Geen titel

Econocom Group SE
Genoteerde Europese vennootschap
Maatschappelijke zetel : Marsveldplein 5, 1050 Brussel
Ondernemingsnummer : 0422.646.816 (RPR Brussel)
OPROEPING OM DEEL TE NEMEN AAN DE BIJZONDERE
ALGEMENE VERGARDERING VAN ECONOCOM GROUP SE
GEHOUDEN OP 6 NOVEMBER 2020
Geachte aandeelhouders,
U wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de bijzondere algemene vergadering van de vennootschap Econocom Group SE, met maatschappelijke zetel te Marsveldplein 5, 1050 Brussel ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0422.646.816 (de Vennootschap ), die zal worden gehouden op vrijdag 6 november 2020 om 10 uur in de kantoren van de Vennootschap in Zaventem gevestigd te Leuvensesteenweg 510, 1930 Zaventem.
De algemene vergadering zal georganiseerd worden in de vorm van een fysieke vergadering met aandacht voor hygiëne-en afstandsmaatregelen. Nochtans worden de aandeelhouders uitgenodigd om aan de algemene vergadering zoveel mogelijk deel te nemen bij volmacht of hun stemrecht per brief uit te oefenen.
AGENDA EN VOORGESTELDE BESLUITEN
VOOR DE BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING
1. Voorstel van uitkering van een tussentijds dividend
Voorgesteld besluit :
i. Voorstel tot uitkering van een tussentijds dividend van EUR 0,12 (twaalf eurocent) bruto per aandeel (coupon numéro 6), met dien verstande dat de 3.870.521,00 eigen aandelen aangehouden door de Vennootschap geen recht geven op uitkering van een dividend ten aanzien van de Vennootschap zelf. De registratiedatum is bepaald door de raad van bestuur.
2. Volmachten voor de uitvoering van de voorgaande besluiten
Voorgesteld besluit :
i. Voorstel om de bevoegdheden, met de mogelijkheid tot subdelegatie, te delegeren aan elk van de bestuurders van de Vennootschap voor de uitvoering van de voorgaande besluiten.
FORMALITEITEN VOOR DEELNAME
AAN ALGEMENE VERGADERING
Om de algemene vergadering van 6 november 2020 te kunnen bijwonen, worden de aandeelhouders verzocht zich te houden aan de artikelen 28 en 29 van de statuten en aan de volgende formaliteiten.
1. Data en uren
Gelieve te noteren dat alle data en uren die vermeld zijn in dit document vervaltermijnen zijn die niet verlengd zullen worden indien de termijn afloopt in een weekend of op een wettelijke feestdag of om eender welke andere reden.
2. Registratiedatum
De registratiedatum is 23 oktober 2020 om 24 :00 uur (Belgische tijd). Enkel de personen ingeschreven als aandeelhouder op die datum en dat uur zijn gemachtigd om te stemmen op de Vergadering. Er zal geen rekening gehouden worden met het aantal aandelen aangehouden per aandeelhouder op de dag van de algemene vergadering.
De houders van aandelen op naam moeten ingeschreven zijn in het register voor aandelen op naam van de Vennootschap op 23 oktober 2020 om 24.00 uur (Belgische tijd).
De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten op 23 oktober 2020 om 24.00 uur (Belgische tijd) als aandeelhouder zijn geregistreerd op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van Euroclear Belgium.
3. Voornemen om deel te nemen aan de algemene vergadering
De aandeelhouders moeten de raad van bestuur informeren, per aangetekende brief gericht aan de maatschappelijke zetel of per e-mail op het volgende e-mailadres [email protected], ten laatste op 31 oktober 2020, van hun voornemen om deel te nemen aan de algemene vergadering. De aandeelhouders moeten hierbij het aantal aandelen aangeven waarmee zij deel willen nemen aan de stemming, en de houders van gedematerialiseerde aandelen moeten een bewijs leveren van hun inschrijving als aandeelhouder op de datum van registratie.
Om aan de algemene vergadering te kunnen deelnemen, moeten de effectenhouders en/of hun gevolmachtigden hun identiteit bewijzen en moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen de documenten die hun identiteit en hun vertegenwoordigingsbevoegdheid vaststellen, ten laatste onmiddellijk voor het begin van de vergadering neerleggen.
4. Stemmen via volmacht of per brief
De aandeelhouders kunnen zich laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering door een gevolmachtigde en kunnen per brief stemmen. De door de Vennootschap goedgekeurde formulieren om te stemmen per volmacht of per brief moeten daartoe worden gebruikt. Deze kunnen gedownload worden op de website https ://finance.econocom.com/en/- sectie regulated information. De aandeelhouders moeten, bovenop de voormelde formaliteiten, de volmachten of formulieren om per brief te stemmen naar behoren ingevuld en ondertekend overmaken aan de maatschappelijke zetel of op het volgende e-mail adres [email protected] ten laatste op 31 oktober 2020.
In geval van stemming per volmacht, zijn kopieën van e-mails toegelaten, op voorwaarde dat de gevolmachtigde de originele volmacht ten laatste op de algemene vergadering voorlegt.
In geval van stemming per brief moet het origineel ten laatste op de algemene vergadering aan de Vennootschap overgemaakt worden.
5. Nieuwe agendapunten, voorstellen voor besluiten en recht om vragen te stellen
De aandeelhouders die minstens 3% van het kapitaal aanhouden en die nieuwe punten op de agenda('s) wensen te laten plaatsen of voorstellen tot besluiten wensen neer te leggen, dienen op datum van hun verzoek naast de bovenvermelde registratieformaliteiten, het bewijs te leveren van bezit van het vereiste aandeel in het kapitaal en hun verzoek toe te zenden per mail op volgend e-mailadres : [email protected] ten laatste op 17 oktober 2020.
In voorkomend geval zal/zullen (een) aangepaste agenda('s) gepubliceerd worden ten laatste op 22 oktober 2020.
De aandeelhouders die schriftelijk vragen wensen te stellen, dienen naast de voorgaande formaliteiten, hun verzoek te verzenden per e-mail op volgend e-mailadres : [email protected], ten laatste op 31 oktober 2020.
6. Houders van converteerbare obligaties en inschrijvingsrechten
Houders van converteerbare obligaties en inschrijvingsrechten die door de Vennootschap zijn uitgegeven, kunnen de Vergadering met raadgevende stem bijwonen. Daartoe moeten zij de raad van bestuur uiterlijk op 31 oktober 2020 per e-mail op [email protected] op de hoogte brengen van hun voornemen om deel te nemen aan de Vergadering.
7. Documentatie
De documentatie die moet worden voorgelegd aan de algemene vergadering, de (eventueel aangepaste) agenda's, de (eventueel aangepaste) formulieren om via volmacht of per brief te stemmen, zijn beschikbaar vanaf de publicatie van deze oproeping op de website van de Vennootschap (https ://finance.econocom.com) en op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap.
De voorafgaande formaliteiten, de instructies op de website van de Vennootschap en de formulieren via volmacht of per brief om te stemmen moeten strikt worden nageleefd.
Hoogachtend,
Voor de raad van bestuur.