels dans leur déclaration à l’impôt des personnes physiques, ils doivent porter en déduction desdits frais réels, le montant des indemnités forfaitaires dans la mesure où elles se rapportent aux frais réels postulés ;

11.3. de plus, les frais visés par l’indemnité ne pourront plus faire l’objet, de la part des employés, d’une demande de remboursement de frais réels auprès de la société ;

11.4. les indemnités perçues à titre de remboursement de frais propres à l’employeur doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles. En l’espèce, il convient de remplir uniquement la mention "oui normes sérieuses" puisqu’il s’agit ici de remboursements forfaitaires constatés sur base de normes sérieuses ;

11.5. les indemnités mensuelles en remboursement de frais propres à l'employeur susmentionnées valent pour des employés travaillant à temps plein. En cas d'emploi à temps partiel, les montants sont à réduire proportionnellement ;

11.6. les montants sont une moyenne des frais annuels. Ainsi les indemnités peuvent être payées pendant la période normale des congés de vacances. En cas d'absence à l'occasion d'un voyage d'affaires de longue durée à l'étranger ou en cas d'absence à long terme pour d'autres raisons que les congés de vacances, les montants sont également à réduire proportionnellement ;

11.7. les indemnités forfaitaires sont liées à la fonction et non à la personne. L'accord peut être étendu à d'autres membres du personnel exerçant la même fonction ;

11.8. en appliquant cet accord, le demandeur s'engage à tenir à disposition de son contrôle des contributions compétent une liste nominative, établie par année civile, des personnes bénéficiant des indemnités forfaitaires ;

11.9. il n’y a pas de mécanisme d’indexation admis pour les indemnités mensuelles en remboursement de frais propres à l'employeur telles que définies par la présente ;

11.10. conformément à l’article 66, §1, et à l’article 198 bis du CIR 92, certains frais repris dans le tableau récapitulatif au numéro 9 de cette décision, en l’occurrence les frais liés à l’utilisation d’un véhicule, ne constituent pas intégralement des frais professionnels dans le chef du demandeur et, en conséquence, une partie de ces montants doit être reprise dans la déclaration à l’impôt des sociétés en dépenses non admises ;

11.11. conformément à l’article 53, 8° du CIR 92, certains frais repris dans le tableau récapitulatif au numéro 9 de cette décision, en l’occurrence les frais de représentation, ne constituent pas intégralement des frais professionnels dans le chef du demandeur et, en conséquence, une partie de ces montants doit être reprise dans la déclaration à l’impôt des sociétés en dépenses non admises.

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Eu égard au prescrit des articles 20 à 23 de la Loi du 24 décembre 2002 précitée et eu égard aux considérations reprises ci-dessus dans la partie III, le Collège du SDA, décide que :

12. Aux conditions et compte tenu des engagements repris aux points 11.1 à 11.11 ci-dessus, les indemnités forfaitaires sont considérées comme étant des remboursements de dépenses propres à l'employeur ne faisant pas partie de la rémunération imposable des bénéficiaires conformément à l’article 31, alinéa 2, 1°, in fine du CIR 92.

13. Les montants mensuels forfaitaires s'élèvent à 125 EUR pour la catégorie 1, à 100 euros pour la catégorie 2 et à 75 euros pour la catégorie 3. 

14. L’accord est d’application pour une durée de trois ans, à partir du 1er juillet 2016. Une éventuelle prolongation de cet accord devra faire l’objet d’une nouvelle demande à introduire avant l’échéance.