Besluit van de secretaris-generaal van het Departement Buitenlandse Zaken tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden aan personeelsleden van het departement

Datum :
04-09-2017
Taal :
Frans Nederlands
Grootte :
6 pagina's
Sectie :
Wetgeving
Bron :
Numac 2017204574

Originele tekst :

Voeg het document toe aan een map () om te beginnen met annoteren.
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1 Dit besluit is van toepassing op het Departement Buitenlandse Zaken.

Artikel 2 Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
  1° de secretaris-generaal: het personeelslid dat belast is met de leiding van het Departement Buitenlandse Zaken;
  2° de afdelingshoofden: de personeelsleden, houder van een managementfunctie van N-1 niveau, die belast zijn met de leiding van een entiteit op N-1 niveau binnen het Departement Buitenlandse Zaken;
  3° de organisatiebeheersing: het geheel van de door de directieraad van het Departement Buitenlandse Zaken goedgekeurde maatregelen die gericht zijn op het bereiken van de opgelegde doelstellingen en het effectief en efficiënt beheer van risico's; de naleving van regelgeving en procedures; de betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering; de efficiënte werking van de diensten en het efficiënt inzetten van de middelen; en de bescherming van de activa en de voorkoming van fraude. Deze maatregelen hebben betrekking op de thema's doelstellingen, procesmanagement en risicomanagement; belanghebbendenmanagement; monitoring; organisatiestructuur; HR-management; organisatiecultuur; informatie en communicatie; financieel management; facility management; en ICT.

Artikel 3 § 1. De bij dit besluit aan de afdelingshoofden en andere personeelsleden gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van de relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, instructies, richtlijnen en beslissingen.
  § 2. De bij dit besluit aan de afdelingshoofden gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen enkel uitgeoefend worden binnen de perken van de taakstelling van de betrokken afdeling en van de kredieten en middelen die onder het beheer van de betrokken afdeling ressorteren.
  § 3. Als het gebruik van de bij dit besluit verleende delegaties gepaard gaat met de gunning van een overheidsopdracht, zijn artikelen 7 en 8 van dit besluit van toepassing.

Artikel 4 Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot:
  1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
  2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
  3° het sluiten van overeenkomsten.

Hoofdstuk 2. Delegatie inzake organisatiebeheersing
Artikel 5 Het afdelingshoofd heeft delegatie om de beslissingen te nemen die nodig zijn voor het realiseren van de organisatiebeheersing binnen de afdeling.

Artikel 6 Inzake personeelsmanagement heeft het afdelingshoofd delegatie om de beslissingen te nemen in verband met:
  1° de indienstneming van personeelsleden, voor zover dit op niveau van de afdeling past binnen het vastgestelde personeelsplan;
  2° de toewijzing van de functie;
  3° de vaststelling van de salarisschaal voor lokaal geworven personeelsleden werkzaam op een administratieve standplaats in het buitenland;
  4° de herschikking van opdrachten binnen de afdeling;
  5° de bevordering van personeelsleden, voor zover dit op niveau van de afdeling past binnen het vastgestelde personeelsplan;
  6° het ontslag van personeelsleden;
  7° de toepassing van het arbeidsreglement van het Departement Buitenlandse Zaken.

Hoofdstuk 3. Delegatie inzake overheidsopdrachten
Artikel 7 Het afdelingshoofd heeft delegatie om overheidsopdrachten te gunnen voor werken, leveringen en diensten, tot een bedrag dat de onderstaande bedragen niet overschrijdt:
  1° in geval van een openbare aanbesteding/algemene offerteaanvraag: 100.000 euro;
  2° in geval van een beperkte aanbesteding/beperkte offerteaanvraag: 75.000 euro;
  3° in geval van een (vereenvoudigde) onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking: 32.500 euro;
  4° in geval van een (vereenvoudigde) onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: 17.500 euro.
  Het afdelingshoofd heeft delegatie om bestellingen te doen op grond van een raamovereenkomst binnen het voorwerp en de bepalingen van die raamovereenkomst.
  De in dit besluit vermelde bedragen zijn bedragen, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.

Artikel 8 Het afdelingshoofd heeft delegatie om de beslissingen te nemen inzake de uitvoering van overheidsopdrachten. Voor beslissingen met een financiële weerslag geldt de delegatie enkel binnen het voorwerp van de opdracht en tot een gezamenlijke maximale financiële weerslag van 15 % boven het initiële gunningsbedrag.

Hoofdstuk 4. Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Artikel 9 Met betrekking tot de hem gedelegeerde beslissingsbevoegdheden heeft het afdelingshoofd, binnen de perken van de kredieten en middelen die onder zijn beheer ressorteren delegatie om de beslissingen te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen, het nemen van vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen, uitgaven en betalingen, met inbegrip van de ondertekening van de vastleggings- en vereffeningsdocumenten, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.

Artikel 10 Met betrekking tot de aangelegenheden waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de secretaris-generaal of een ander orgaan berust, heeft het afdelingshoofd, binnen de perken van de kredieten en middelen die onder zijn beheer ressorteren delegatie om de administratieve beslissingen te nemen en handelingen te stellen, met inbegrip van de ondertekening van de vastleggings- en vereffeningsdocumenten, die in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de secretaris-generaal of een ander orgaan.

Artikel 11 Met betrekking tot de hem gedelegeerde beslissingsbevoegdheden heeft de Chief Information Officer (CIO), binnen de perken van de kredieten en middelen die onder zijn beheer ressorteren delegatie om de beslissingen te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen, het nemen van vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen, uitgaven en betalingen, met inbegrip van de ondertekening van de vastleggings- en vereffeningsdocumenten, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.

Artikel 12 Aan het afdelingshoofd wordt delegatie verleend om:
  1° de eindverantwoording en de eventuele wijzigingen in aard, opzet of uitvoering goed te keuren van algemene werkingssubsidies, projectsubsidies of investeringssubsidies toegekend door de Vlaamse Regering of door de bevoegde minister;
  2° subsidies, als vermeld in 1°, terug te vorderen als blijkt dat niet aan de subsidievoorwaarden is voldaan, nadat de betrokkenen de kans werd geboden om te worden gehoord.

Artikel 13 Overeenkomstig het bepaalde in artikelen 9 tot en met 12, treden respectievelijk het afdelingshoofd en de Chief Information Officer, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus en de organisatiebeheersing, op als inhoudelijk ordonnateur voor de kredieten die onder zijn beheer ressorteren.

Artikel 14 De delegaties verleend bij artikel 9 tot en met 12, gelden onverminderd de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus en het systeem van organisatiebeheersing.

Hoofdstuk 5. Delegatie inzake het ondertekenen van briefwisseling en andere officiële stukken
Artikel 15 De secretaris-generaal bepaalt bij dienstorder welke categorieën van briefwisseling en andere officiële stukken worden ondertekend door de secretaris-generaal, respectievelijk het afdelingshoofd en in welke mate de laatstgenoemde stukken al dan niet aan het voorafgaand visum van de secretaris-generaal zijn onderworpen.

Hoofdstuk 6. Specifieke delegaties
Sectie 1. Specifieke delegatie van de uitoefening van bepaalde bevoegdheden in het kader van de toeristische regelgeving
Artikel 16 Aan mevrouw Greet Mertens, stafmedewerker, wordt delegatie verleend om de betrokkenen te horen:
  1° bij een beroep bij de Vlaamse minister, bevoegd voor toerisme, tegen de beslissing tot weigering, intrekking of schorsing van een erkenning als verblijf, vereniging of ondersteuningsproject in het kader van " Toerisme voor Allen " als vermeld in artikel 14 van het decreet van 18 juli 2003 betreffende de verblijven en verenigingen die een werking uitoefenen in het kader van " Toerisme voor Allen ";
  2° bij een beroep bij de Vlaamse minister bevoegd voor het toerisme, tegen de volgende beslissingen van Toerisme Vlaanderen als vermeld in artikel 22 van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2012 betreffende toerismesubsidies:
  a) de verklaring van niet-ontvankelijkheid;
  b) de niet-toekenning van een subsidie;
  c) de subsidiebeslissing.
  Van elke hoorzitting wordt een proces-verbaal opgemaakt, dat onverwijld aan de Vlaamse minister, bevoegd voor toerisme, wordt bezorgd.

Sectie 2. Specifieke delegatie van bepaalde bevoegdheden in uitvoering van het kaderdecreet van 22 juni 2007 inzake ontwikkelingssamenwerking
Artikel 17 § 1. Het afdelingshoofd Mondiale Uitdagingen wordt belast met de leiding van de DAB Fonds Microfinanciering en aangesteld als gedelegeerd ordonnateur van deze DAB.
  § 2. Aan het afdelingshoofd Mondiale Uitdagingen wordt delegatie verleend om:
  1° in het kader van het beleid inzake gemeentelijke ontwikkelingssamenwerking de bevoegdheden van de Vlaamse minister, bevoegd voor de internationale samenwerking, vermeld in artikel 12, § 4, en 13 van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2012 tot uitvoering van het kaderdecreet van 22 juni 2007 inzake ontwikkelingssamenwerking, uit te oefenen;
  2° de wijzigingen in aard, opzet of uitvoering tijdens de looptijd van een project inzake ontwikkelingseducatie, vermeld in artikel 19 van hetzelfde besluit, goed te keuren;
  3° de eindverantwoording van een project inzake ontwikkelingseducatie, vermeld in artikel 22, tweede lid, van hetzelfde besluit, goed te keuren;
  4° de betrokkenen te horen wanneer, met toepassing van artikel 24/3, § 3, tweede lid, van hetzelfde besluit, de erkenning van een Vlaams ontwikkelingsfonds wordt ingetrokken of geschorst;
  5° de formulieren, vermeld in artikel 14 en 24 van hetzelfde besluit, vast te stellen en deze op eenvoudig verzoek ter beschikking te stellen.

Sectie 3. Specifieke delegatie van bepaalde bevoegdheden in uitvoering van het besluit van de Vlaamse Regering van 9 december 2016 over de subsidiëring van stages bij multilaterale organisaties
Artikel 18 Aan het afdelingshoofd Mondiale Uitdagingen wordt delegatie verleend om:
  1° subsidies toe te kennen aan kandidaten die voldoen aan de voorwaarden uit het besluit van de Vlaamse Regering van 9 december 2016 over de subsidiëring van stages bij multilaterale organisaties;
  2° met toepassing van artikel 7, § 2, van datzelfde besluit, jaarlijks de gedetailleerde lijst van maandbedragen per bestemming voor de kosten van levensonderhoud en huisvesting vast te stellen;
  3° de modellen, vermeld in artikel 12 van datzelfde besluit, vast te stellen;
  4° de subsidies, vermeld in 1°, terug te vorderen als blijkt dat niet aan de subsidievoorwaarden is voldaan, nadat de betrokkenen de kans werd geboden om te worden gehoord.

Sectie 4. Delegatie van de uitoefening van bepaalde bevoegdheden in uitvoering van de regelgeving over strategische goederen
Artikel 19 § 1. Aan het afdelingshoofd Mondiale Uitdagingen wordt delegatie verleend om de vergunningen toe te kennen of te weigeren voor de volgende types van aanvragen:
  1° aanvragen voor het verkrijgen van een vergunning voor invoer en overbrenging naar het Vlaamse Gewest van defensiegerelateerde producten, ordehandhavingsmateriaal, civiele vuurwapens, onderdelen en munitie als vermeld in artikelen 18, 22, 23, 38 en 39, § 2, van het Wapenhandeldecreet van 15 juni 2012;
  2° aanvragen voor het verkrijgen van een vergunning voor uitvoer en doorvoer van defensiegerelateerde producten, ordehandhavingsmateriaal, ander voor militair gebruik dienstig materiaal, civiele vuurwapens, onderdelen en munitie als vermeld in artikel 22, 23 en 38 van hetzelfde decreet, als het eindgebruik zich afspeelt binnen de Europese Unie of in één van de volgende landen: Australië, Canada, Japan, Liechtenstein, Nieuw-Zeeland, Noorwegen, de Verenigde Staten en Zwitserland;
  3° aanvragen voor het verkrijgen van een vergunning voor overbrenging naar een lidstaat van de Europese Unie van defensiegerelateerde producten als vermeld in artikel 15 en 16 van hetzelfde decreet, als het eindgebruik zich afspeelt binnen de Europese Unie of in één van de volgende landen: Australië, Canada, Japan, Liechtenstein, Nieuw-Zeeland, Noorwegen, de Verenigde Staten en Zwitserland;
  4° aanvragen voor het verkrijgen van een vergunning voor overbrenging naar en vanuit het Vlaamse Gewest van civiele vuurwapens, onderdelen en munitie als vermeld in artikel 34 en 36 van hetzelfde decreet;
  5° aanvragen voor het verkrijgen van een vergunning voor overbrenging naar een lidstaat van de Europese Unie van producten voor tweeërlei gebruik als vermeld in artikel 22 van Verordening (EG) nr. 428/2009 van de Raad van 5 mei 2009 tot instelling van een communautaire regeling voor controle op de uitvoer, de overbrenging, de tussenhandel en de doorvoer van producten voor tweeërlei gebruik;
  6° aanvragen voor het verkrijgen van een individuele of globale vergunning voor uitvoer van producten voor tweeërlei gebruik, als vermeld in artikel 9, lid 2, van Verordening (EG) nr. 428/2009 van 5 mei 2009 tot instelling van een communautaire regeling voor controle op de uitvoer, de overbrenging, de tussenhandel en de doorvoer van producten voor tweeërlei gebruik, als het eindgebruik zich afspeelt binnen één van de volgende landen: Australië, Canada, Japan, Liechtenstein, Nieuw-Zeeland, Noorwegen, de Verenigde Staten en Zwitserland;
  7° aanvragen voor het verkrijgen van een verlenging van een eerder toegekende vergunning;
  8° aanvragen voor het verkrijgen van een internationaal invoercertificaat.
  § 2. De delegatie, vermeld in paragraaf 1, 1°, 2° en 3°, geldt ook voor het geven van een voorlopig advies over de betreffende invoer, uitvoer, doorvoer of overbrenging als vermeld in artikel 9, § 1, van het Wapenhandeldecreet van 15 juni 2012.
  De delegatie vermeld in paragraaf 1, 3°, geldt ook voor het toekennen of weigeren van een vrijstelling van vergunning als vermeld in artikel 17 van hetzelfde decreet.
  De delegatie, vermeld in paragraaf 1, 7°, geldt niet als er aanwijzingen bestaan dat sinds de oorspronkelijke vergunning toegekend is, omstandigheden hebben plaatsgevonden of plaatsvinden in het land van bestemming of het land van eindgebruik die een invloed kunnen hebben op de toetsing van de aanvraag aan de criteria, vermeld in artikelen 11, 26 en 28 van hetzelfde decreet, of aan de criteria, vermeld in artikel 12 van Verordening (EG) nr. 428/2009 van de Raad van 5 mei 2009 tot instelling van een communautaire regeling voor controle op de uitvoer, de overbrenging, de tussenhandel en de doorvoer van producten voor tweeërlei gebruik.
  § 3. Naast de gevallen, vermeld in paragraaf 1 en 2 van dit besluit, heeft het afdelingshoofd Mondiale Uitdagingen ook delegatie om de volgende types van aanvragen toe te kennen of te weigeren:
  1° aanvragen voor het verkrijgen van een voorafgaande machtiging als vermeld in artikel 10 van het Wapenhandeldecreet van 15 juni 2012;
  2° aanvragen voor het verkrijgen van een certificaat van gecertificeerde persoon als vermeld in artikel 14, § 3, van hetzelfde decreet, en voor de verlenging daarvan, vermeld in artikel 35 van het Wapenhandelbesluit van 20 juli 2012;
  3° aanvragen voor het verkrijgen van een schriftelijke bevestiging als vermeld in artikel 9, § 2, van het Wapenhandeldecreet van 15 juni 2012, en voor de verlenging daarvan, vermeld in artikel 27 van het Wapenhandelbesluit van 20 juli 2012.
  De delegatie, vermeld in het eerste lid, geldt niet voor het toekennen van een voorafgaande machtiging of een certificaat van gecertificeerde persoon als in het kader van de aanvraagprocedure een van de instanties, vermeld in respectievelijk artikel 10, § 2, tweede lid, van het Wapenhandeldecreet van 15 juni 2012, en artikel 32, § 1, derde lid, van het Wapenhandelbesluit van 20 juli 2012, een negatief advies over de aanvraag uitbrengt.
  De delegatie, vermeld in het eerste lid, 2°, geldt ook niet voor het toekennen van een certificaat van gecertificeerde persoon als er gerede twijfel bestaat dat de aanvrager beschikt over een passend intern programma tot naleving van de overbrengings- en uitvoercontroleprocedure of het uitvoerbeheerssysteem.

Artikel 20 Aan mevrouw Greet Mertens, stafmedewerker, wordt delegatie verleend om de betrokkenen te horen voorafgaand aan het eventueel opleggen van een administratieve sanctie als vermeld in artikel 48 van het Wapenhandeldecreet en artikel 55 van het Wapenhandelbesluit van 20 juli 2012.
  Zij mag zich daarbij laten bijstaan door de toezichthouders als vermeld in artikel 46 van het Wapenhandeldecreet en artikel 53 van het Wapenhandelbesluit van 20 juli 2012.

Hoofdstuk 7. Mogelijkheid tot subdelegatie
Artikel 21 Met het oog op een doeltreffende en efficiënte interne organisatie kan het afdelingshoofd een deel van de gedelegeerde aangelegenheden verder subdelegeren aan personeelsleden van zijn afdeling, tot op het meest functionele niveau.
  Het afdelingshoofd kan bij dienstorder bepalen welke categorieën van briefwisseling en andere officiële stukken door de personeelsleden van zijn afdeling kunnen worden ondertekend.

Artikel 22 De subdelegaties worden vastgesteld in een besluit van het afdelingshoofd. Een afschrift van het besluit wordt aan de leden van de directieraad bezorgd en in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.

Hoofdstuk 8. Regeling bij vervanging
Artikel 23 Bij afwezigheid van de secretaris-generaal worden de stukken, die in uitvoering van het onder artikel 21 bedoelde dienstorder door de secretaris-generaal worden ondertekend of voor voorafgaand visum aan de secretaris-generaal worden voorgelegd, in opdracht ondertekend door het afdelingshoofd dat met zijn vervanging is belast.

Artikel 24 De bij dit besluit verleende delegaties worden tevens verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van de functie van afdelingshoofd belast is of het afdelingshoofd vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven de vermelding van zijn graad en handtekening, de formule " voor het afdelingshoofd, afwezig ".

Hoofdstuk 9. Gebruik van de delegaties en verantwoording
Artikel 25 § 1. Het afdelingshoofd, alsook de personeelsleden aan wie ingevolge artikel 14, 15, en 17 beslissingsbevoegdheden werden gesubdelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
  § 2. Het gebruik van de verleende delegaties kan door de secretaris-generaal nader worden geregeld bij dienstorder.

Artikel 26 Het afdelingshoofd organiseert het systeem van interne controle op zodanige wijze dat de verleende delegaties op een adequate wijze worden gebruikt en misbruiken worden vermeden.

Artikel 27 Het afdelingshoofd, alsook de personeelsleden aan wie ingevolge artikel 14, 15 en 17 beslissingsbevoegdheden werden gesubdelegeerd, zijn ten aanzien van de secretaris-generaal verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Deze verantwoordelijkheid betreft eveneens de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid door het afdelingshoofd werd gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.

Artikel 28 Het afdelingshoofd, alsook de personeelsleden aan wie ingevolge artikel 14, 15 en 17 beslissingsbevoegdheden werden gesubdelegeerd, organiseren hun werkzaamheden zodat ze op eenvoudig verzoek van de secretaris-generaal of een andere instantie een gedetailleerd overzicht kunnen voorleggen over alle beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de betrokken periode werden genomen. Dit overzicht bevat ook informatie over de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid door het afdelingshoofd werd gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.

Artikel 29 § 1. De secretaris-generaal heeft het recht om, bij eenvoudige beslissing, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
  § 2. In voorkomend geval worden de beslissingen betreffende de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door de secretaris-generaal.

Hoofdstuk 10. Slotbepalingen
Artikel 30 Het besluit van de secretaris-generaal van het Departement Buitenlandse Zaken van 1 januari 2017 tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden aan personeelsleden van het departement wordt opgeheven.

Artikel 31 Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 4 september 2017.