Koninklijk besluit tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het financieel en materieel beheer van de Nationale Dienst voor Congressen als Staatsdienst met afzonderlijk beheer.
- Sectie :
- Wetgeving
- Bron :
- Numac 2000021072
Originele tekst :
Voeg het document toe aan een map
()
om te beginnen met annoteren.
Hoofdstuk 1. Definities en algemene principes
Artikel 1 In de zin van dit besluit dient te worden verstaan onder :
a) "NDC", de Nationale Dienst voor Congressen, die deel uitmaakt van de Federale diensten voor wetenschappelijke, technische en culturele aangelegenheden;
b) "Minister", de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort;
c) "Diensten", de Federale diensten voor wetenschappelijke, technische en culturele aangelegenheden;
d) "secretaris-generaal", de secretaris-generaal van de Federale diensten voor wetenschappelijke, technische en culturele aangelegenheden;
e) "directeur", het hoofd van de Nationale Dienst voor Congressen.
Artikel 2 De beheersorganen van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer zijn de beheerscommissie en de ordonnateur.
Hoofdstuk 2. De beheerscommissie
Artikel 3 De beheerscommissie is belast met :
1° het vastleggen van het kaderprogramma van de activiteiten van de NDC bedoeld in artikel 39;
2° het opstellen van de begroting voor het begin van het begrotingsjaar en het, zo nodig, aanpassen ervan in de loop van het begrotingsjaar;
3° het goedkeuren, samen met de initiële begroting, van het jaarlijks investeringsplan;
4° het opstellen en het periodiek onderzoeken van de overzichtstabel bedoeld in artikel 40;
5° het goedkeuren van het jaarlijks activiteitenverslag;
6° het afsluiten van de rekeningen van het afgelopen begrotingsjaar;
7° het voorstellen aan de Minister van de algemene voorwaarden voor de exploitatie van de infrastructuur ingenomen door de NDC en het vaststellen van het bedrag van de vergoedingen voor het gebruik van genoemde infrastructuur en de daarmee samenhangende dienstverlening;
8° het goedkeuren van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten binnen de perken van het bepaalde van artikel 47;
9° het voorstellen aan de secretaris-generaal van het aanwervingsplan voor het statutair personeel binnen de perken van de betrekkingen toegewezen aan de NDC in de personeelsformatie van de Diensten;
10° het voorstellen aan de secretaris-generaal van de indienstneming van het contractueel personeel bezoldigd ten laste van de kredieten ingeschreven in de begroting van de Diensten;
11° het in dienst nemen van het contractueel personeel bezoldigd ten laste van de begroting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer;
12° het nauwgezet beheren van de middelen en het patrimonium van de NDC;
13° het organiseren van de algemene (administratieve, logistieke en technische) diensten van de NDC;
14° het bepalen van de behoeften betreffende de nieuw- en vernieuwbouw en het onderhoud van de infrastructuur en het waken over het rationeel gebruik ervan;
15° het nemen van de maatregelen om de veiligheid van personen en goederen te verzekeren boven de essentiële veiligheidsmaatregelen genomen door de directeur.
Artikel 4 § 1. De beheerscommissie is samengesteld uit :
a) als stemgerechtigde leden :
1° de directeur;
2° het hoofd van een van de volgende wetenschappelijke instellingen, of haar bestendig afgevaardigde, aangewezen door de Minister : Koninklijke Bibliotheek van België, Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België, Algemeen Rijksarchief;
3° twee personeelsleden van de Diensten of hun plaatsvervanger, waaronder ten minste een ambtenaar-generaal, aangewezen door de secretaris-generaal;
4° vier leden - twee Nederlandstaligen en twee Franstaligen - die geen deel uitmaken en geen deel uitgemaakt hebben van het personeel van de NDC, noch van de Diensten - aangewezen door de Minister, waarvan twee op grond van een dubbeltal opgesteld door de directeur met instemming van de secretaris-generaal en voorgedragen door deze laatste.
Hun mandaat loopt over vier jaar en is vernieuwbaar.
Ze worden gekozen voor hun ervaring inzake beheer.
Ze mogen geen mandaat beginnen als zij de leeftijd van 65 jaar overschreden hebben.
b) als leden met raadgevende stem :
1° de bij de Minister geaccrediteerde Inspecteur van Financiën die belast is met de dossiers van de NDC;
2° een ambtenaar van de Regie der gebouwen, aangewezen door de leidinggevend ambtenaar ervan;
3° de rekenplichtige van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer;
4° de secretaris van de commissie.
§ 2. Het lid van de beheerscommissie dat ontslag neemt of overlijdt, wordt onmiddellijk vervangen. Het nieuwe lid voltooit het mandaat van zijn voorganger.
§ 3. Het lid van de beheerscommissie bedoeld in § 1, a), 4° dat, behalve om behoorlijk vastgestelde medische redenen, niet aan drie opeenvolgende vergaderingen van de beheerscommissie deelneemt, wordt als ontslagnemend beschouwd. Hij wordt op dezelfde wijze vervangen als die vastgelegd in § 1, a), 4.
§ 4. De functie van lid van de beheerscommissie wordt voor de in § 1, a), 4° genoemde leden vergoed via presentiegeld, waarvan het bedrag door de Minister vastgesteld wordt.
Het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten is van toepassing op de leden van de beheerscommissie bedoeld in § 1, a), 4°, die daartoe gelijkgesteld worden met Rijksambtenaren met een graad van rang 15.
§ 5. De beheerscommissie kan iedere persoon uitnodigen om aan haar werkzaamheden deel te nemen wegens zijn ervaring op het gebied van de behandelde materie(s). In dat geval heeft deze persoon raadgevende stem.
Artikel 5 De voorzitter van de beheerscommissie wordt door haar aangewezen onder de leden bedoeld in artikel 4, § 1, a), 3°.
De ondervoorzitter van de beheerscommissie is de directeur.
De secretaris van de beheerscommissie wordt door haar aangewezen onder het personeel van de Diensten, op voordracht van de directeur opgesteld met instemming van de secretaris-generaal.
Artikel 6 De beheerscommissie beraadslaagt onder voorzitterschap van de voorzitter of, bij diens afwezigheid, van de ondervoorzitter.
Artikel 7 De beheerscommissie vergadert zoveel maal als zij nodig acht en minstens viermaal per jaar. Zij komt bijeen in een van de lokalen van de NDC.
De voorzitter roept schriftelijk minstens vijf werkdagen vooraf de leden van de commissie samen en dit ambtshalve of op gemotiveerd verzoek van de directeur of van een derde van de stemgerechtigde leden van de commissie.
De uitnodiging vermeldt nauwkeurig de agenda, die met name ieder punt moet bevatten voorgesteld door een lid en dat de voorzitter minstens tien werkdagen vóór de vergadering bereikt moet hebben.
Artikel 8 De beheerscommissie kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van haar stemgerechtigde leden aanwezig is.
Indien dit quorum niet bereikt wordt, beraadslaagt de commissie onder voorbehoud van formele goedkeuring van haar beslissingen tijdens de volgende vergadering. Voor deze goedkeuring is het quorum niet vereist, voor zover de tijdens de vorige vergadering genomen beslissingen expliciet op de agenda geplaatst zijn van de nieuwe vergadering.
Artikel 9 De beslissingen van de commissie worden bij meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van stemmen, wordt het in stemming gebrachte voorstel verworpen.
Artikel 10 Uitgaande van een model opgesteld door de secretaris-generaal, legt de beheerscommissie haar huishoudelijk reglement vast.
Artikel 11 De beraadslagingen en de beslissingen van de beheerscommissie worden opgetekend in een ontwerp van notulen opgesteld in de taal van de secretaris.
Deze worden binnen vijf werkdagen na de vergadering aan de secretaris-generaal en aan de leden van de beheerscommissie gestuurd. Deze laatste beschikken over tien werkdagen om hun opmerkingen aan de voorzitter kenbaar te maken.
Indien er na het verstrijken van deze termijn geen opmerkingen zijn, wordt het ontwerp van notulen beschouwd als goedgekeurd en door de voorzitter, de ondervoorzitter en de secretaris ondertekend.
Indien een lid van de commissie binnen de gestelde termijn een opmerking heeft geformuleerd, wordt het ontwerp van notulen samen met deze opmerking aan de volgende vergadering van de beheerscommissie voorgelegd, die zich over de goedkeuring ervan uitspreekt.
Een kopie van de goedgekeurde notulen, opgesteld in het Nederlands en in het Frans, wordt aan de leden van de beheerscommissie gezonden alsmede aan de secretaris-generaal, die deze aan de Minister doorstuurt.
De goedgekeurde notulen worden ingeschreven in een speciaal register.
Kopieën of uittreksels die aan een of andere instantie voorgelegd moeten worden, worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
Hoofdstuk 3. De ordonnateur
Artikel 12 De ordonnateur van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer is de directeur.
Artikel 13 De ordonnateur is belast met :
1° het voorbereiden van de vergaderingen en het uitvoeren van de beslissingen van de beheerscommissie;
2° het vaststellen van de rechten ten bate van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer;
3° het aangaan van iedere uitgave ten laste van de begroting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, voor zover het bedrag van deze uitgave, zonder belasting over de toegevoegde waarde, minder bedraagt dan (25 000 EUR); <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
4° machtiging te verlenen tot het aangaan van iedere uitgave ten laste van de begroting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, voor zover die vooraf toegestaan werd, naargelang het geval, door de Minister, door de beheerscommissie of door hemzelf;
5° het goedkeuren van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten binnen de perken van het bepaalde van artikel 48.
Artikel 14 De beheerscommissie draagt het dagelijks beheer van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer over aan haar ordonnateur. Het voorwerp en de grenzen van deze delegatie, die nooit betrekking kan hebben op de taken bedoeld in artikel 3, 1° tot 8°, zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement van de beheerscommissie.
De handelingen verricht door de ordonnateur in het kader van deze delegatie worden ter kennis gebracht van de beheerscommissie op haar eerstvolgende vergadering.
Artikel 15 Na toestemming van de beheerscommissie kan de ordonnateur, onder zijn verantwoordelijkheid, bepaalde taken bedoeld in artikel 13 en/of bepaalde taken die hem opgedragen werden door de beheerscommissie ter uitvoering van artikel 14, overdragen aan de ambtenaren van niveau I van de Diensten die titularis zijn van een graad van niveau I en die aan de NDC toegewezen zijn.
Artikel 16 In afwijking van artikel 13, 3°, is de ordonnateur gemachtigd, ongeacht het bedrag, de dagelijkse uitgaven te doen betreffende de correspondentie, het gebruik van telecommunicatiemiddelen, de energie, het waterverbruik, het materieel en de producten voor dagelijks gebruik en voor de schoonmaak van de lokalen, en dit binnen de perken van de daartoe in de begroting van het begrotingsjaar ingeschreven kredieten.
De Minister kan de lijst wijzigen van de dagelijkse uitgaven bedoeld in voorgaand lid.
Hoofdstuk 4. De rekenplichtige
Artikel 17 De rekenplichtige van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer wordt door de beheerscommissie aangewezen onder de personeelsleden van de NDC, of bij ontstentenis onder de personeelsleden van de Diensten, op voordracht van de directeur en met instemming van de secretaris-generaal.
Artikel 18 De rekenplichtige is belast met :
1° het registreren van de vastgestelde rechten en het verrichten van de betalingen;
2° het bewaren en behandelen van de gelden en waarden;
3° het opstellen en bewaren van de bescheiden met betrekking tot de begrotingen en rekeningen, alsmede van ieder bewijsstuk;
4° het bijhouden van de boekhouding en de inventaris van het vermogen.
Hij is verantwoording verschuldigd jegens het Rekenhof.
Artikel 19 De rekenplichtige ontvangt een jaarlijkse forfaitaire vergoeding waarvan het bedrag door de Minister vastgesteld wordt.
Artikel 20 Op voorstel van de ordonnateur kan de beheerscommissie, onder het personeel van de NDC, hulprekenplichtigen aanwijzen belast met het bewaren, behandelen en beheren van sommige rekeningen en kassen.
De hulprekenplichtigen voeren hun taak uit onder rechtstreekse verantwoordelijkheid van de rekenplichtige van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer.
Hoofdstuk 5. De begroting
Artikel 21 De Staatsdienst met afzonderlijk beheer maakt jaarlijks een begroting op met de ramingen van, zonder uitzondering, al zijn inkomsten en uitgaven.
Onder inkomsten dient met name te worden verstaan de aan het begin van het begrotingsjaar beschikbare financiële middelen, de dotaties aan de Staatsdienst met afzonderlijk beheer uit de begroting van de Diensten, de eigen inkomsten van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, met inbegrip van de opbrengst van de realisatie en van de intresten van financiële rekeningen en de opbrengst van de verhuur van lokalen en van concessie van infrastructuur of van dienstverlening.
Onder uitgave dient te worden verstaan iedere som die de Staatsdienst met afzonderlijk beheer aan een derde moet betalen.
Artikel 22 Het begrotingsjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.
Artikel 23 De voorstelling van de begroting, de classificaties ervan en de wijze van aanrekening van de inkomsten en de uitgaven worden vastgelegd door de Minister na akkoord van de Minister van Begroting.
Artikel 24 § 1. De inkomsten, met inbegrip van die afkomstig van de eigen activiteiten van de NDC, worden zonder onderscheid gebruikt om de uitgaven te dekken.
§ 2. De beheerscommissie kan evenwel, bij het opmaken van de jaarlijkse begroting of naar aanleiding van een bijzondere beslissing in verband met een activiteit, beslissen dat sommige inkomsten een specifieke bestemming krijgen. Deze beslissing wordt met redenen omkleed.
Artikel 25 De voorstellen van uitgaven mogen de voorstellen van inkomsten voor een gegeven begrotingsjaar niet overschrijden.
De financiële middelen beschikbaar aan het begin van dat begrotingsjaar mogen echter slechts bijdragen aan het evenwicht van de begroting voor zover ze uitgaven dekken die tot doel hebben het patrimonium van de NDC te vergroten, waarvan het principe vooraf goedgekeurd werd door de beheerscommissie.
Iedere afwijking van de bepalingen van de vorige alinea vereist een expliciete toestemming van de Minister.
Artikel 26 De begroting wordt opgemaakt per activiteitenprogramma en per basisallocatie.
Artikel 27 Zodra vastgelegd in het kader van de goedkeuring of van de aanpassing van de begroting, is het bedrag van een basisallocatie qua uitgaven, voor de beheerscommissie en de ordonnateur, een uitgavenkrediet, dat wil zeggen een dienovereenkomstige uitgavenmachtiging en die niet voor andere doeleinden aangewend mag worden dan voor die waarin de begroting voorziet.
De herschikking van kredieten onder bepaalde basisallocaties in de loop van een begrotingsjaar wordt evenwel toegestaan op de voorwaarden en de wijze bepaald door de Minister.
Artikel 28 De aan het einde van een begrotingsjaar niet opgebruikte kredieten worden automatisch geschrapt.
Artikel 29 § 1. In de begroting wordt jaarlijks een provisioneel krediet ingeschreven ten bedrage van een percentage van de ramingen van de bestaansmiddelenuitgaven. De Minister legt dit percentage vast na akkoord van de Minister van Begroting.
§ 2. Het provisioneel krediet mag in de loop van het begrotingsjaar aangewend worden om het hoofd te bieden aan onvoorziene bestaansmiddelenuitgaven. De beheerscommissie motiveert haar beslissing terzake.
Artikel 30 De beheerscommissie maakt voor 1 mei een voorstel van begroting op voor het volgende begrotingsjaar. Dit voorstel wordt opgemaakt uitgaande van de dotatie, berekend overeenkomstig de instructies van het betrokken begrotingsjaar.
Het voorstel is vergezeld van een lijst met nieuwe initiatieven en behoeften voor het volgende begrotingsjaar waarvan de dekking, volgens de beheerscommissie, een aanpassing vereist van de dotatie van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer. Deze lijst wordt gemotiveerd en opgesteld volgens een prioriteitenvolgorde.
Artikel 31 § 1. Ten laatste op het einde van de begrotingswerkzaamheden deelt de Minister aan de betrokken instelling het bedrag mee van de dotatie die zal ingeschreven worden in het ontwerp van algemene uitgavenbegroting van de Staat.
§ 2. De beheerscommissie maakt ten laatste vijftien dagen na deze mededeling de initiële begroting voor het betrokken begrotingsjaar op.
Artikel 32 § 1. De beheerscommissie maakt voor 1 maart een voorstel van aangepaste begroting op voor het lopende begrotingsjaar op basis van de dotatie, berekend overeenkomstig de begrotingsinstructies.
Dit voorstel is vergezeld van de verantwoording van de erin vervatte aanpassingen.
§ 2. Ten laatste op het einde van de begrotingswerkzaamheden deelt de Minister aan de betrokken instelling het bedrag mee van de aangepaste dotatie die zal ingeschreven in het ontwerp van aangepaste algemene uitgavenbegroting van de Staat.
§ 3. De beheerscommissie maakt voor 30 april de aangepaste begroting voor het lopende jaar op.
Artikel 33 Vooraleer de initiële en aangepaste begrotingen van een begrotingsjaar op te maken, onderzoekt de beheerscommissie de eventuele desbetreffende opmerkingen uitgebracht door de Inspecteur van Financiën bedoeld in artikel 4, § 1, b), 1°. Ze motiveert iedere beslissing die indruist tegen een van deze opmerkingen.
Artikel 34 De Minister legt, met akkoord van de Minister van Begroting, het model vast van de in de algemene uitgavenbegroting van de Staat te publiceren begroting.
Hoofdstuk VL. De rekeningen
Artikel 35 Aan het einde van ieder begrotingsjaar stelt de Staatsdienst met afzonderlijk beheer een rekening van uitvoering van de begroting, een beheersrekening en een vermogensstaat op, in de vorm vastgelegd door de Minister na akkoord van de Minister van Financiën.
Artikel 36 § 1. De beheerscommissie stelt, voor 1 maart, de rekeningen van het voorgaande jaar voor en deelt ze mee aan de secretaris-generaal.
§ 2. De beheerscommissie sluit voor 1 mei de rekeningen van het vorige begrotingsjaar af en deelt ze mee aan de secretaris-generaal die ze, samen met zijn eventuele opmerkingen, aan de Minister doorstuurt.
§ 3. De Minister keurt deze rekeningen voor 30 mei goed en maakt ze, met het oog op verzending naar het Rekenhof, over aan de Minister van Financiën.
Artikel 37 De bewijsstukken met betrekking tot de rekeningen worden door de rekenplichtige in de NDC zelf bewaard.
Artikel 38 Wanneer een andere rekenplichtige wordt aangewezen, om welke reden ook, moeten dezelfde bescheiden worden opgesteld als die bedoeld in artikel 36.
Hoofdstuk VLL. Het beheer
Artikel 39 De Staatsdienst met afzonderlijk beheer stelt een driejarig kaderprogramma van de activiteiten van de NDC op.
Het kaderprogramma beschrijft de manier waarop de Staatsdienst met afzonderlijk beheer er zich toe verbindt de statutaire opdrachten van de NDC te vervullen in de vorm van oogmerken, vastgelegd gelet op :
a) het terzake door de regering en de minister uitgestippelde beleid;
b) de toestand van zijn omgeving, in het bijzonder de verschillende soorten van klanten waartoe de NDC zich richt;
c) de structurele toestand waarin hij verwacht zich te bevinden, in het bijzonder de menselijke, financiële en logistieke middelen waarover hij beschikt en de overeenstemmende middelen die de regering hem zal toekennen.
Het wordt opgesteld door de directeur en zijn medewerkers, uitgaande van de richtlijnen verstrekt door de secretaris-generaal.
Het wordt vervolgens vastgelegd bij met redenen omklede beslissing van de beheerscommissie en voorgelegd aan de Minister die het, binnen een termijn van vijftien werkdagen, goedkeurt, wijzigt of weigert. Na deze termijn wordt het kaderprogramma geacht door de Minister te zijn goedgekeurd.
Het wordt ieder jaar aangepast volgens het principe van het glijdend plan.
Artikel 40 De Staatsdienst met afzonderlijk beheer stelt een overzichtstabel op waarmee de ontwikkeling van zijn beheer gevolgd en beoordeeld kan worden.
De overzichtstabel bevat een reeks indicatoren over de realisaties van de NDC (fysieke en statistische gegevens), over haar administratief en financieel beheer (begrotings- en boekhoudingsgegevens en gegevens met betrekking tot de human resources) en over de resultaten van haar activiteiten (graad van realisatie van de in het kaderprogramma omschreven doelstellingen).
De samenstelling van de overzichtstabel wordt bepaald door de beheerscommissie aan de hand van een minimummodel vastgelegd door de Minister na advies van de secretaris-generaal.
De overzichtstabel wordt bijgewerkt op 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december van ieder begrotingsjaar. De bijgewerkte overzichtstabel wordt binnen tien werkdagen voorgelegd aan de beheerscommissie, die ze op haar eerstvolgende vergadering onderzoekt.
Artikel 41 Indien de overzichtstabel bedoeld in artikel 40 driemaal na elkaar een blijvend verschil vertoont tussen de doelstellingen bereikt door de NDC en die vastgelegd in het kaderprogramma bedoeld in artikel 39, hoewel de ervoor uitgetrokken middelen ter beschikking gesteld werden van de betrokken Staatsdienst met afzonderlijk beheer, wordt de uitvoering van het kaderprogramma opgeschort bij beslissing van de Minister. Deze beslissing wordt met redenen omkleed.
Indien de overzichtstabel bedoeld in artikel 40 driemaal na elkaar een blijvend verschil vertoont tussen de reëel ter beschikking gestelde middelen van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer en die vastgelegd in het kaderprogramma bedoeld in artikel 39, wordt de uitvoering van dit laatste opgeschort bij beslissing van de beheerscommissie. Deze beslissing wordt met redenen omkleed.
In de gevallen bedoeld in de twee vorige alinea's wordt, op initiatief van de secretaris-generaal, binnen vijftien werkdagen na de bewuste beslissing overleg gepleegd tussen de Minister en de beheerscommissie of hun vertegenwoordigers. Het leidt ofwel tot de bevestiging, ofwel tot de aanpassing van het kaderprogramma, op dezelfde wijze als die beschreven in artikel 39, laatste lid.
Artikel 42 De volledige en bijgewerkte lijsten van het personeel van de NDC en van de contracten van allerlei aard gesloten door de Staatsdienst met afzonderlijk beheer worden opgesteld en aan de beheerscommissie voorgelegd op dezelfde wijze zoals bepaald in artikel 40, laatste lid. Het model van deze lijsten wordt vastgelegd door de secretaris-generaal.
Artikel 43 De financiële middelen die beschikbaar zijn aan het einde van een begrotingsjaar mogen vanaf het begin van het volgend begrotingsjaar aangewend worden.
Artikel 44 De jaarlijkse dotatie wordt vereffend in twee delen : 50 % voor het einde van de eerste trimester van het begrotingsjaar en 50 % voor het einde van het derde trimester van het begrotingsjaar.
Artikel 45 De uitgaven worden betaald zonder voorafgaande tussenkomst van het Rekenhof.
Artikel 46 § 1. De Staatsdienst met afzonderlijk beheer legt een reservefonds aan, waarvan de grootte minstens gelijk is aan een percentage van het gemiddelde van de bestaansmiddelenuitgaven van de drie vorige begrotingsjaren. De Minister legt dit percentage vast na akkoord van de Minister van Begroting.
§ 2. De middelen van het reservefonds die meer bedragen dan de minimumgrootte vastgelegd krachtens § 1 kunnen, op ieder ogenblik, aangewend worden voor een specifieke uitgave bij een met redenen omklede beslissing van de beheerscommissie.
§ 3. Om een aan het einde van een begrotingsjaar of van het beheer van een bijzondere activiteit bestaand onvoorzien negatief saldo aan te zuiveren of om het hoofd te bieden aan een dringende uitgave, kan de beheerscommissie aan de Minister voorstellen alle of een gedeelte van de middelen van het reservefonds aan te wenden, mits tegelijk een tijdschema voorgelegd wordt om het fonds opnieuw op zijn minimumgrootte te brengen.
Bij ontstentenis van een antwoord van de Minister binnen tien werkdagen nadat het dossier doorgezonden werd, wordt zijn beslissing gunstig geacht.
Hoofdstuk 8. De overheidsopdrachten
Artikel 47 Voor zover het voorwerp van de overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten vooraf goedgekeurd werd door de Minister en binnen de perken blijft van de kredieten die daartoe in de begroting voor het begrotingsjaar ingeschreven zijn, is de beheerscommissie gemachtigd de wijze te bepalen waarop de opdracht gegund wordt, het bijzonder bestek of de als zodanig geldende bescheiden vast te stellen, de procedure in te zetten en de opdracht te gunnen voor de behoeften van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, op voorwaarde dat het geschatte bedrag van de opdracht, zonder belasting over de toegevoegde waarde, minder bedraagt dan :
- (500 000 EUR) voor een opdracht die volgens de procedure van de openbare aanbesteding of van de algemene offerteaanvraag gegund wordt; <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
- (250 000 EUR) voor een opdracht die volgens de procedure van de beperkte aanbesteding of van de beperkte offerteaanvraag gegund wordt; <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
- (125 000 EUR) voor een onderhandelingsprocedure met of zonder publiciteit in de gevallen bedoeld in de artikelen 17, § 2, en 39, § 2, van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
Artikel 48 Voor zover het voorwerp van de overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten vooraf goedgekeurd werd door de beheerscommissie en binnen de perken blijft van de daartoe in de begroting voor het begrotingsjaar ingeschreven kredieten, is de ordonnateur gemachtigd de wijze te bepalen waarop de opdracht gegund wordt, het bijzonder bestek of de als zodanig geldende bescheiden vast te stellen, de procedure in te zetten en de opdracht te gunnen voor de behoeften van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, op voorwaarde dat het geschatte bedrag van de opdracht, zonder belasting over de toegevoegde waarde, minder bedraagt dan :
- (250 000 EUR) voor een opdracht die volgens de procedure van de openbare aanbesteding of van de algemene offerteaanvraag gegund wordt; <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
- (125 000 EUR) voor een opdracht die volgens de procedure van de beperkte aanbesteding of van de beperkte offerteaanvraag gegund wordt; <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
- (62 000 EUR) voor een onderhandelingsprocedure met of zonder publiciteit in de gevallen bedoeld in de artikelen 17, § 2, en 39, § 2, van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
Artikel 49 De uitvoering van de overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen en diensten wordt goedgekeurd door de ordonnateur.
Artikel 50 Na het gunnen van een opdracht waarvan het bedrag, zonder belasting over de toegevoegde waarde, (62 000 EUR) overschrijdt, kan van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht niet worden afgeweken en kunnen de boeten niet worden kwijtgescholden, dan bij een met redenen omklede beslissing van de Minister. <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
Hoofdstuk 9. De controle
Artikel 51 De Minister organiseert de controle op de schrifturen en de stukken betreffende de boekhoudingsverrichtingen.
Artikel 52 § 1. De secretaris-generaal ontvangt de agenda's, de ontwerpen van notulen en de door de beheerscommissie goedgekeurde notulen.
Hij heeft het recht, op zijn verzoek, inzage te krijgen in ieder dossier dat voorgelegd wordt aan de beheerscommissie of aan de ordonnateur.
Hij maakt aan de beheersorganen iedere opmerking die hij noodzakelijk acht. Hij waakt ervoor dat ze geen enkele beslissing nemen die strijdig is met de wetten, besluiten of reglementen, die de financiën van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer in het gedrang kan brengen of die het algemeen belang schaadt.
§ 2. Indien hij meent dat een dergelijke beslissing toch genomen is, stelt de secretaris-generaal ertegen beroep in bij de Minister binnen een termijn van vijf werkdagen nadat deze beslissing hem schriftelijk ter kennis gebracht is. Dit beroep wordt met redenen omkleed en ter kennis gebracht van het betrokken beheersorgaan.
De uitvoering van de betwiste beslissing wordt door het beroep opgeschort.
Binnen tien werkdagen na het beroep, geeft de Minister, indien hiertoe aanleiding bestaat, aan de secretaris-generaal ervan kennis dat hij de betwiste beslissing vernietigt aangezien deze strijdig is met de wetten, besluiten of reglementen, ze de financiën van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer in het gedrang brengt of het algemeen belang schaadt. Deze kennisgeving wordt met redenen omkleed. Zodra de vernietigingsbeslissing van de Minister hem ter kennis is gebracht, deelt de secretaris-generaal ze mee aan het betrokken beheersorgaan.
Indien, bij het verstrijken van deze termijn van tien werkdagen na het beroep, de Minister geen gebruik gemaakt heeft van de in de vorige alinea bepaalde prerogatieven, wordt de betwiste beslissing geacht conform te zijn en kan ze uitwerking hebben.
Artikel 53 De inspecteur van Financiën bedoeld in artikel 4, § 1, b) 1° oefent zijn prerogatieven uit in het kader van de administratieve en begrotingscontrole.
Artikel 54 Het Rekenhof controleert de rekeningen van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer.
Het kan deze controle ter plaatse uitoefenen en mag zich, te allen tijde, de bewijsstukken, overzichten, staten, inlichtingen of toelichtingen doen verstrekken betreffende de inkomsten, de uitgaven en het patrimonium.
Hoofdstuk 10. Algemene, opheffingsen slotbepalingen
Artikel 55 § 1. Opgeheven worden :
- het koninklijk besluit van 12 juli 1989 betreffende het financieel en materieel beheer van de Nationale Dienst voor Congressen die een Staatsdienst met afzonderlijk beheer is;
- het koninklijk besluit van 2 maart 1990 betreffende de nationale Dienst voor Congressen en zijn nadere organisatie als Staatsdienst met afzonderlijk beheer.
§ 2. In afwijking van § 1 blijven de in de vermelde besluiten vastgestelde regels voor het vaststellen en goedkeuren van de begroting van kracht tot en met 31 december 2000 en blijven deze voor het vaststellen en goedkeuren van de rekeningen van kracht tot en met 31 december 2001, voor elke staatsdienst met afzonderlijk beheer.
Artikel 56 In afwijking van artikel 43, 4e lid, dient tijdens het jaar 2000 de overzichtstabel slechts op 30 juni en 31 december bijgewerkt te worden.
Artikel 57 Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 januari 2000, met uitzondering de artikelen 28 en 39 die in werking treden op 1 januari 2001 en van de artikelen 23, 26, 27, 29, 34, 35, 38, 39, 46 en 51, die in werking treden op 1 januari 2002.
Artikel 58 Onze Minister van Wetenschappelijk Onderzoek is belast met de uitvoering van dit besluit.
Gegeven te Aalst, 1 februari 2000.
ALBERT
Van Koningswege :
De Minister van Begroting,
J. VANDE LANOTTE
De Minister van Financiën,
D. REYNDERS
De Minister van Wetenschappelijk Onderzoek,
R. DEMOTTE
Artikel 1 In de zin van dit besluit dient te worden verstaan onder :
a) "NDC", de Nationale Dienst voor Congressen, die deel uitmaakt van de Federale diensten voor wetenschappelijke, technische en culturele aangelegenheden;
b) "Minister", de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort;
c) "Diensten", de Federale diensten voor wetenschappelijke, technische en culturele aangelegenheden;
d) "secretaris-generaal", de secretaris-generaal van de Federale diensten voor wetenschappelijke, technische en culturele aangelegenheden;
e) "directeur", het hoofd van de Nationale Dienst voor Congressen.
Artikel 2 De beheersorganen van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer zijn de beheerscommissie en de ordonnateur.
Hoofdstuk 2. De beheerscommissie
Artikel 3 De beheerscommissie is belast met :
1° het vastleggen van het kaderprogramma van de activiteiten van de NDC bedoeld in artikel 39;
2° het opstellen van de begroting voor het begin van het begrotingsjaar en het, zo nodig, aanpassen ervan in de loop van het begrotingsjaar;
3° het goedkeuren, samen met de initiële begroting, van het jaarlijks investeringsplan;
4° het opstellen en het periodiek onderzoeken van de overzichtstabel bedoeld in artikel 40;
5° het goedkeuren van het jaarlijks activiteitenverslag;
6° het afsluiten van de rekeningen van het afgelopen begrotingsjaar;
7° het voorstellen aan de Minister van de algemene voorwaarden voor de exploitatie van de infrastructuur ingenomen door de NDC en het vaststellen van het bedrag van de vergoedingen voor het gebruik van genoemde infrastructuur en de daarmee samenhangende dienstverlening;
8° het goedkeuren van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten binnen de perken van het bepaalde van artikel 47;
9° het voorstellen aan de secretaris-generaal van het aanwervingsplan voor het statutair personeel binnen de perken van de betrekkingen toegewezen aan de NDC in de personeelsformatie van de Diensten;
10° het voorstellen aan de secretaris-generaal van de indienstneming van het contractueel personeel bezoldigd ten laste van de kredieten ingeschreven in de begroting van de Diensten;
11° het in dienst nemen van het contractueel personeel bezoldigd ten laste van de begroting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer;
12° het nauwgezet beheren van de middelen en het patrimonium van de NDC;
13° het organiseren van de algemene (administratieve, logistieke en technische) diensten van de NDC;
14° het bepalen van de behoeften betreffende de nieuw- en vernieuwbouw en het onderhoud van de infrastructuur en het waken over het rationeel gebruik ervan;
15° het nemen van de maatregelen om de veiligheid van personen en goederen te verzekeren boven de essentiële veiligheidsmaatregelen genomen door de directeur.
Artikel 4 § 1. De beheerscommissie is samengesteld uit :
a) als stemgerechtigde leden :
1° de directeur;
2° het hoofd van een van de volgende wetenschappelijke instellingen, of haar bestendig afgevaardigde, aangewezen door de Minister : Koninklijke Bibliotheek van België, Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België, Algemeen Rijksarchief;
3° twee personeelsleden van de Diensten of hun plaatsvervanger, waaronder ten minste een ambtenaar-generaal, aangewezen door de secretaris-generaal;
4° vier leden - twee Nederlandstaligen en twee Franstaligen - die geen deel uitmaken en geen deel uitgemaakt hebben van het personeel van de NDC, noch van de Diensten - aangewezen door de Minister, waarvan twee op grond van een dubbeltal opgesteld door de directeur met instemming van de secretaris-generaal en voorgedragen door deze laatste.
Hun mandaat loopt over vier jaar en is vernieuwbaar.
Ze worden gekozen voor hun ervaring inzake beheer.
Ze mogen geen mandaat beginnen als zij de leeftijd van 65 jaar overschreden hebben.
b) als leden met raadgevende stem :
1° de bij de Minister geaccrediteerde Inspecteur van Financiën die belast is met de dossiers van de NDC;
2° een ambtenaar van de Regie der gebouwen, aangewezen door de leidinggevend ambtenaar ervan;
3° de rekenplichtige van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer;
4° de secretaris van de commissie.
§ 2. Het lid van de beheerscommissie dat ontslag neemt of overlijdt, wordt onmiddellijk vervangen. Het nieuwe lid voltooit het mandaat van zijn voorganger.
§ 3. Het lid van de beheerscommissie bedoeld in § 1, a), 4° dat, behalve om behoorlijk vastgestelde medische redenen, niet aan drie opeenvolgende vergaderingen van de beheerscommissie deelneemt, wordt als ontslagnemend beschouwd. Hij wordt op dezelfde wijze vervangen als die vastgelegd in § 1, a), 4.
§ 4. De functie van lid van de beheerscommissie wordt voor de in § 1, a), 4° genoemde leden vergoed via presentiegeld, waarvan het bedrag door de Minister vastgesteld wordt.
Het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten is van toepassing op de leden van de beheerscommissie bedoeld in § 1, a), 4°, die daartoe gelijkgesteld worden met Rijksambtenaren met een graad van rang 15.
§ 5. De beheerscommissie kan iedere persoon uitnodigen om aan haar werkzaamheden deel te nemen wegens zijn ervaring op het gebied van de behandelde materie(s). In dat geval heeft deze persoon raadgevende stem.
Artikel 5 De voorzitter van de beheerscommissie wordt door haar aangewezen onder de leden bedoeld in artikel 4, § 1, a), 3°.
De ondervoorzitter van de beheerscommissie is de directeur.
De secretaris van de beheerscommissie wordt door haar aangewezen onder het personeel van de Diensten, op voordracht van de directeur opgesteld met instemming van de secretaris-generaal.
Artikel 6 De beheerscommissie beraadslaagt onder voorzitterschap van de voorzitter of, bij diens afwezigheid, van de ondervoorzitter.
Artikel 7 De beheerscommissie vergadert zoveel maal als zij nodig acht en minstens viermaal per jaar. Zij komt bijeen in een van de lokalen van de NDC.
De voorzitter roept schriftelijk minstens vijf werkdagen vooraf de leden van de commissie samen en dit ambtshalve of op gemotiveerd verzoek van de directeur of van een derde van de stemgerechtigde leden van de commissie.
De uitnodiging vermeldt nauwkeurig de agenda, die met name ieder punt moet bevatten voorgesteld door een lid en dat de voorzitter minstens tien werkdagen vóór de vergadering bereikt moet hebben.
Artikel 8 De beheerscommissie kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van haar stemgerechtigde leden aanwezig is.
Indien dit quorum niet bereikt wordt, beraadslaagt de commissie onder voorbehoud van formele goedkeuring van haar beslissingen tijdens de volgende vergadering. Voor deze goedkeuring is het quorum niet vereist, voor zover de tijdens de vorige vergadering genomen beslissingen expliciet op de agenda geplaatst zijn van de nieuwe vergadering.
Artikel 9 De beslissingen van de commissie worden bij meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van stemmen, wordt het in stemming gebrachte voorstel verworpen.
Artikel 10 Uitgaande van een model opgesteld door de secretaris-generaal, legt de beheerscommissie haar huishoudelijk reglement vast.
Artikel 11 De beraadslagingen en de beslissingen van de beheerscommissie worden opgetekend in een ontwerp van notulen opgesteld in de taal van de secretaris.
Deze worden binnen vijf werkdagen na de vergadering aan de secretaris-generaal en aan de leden van de beheerscommissie gestuurd. Deze laatste beschikken over tien werkdagen om hun opmerkingen aan de voorzitter kenbaar te maken.
Indien er na het verstrijken van deze termijn geen opmerkingen zijn, wordt het ontwerp van notulen beschouwd als goedgekeurd en door de voorzitter, de ondervoorzitter en de secretaris ondertekend.
Indien een lid van de commissie binnen de gestelde termijn een opmerking heeft geformuleerd, wordt het ontwerp van notulen samen met deze opmerking aan de volgende vergadering van de beheerscommissie voorgelegd, die zich over de goedkeuring ervan uitspreekt.
Een kopie van de goedgekeurde notulen, opgesteld in het Nederlands en in het Frans, wordt aan de leden van de beheerscommissie gezonden alsmede aan de secretaris-generaal, die deze aan de Minister doorstuurt.
De goedgekeurde notulen worden ingeschreven in een speciaal register.
Kopieën of uittreksels die aan een of andere instantie voorgelegd moeten worden, worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
Hoofdstuk 3. De ordonnateur
Artikel 12 De ordonnateur van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer is de directeur.
Artikel 13 De ordonnateur is belast met :
1° het voorbereiden van de vergaderingen en het uitvoeren van de beslissingen van de beheerscommissie;
2° het vaststellen van de rechten ten bate van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer;
3° het aangaan van iedere uitgave ten laste van de begroting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, voor zover het bedrag van deze uitgave, zonder belasting over de toegevoegde waarde, minder bedraagt dan (25 000 EUR); <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
4° machtiging te verlenen tot het aangaan van iedere uitgave ten laste van de begroting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, voor zover die vooraf toegestaan werd, naargelang het geval, door de Minister, door de beheerscommissie of door hemzelf;
5° het goedkeuren van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten binnen de perken van het bepaalde van artikel 48.
Artikel 14 De beheerscommissie draagt het dagelijks beheer van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer over aan haar ordonnateur. Het voorwerp en de grenzen van deze delegatie, die nooit betrekking kan hebben op de taken bedoeld in artikel 3, 1° tot 8°, zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement van de beheerscommissie.
De handelingen verricht door de ordonnateur in het kader van deze delegatie worden ter kennis gebracht van de beheerscommissie op haar eerstvolgende vergadering.
Artikel 15 Na toestemming van de beheerscommissie kan de ordonnateur, onder zijn verantwoordelijkheid, bepaalde taken bedoeld in artikel 13 en/of bepaalde taken die hem opgedragen werden door de beheerscommissie ter uitvoering van artikel 14, overdragen aan de ambtenaren van niveau I van de Diensten die titularis zijn van een graad van niveau I en die aan de NDC toegewezen zijn.
Artikel 16 In afwijking van artikel 13, 3°, is de ordonnateur gemachtigd, ongeacht het bedrag, de dagelijkse uitgaven te doen betreffende de correspondentie, het gebruik van telecommunicatiemiddelen, de energie, het waterverbruik, het materieel en de producten voor dagelijks gebruik en voor de schoonmaak van de lokalen, en dit binnen de perken van de daartoe in de begroting van het begrotingsjaar ingeschreven kredieten.
De Minister kan de lijst wijzigen van de dagelijkse uitgaven bedoeld in voorgaand lid.
Hoofdstuk 4. De rekenplichtige
Artikel 17 De rekenplichtige van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer wordt door de beheerscommissie aangewezen onder de personeelsleden van de NDC, of bij ontstentenis onder de personeelsleden van de Diensten, op voordracht van de directeur en met instemming van de secretaris-generaal.
Artikel 18 De rekenplichtige is belast met :
1° het registreren van de vastgestelde rechten en het verrichten van de betalingen;
2° het bewaren en behandelen van de gelden en waarden;
3° het opstellen en bewaren van de bescheiden met betrekking tot de begrotingen en rekeningen, alsmede van ieder bewijsstuk;
4° het bijhouden van de boekhouding en de inventaris van het vermogen.
Hij is verantwoording verschuldigd jegens het Rekenhof.
Artikel 19 De rekenplichtige ontvangt een jaarlijkse forfaitaire vergoeding waarvan het bedrag door de Minister vastgesteld wordt.
Artikel 20 Op voorstel van de ordonnateur kan de beheerscommissie, onder het personeel van de NDC, hulprekenplichtigen aanwijzen belast met het bewaren, behandelen en beheren van sommige rekeningen en kassen.
De hulprekenplichtigen voeren hun taak uit onder rechtstreekse verantwoordelijkheid van de rekenplichtige van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer.
Hoofdstuk 5. De begroting
Artikel 21 De Staatsdienst met afzonderlijk beheer maakt jaarlijks een begroting op met de ramingen van, zonder uitzondering, al zijn inkomsten en uitgaven.
Onder inkomsten dient met name te worden verstaan de aan het begin van het begrotingsjaar beschikbare financiële middelen, de dotaties aan de Staatsdienst met afzonderlijk beheer uit de begroting van de Diensten, de eigen inkomsten van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, met inbegrip van de opbrengst van de realisatie en van de intresten van financiële rekeningen en de opbrengst van de verhuur van lokalen en van concessie van infrastructuur of van dienstverlening.
Onder uitgave dient te worden verstaan iedere som die de Staatsdienst met afzonderlijk beheer aan een derde moet betalen.
Artikel 22 Het begrotingsjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.
Artikel 23 De voorstelling van de begroting, de classificaties ervan en de wijze van aanrekening van de inkomsten en de uitgaven worden vastgelegd door de Minister na akkoord van de Minister van Begroting.
Artikel 24 § 1. De inkomsten, met inbegrip van die afkomstig van de eigen activiteiten van de NDC, worden zonder onderscheid gebruikt om de uitgaven te dekken.
§ 2. De beheerscommissie kan evenwel, bij het opmaken van de jaarlijkse begroting of naar aanleiding van een bijzondere beslissing in verband met een activiteit, beslissen dat sommige inkomsten een specifieke bestemming krijgen. Deze beslissing wordt met redenen omkleed.
Artikel 25 De voorstellen van uitgaven mogen de voorstellen van inkomsten voor een gegeven begrotingsjaar niet overschrijden.
De financiële middelen beschikbaar aan het begin van dat begrotingsjaar mogen echter slechts bijdragen aan het evenwicht van de begroting voor zover ze uitgaven dekken die tot doel hebben het patrimonium van de NDC te vergroten, waarvan het principe vooraf goedgekeurd werd door de beheerscommissie.
Iedere afwijking van de bepalingen van de vorige alinea vereist een expliciete toestemming van de Minister.
Artikel 26 De begroting wordt opgemaakt per activiteitenprogramma en per basisallocatie.
Artikel 27 Zodra vastgelegd in het kader van de goedkeuring of van de aanpassing van de begroting, is het bedrag van een basisallocatie qua uitgaven, voor de beheerscommissie en de ordonnateur, een uitgavenkrediet, dat wil zeggen een dienovereenkomstige uitgavenmachtiging en die niet voor andere doeleinden aangewend mag worden dan voor die waarin de begroting voorziet.
De herschikking van kredieten onder bepaalde basisallocaties in de loop van een begrotingsjaar wordt evenwel toegestaan op de voorwaarden en de wijze bepaald door de Minister.
Artikel 28 De aan het einde van een begrotingsjaar niet opgebruikte kredieten worden automatisch geschrapt.
Artikel 29 § 1. In de begroting wordt jaarlijks een provisioneel krediet ingeschreven ten bedrage van een percentage van de ramingen van de bestaansmiddelenuitgaven. De Minister legt dit percentage vast na akkoord van de Minister van Begroting.
§ 2. Het provisioneel krediet mag in de loop van het begrotingsjaar aangewend worden om het hoofd te bieden aan onvoorziene bestaansmiddelenuitgaven. De beheerscommissie motiveert haar beslissing terzake.
Artikel 30 De beheerscommissie maakt voor 1 mei een voorstel van begroting op voor het volgende begrotingsjaar. Dit voorstel wordt opgemaakt uitgaande van de dotatie, berekend overeenkomstig de instructies van het betrokken begrotingsjaar.
Het voorstel is vergezeld van een lijst met nieuwe initiatieven en behoeften voor het volgende begrotingsjaar waarvan de dekking, volgens de beheerscommissie, een aanpassing vereist van de dotatie van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer. Deze lijst wordt gemotiveerd en opgesteld volgens een prioriteitenvolgorde.
Artikel 31 § 1. Ten laatste op het einde van de begrotingswerkzaamheden deelt de Minister aan de betrokken instelling het bedrag mee van de dotatie die zal ingeschreven worden in het ontwerp van algemene uitgavenbegroting van de Staat.
§ 2. De beheerscommissie maakt ten laatste vijftien dagen na deze mededeling de initiële begroting voor het betrokken begrotingsjaar op.
Artikel 32 § 1. De beheerscommissie maakt voor 1 maart een voorstel van aangepaste begroting op voor het lopende begrotingsjaar op basis van de dotatie, berekend overeenkomstig de begrotingsinstructies.
Dit voorstel is vergezeld van de verantwoording van de erin vervatte aanpassingen.
§ 2. Ten laatste op het einde van de begrotingswerkzaamheden deelt de Minister aan de betrokken instelling het bedrag mee van de aangepaste dotatie die zal ingeschreven in het ontwerp van aangepaste algemene uitgavenbegroting van de Staat.
§ 3. De beheerscommissie maakt voor 30 april de aangepaste begroting voor het lopende jaar op.
Artikel 33 Vooraleer de initiële en aangepaste begrotingen van een begrotingsjaar op te maken, onderzoekt de beheerscommissie de eventuele desbetreffende opmerkingen uitgebracht door de Inspecteur van Financiën bedoeld in artikel 4, § 1, b), 1°. Ze motiveert iedere beslissing die indruist tegen een van deze opmerkingen.
Artikel 34 De Minister legt, met akkoord van de Minister van Begroting, het model vast van de in de algemene uitgavenbegroting van de Staat te publiceren begroting.
Hoofdstuk VL. De rekeningen
Artikel 35 Aan het einde van ieder begrotingsjaar stelt de Staatsdienst met afzonderlijk beheer een rekening van uitvoering van de begroting, een beheersrekening en een vermogensstaat op, in de vorm vastgelegd door de Minister na akkoord van de Minister van Financiën.
Artikel 36 § 1. De beheerscommissie stelt, voor 1 maart, de rekeningen van het voorgaande jaar voor en deelt ze mee aan de secretaris-generaal.
§ 2. De beheerscommissie sluit voor 1 mei de rekeningen van het vorige begrotingsjaar af en deelt ze mee aan de secretaris-generaal die ze, samen met zijn eventuele opmerkingen, aan de Minister doorstuurt.
§ 3. De Minister keurt deze rekeningen voor 30 mei goed en maakt ze, met het oog op verzending naar het Rekenhof, over aan de Minister van Financiën.
Artikel 37 De bewijsstukken met betrekking tot de rekeningen worden door de rekenplichtige in de NDC zelf bewaard.
Artikel 38 Wanneer een andere rekenplichtige wordt aangewezen, om welke reden ook, moeten dezelfde bescheiden worden opgesteld als die bedoeld in artikel 36.
Hoofdstuk VLL. Het beheer
Artikel 39 De Staatsdienst met afzonderlijk beheer stelt een driejarig kaderprogramma van de activiteiten van de NDC op.
Het kaderprogramma beschrijft de manier waarop de Staatsdienst met afzonderlijk beheer er zich toe verbindt de statutaire opdrachten van de NDC te vervullen in de vorm van oogmerken, vastgelegd gelet op :
a) het terzake door de regering en de minister uitgestippelde beleid;
b) de toestand van zijn omgeving, in het bijzonder de verschillende soorten van klanten waartoe de NDC zich richt;
c) de structurele toestand waarin hij verwacht zich te bevinden, in het bijzonder de menselijke, financiële en logistieke middelen waarover hij beschikt en de overeenstemmende middelen die de regering hem zal toekennen.
Het wordt opgesteld door de directeur en zijn medewerkers, uitgaande van de richtlijnen verstrekt door de secretaris-generaal.
Het wordt vervolgens vastgelegd bij met redenen omklede beslissing van de beheerscommissie en voorgelegd aan de Minister die het, binnen een termijn van vijftien werkdagen, goedkeurt, wijzigt of weigert. Na deze termijn wordt het kaderprogramma geacht door de Minister te zijn goedgekeurd.
Het wordt ieder jaar aangepast volgens het principe van het glijdend plan.
Artikel 40 De Staatsdienst met afzonderlijk beheer stelt een overzichtstabel op waarmee de ontwikkeling van zijn beheer gevolgd en beoordeeld kan worden.
De overzichtstabel bevat een reeks indicatoren over de realisaties van de NDC (fysieke en statistische gegevens), over haar administratief en financieel beheer (begrotings- en boekhoudingsgegevens en gegevens met betrekking tot de human resources) en over de resultaten van haar activiteiten (graad van realisatie van de in het kaderprogramma omschreven doelstellingen).
De samenstelling van de overzichtstabel wordt bepaald door de beheerscommissie aan de hand van een minimummodel vastgelegd door de Minister na advies van de secretaris-generaal.
De overzichtstabel wordt bijgewerkt op 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december van ieder begrotingsjaar. De bijgewerkte overzichtstabel wordt binnen tien werkdagen voorgelegd aan de beheerscommissie, die ze op haar eerstvolgende vergadering onderzoekt.
Artikel 41 Indien de overzichtstabel bedoeld in artikel 40 driemaal na elkaar een blijvend verschil vertoont tussen de doelstellingen bereikt door de NDC en die vastgelegd in het kaderprogramma bedoeld in artikel 39, hoewel de ervoor uitgetrokken middelen ter beschikking gesteld werden van de betrokken Staatsdienst met afzonderlijk beheer, wordt de uitvoering van het kaderprogramma opgeschort bij beslissing van de Minister. Deze beslissing wordt met redenen omkleed.
Indien de overzichtstabel bedoeld in artikel 40 driemaal na elkaar een blijvend verschil vertoont tussen de reëel ter beschikking gestelde middelen van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer en die vastgelegd in het kaderprogramma bedoeld in artikel 39, wordt de uitvoering van dit laatste opgeschort bij beslissing van de beheerscommissie. Deze beslissing wordt met redenen omkleed.
In de gevallen bedoeld in de twee vorige alinea's wordt, op initiatief van de secretaris-generaal, binnen vijftien werkdagen na de bewuste beslissing overleg gepleegd tussen de Minister en de beheerscommissie of hun vertegenwoordigers. Het leidt ofwel tot de bevestiging, ofwel tot de aanpassing van het kaderprogramma, op dezelfde wijze als die beschreven in artikel 39, laatste lid.
Artikel 42 De volledige en bijgewerkte lijsten van het personeel van de NDC en van de contracten van allerlei aard gesloten door de Staatsdienst met afzonderlijk beheer worden opgesteld en aan de beheerscommissie voorgelegd op dezelfde wijze zoals bepaald in artikel 40, laatste lid. Het model van deze lijsten wordt vastgelegd door de secretaris-generaal.
Artikel 43 De financiële middelen die beschikbaar zijn aan het einde van een begrotingsjaar mogen vanaf het begin van het volgend begrotingsjaar aangewend worden.
Artikel 44 De jaarlijkse dotatie wordt vereffend in twee delen : 50 % voor het einde van de eerste trimester van het begrotingsjaar en 50 % voor het einde van het derde trimester van het begrotingsjaar.
Artikel 45 De uitgaven worden betaald zonder voorafgaande tussenkomst van het Rekenhof.
Artikel 46 § 1. De Staatsdienst met afzonderlijk beheer legt een reservefonds aan, waarvan de grootte minstens gelijk is aan een percentage van het gemiddelde van de bestaansmiddelenuitgaven van de drie vorige begrotingsjaren. De Minister legt dit percentage vast na akkoord van de Minister van Begroting.
§ 2. De middelen van het reservefonds die meer bedragen dan de minimumgrootte vastgelegd krachtens § 1 kunnen, op ieder ogenblik, aangewend worden voor een specifieke uitgave bij een met redenen omklede beslissing van de beheerscommissie.
§ 3. Om een aan het einde van een begrotingsjaar of van het beheer van een bijzondere activiteit bestaand onvoorzien negatief saldo aan te zuiveren of om het hoofd te bieden aan een dringende uitgave, kan de beheerscommissie aan de Minister voorstellen alle of een gedeelte van de middelen van het reservefonds aan te wenden, mits tegelijk een tijdschema voorgelegd wordt om het fonds opnieuw op zijn minimumgrootte te brengen.
Bij ontstentenis van een antwoord van de Minister binnen tien werkdagen nadat het dossier doorgezonden werd, wordt zijn beslissing gunstig geacht.
Hoofdstuk 8. De overheidsopdrachten
Artikel 47 Voor zover het voorwerp van de overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten vooraf goedgekeurd werd door de Minister en binnen de perken blijft van de kredieten die daartoe in de begroting voor het begrotingsjaar ingeschreven zijn, is de beheerscommissie gemachtigd de wijze te bepalen waarop de opdracht gegund wordt, het bijzonder bestek of de als zodanig geldende bescheiden vast te stellen, de procedure in te zetten en de opdracht te gunnen voor de behoeften van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, op voorwaarde dat het geschatte bedrag van de opdracht, zonder belasting over de toegevoegde waarde, minder bedraagt dan :
- (500 000 EUR) voor een opdracht die volgens de procedure van de openbare aanbesteding of van de algemene offerteaanvraag gegund wordt; <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
- (250 000 EUR) voor een opdracht die volgens de procedure van de beperkte aanbesteding of van de beperkte offerteaanvraag gegund wordt; <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
- (125 000 EUR) voor een onderhandelingsprocedure met of zonder publiciteit in de gevallen bedoeld in de artikelen 17, § 2, en 39, § 2, van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
Artikel 48 Voor zover het voorwerp van de overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten vooraf goedgekeurd werd door de beheerscommissie en binnen de perken blijft van de daartoe in de begroting voor het begrotingsjaar ingeschreven kredieten, is de ordonnateur gemachtigd de wijze te bepalen waarop de opdracht gegund wordt, het bijzonder bestek of de als zodanig geldende bescheiden vast te stellen, de procedure in te zetten en de opdracht te gunnen voor de behoeften van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, op voorwaarde dat het geschatte bedrag van de opdracht, zonder belasting over de toegevoegde waarde, minder bedraagt dan :
- (250 000 EUR) voor een opdracht die volgens de procedure van de openbare aanbesteding of van de algemene offerteaanvraag gegund wordt; <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
- (125 000 EUR) voor een opdracht die volgens de procedure van de beperkte aanbesteding of van de beperkte offerteaanvraag gegund wordt; <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
- (62 000 EUR) voor een onderhandelingsprocedure met of zonder publiciteit in de gevallen bedoeld in de artikelen 17, § 2, en 39, § 2, van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
Artikel 49 De uitvoering van de overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen en diensten wordt goedgekeurd door de ordonnateur.
Artikel 50 Na het gunnen van een opdracht waarvan het bedrag, zonder belasting over de toegevoegde waarde, (62 000 EUR) overschrijdt, kan van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht niet worden afgeweken en kunnen de boeten niet worden kwijtgescholden, dan bij een met redenen omklede beslissing van de Minister. <KB 2001-07-13/41, Art. 2, 002; En vigueur : 01-01-2002>
Hoofdstuk 9. De controle
Artikel 51 De Minister organiseert de controle op de schrifturen en de stukken betreffende de boekhoudingsverrichtingen.
Artikel 52 § 1. De secretaris-generaal ontvangt de agenda's, de ontwerpen van notulen en de door de beheerscommissie goedgekeurde notulen.
Hij heeft het recht, op zijn verzoek, inzage te krijgen in ieder dossier dat voorgelegd wordt aan de beheerscommissie of aan de ordonnateur.
Hij maakt aan de beheersorganen iedere opmerking die hij noodzakelijk acht. Hij waakt ervoor dat ze geen enkele beslissing nemen die strijdig is met de wetten, besluiten of reglementen, die de financiën van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer in het gedrang kan brengen of die het algemeen belang schaadt.
§ 2. Indien hij meent dat een dergelijke beslissing toch genomen is, stelt de secretaris-generaal ertegen beroep in bij de Minister binnen een termijn van vijf werkdagen nadat deze beslissing hem schriftelijk ter kennis gebracht is. Dit beroep wordt met redenen omkleed en ter kennis gebracht van het betrokken beheersorgaan.
De uitvoering van de betwiste beslissing wordt door het beroep opgeschort.
Binnen tien werkdagen na het beroep, geeft de Minister, indien hiertoe aanleiding bestaat, aan de secretaris-generaal ervan kennis dat hij de betwiste beslissing vernietigt aangezien deze strijdig is met de wetten, besluiten of reglementen, ze de financiën van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer in het gedrang brengt of het algemeen belang schaadt. Deze kennisgeving wordt met redenen omkleed. Zodra de vernietigingsbeslissing van de Minister hem ter kennis is gebracht, deelt de secretaris-generaal ze mee aan het betrokken beheersorgaan.
Indien, bij het verstrijken van deze termijn van tien werkdagen na het beroep, de Minister geen gebruik gemaakt heeft van de in de vorige alinea bepaalde prerogatieven, wordt de betwiste beslissing geacht conform te zijn en kan ze uitwerking hebben.
Artikel 53 De inspecteur van Financiën bedoeld in artikel 4, § 1, b) 1° oefent zijn prerogatieven uit in het kader van de administratieve en begrotingscontrole.
Artikel 54 Het Rekenhof controleert de rekeningen van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer.
Het kan deze controle ter plaatse uitoefenen en mag zich, te allen tijde, de bewijsstukken, overzichten, staten, inlichtingen of toelichtingen doen verstrekken betreffende de inkomsten, de uitgaven en het patrimonium.
Hoofdstuk 10. Algemene, opheffingsen slotbepalingen
Artikel 55 § 1. Opgeheven worden :
- het koninklijk besluit van 12 juli 1989 betreffende het financieel en materieel beheer van de Nationale Dienst voor Congressen die een Staatsdienst met afzonderlijk beheer is;
- het koninklijk besluit van 2 maart 1990 betreffende de nationale Dienst voor Congressen en zijn nadere organisatie als Staatsdienst met afzonderlijk beheer.
§ 2. In afwijking van § 1 blijven de in de vermelde besluiten vastgestelde regels voor het vaststellen en goedkeuren van de begroting van kracht tot en met 31 december 2000 en blijven deze voor het vaststellen en goedkeuren van de rekeningen van kracht tot en met 31 december 2001, voor elke staatsdienst met afzonderlijk beheer.
Artikel 56 In afwijking van artikel 43, 4e lid, dient tijdens het jaar 2000 de overzichtstabel slechts op 30 juni en 31 december bijgewerkt te worden.
Artikel 57 Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 januari 2000, met uitzondering de artikelen 28 en 39 die in werking treden op 1 januari 2001 en van de artikelen 23, 26, 27, 29, 34, 35, 38, 39, 46 en 51, die in werking treden op 1 januari 2002.
Artikel 58 Onze Minister van Wetenschappelijk Onderzoek is belast met de uitvoering van dit besluit.
Gegeven te Aalst, 1 februari 2000.
ALBERT
Van Koningswege :
De Minister van Begroting,
J. VANDE LANOTTE
De Minister van Financiën,
D. REYNDERS
De Minister van Wetenschappelijk Onderzoek,
R. DEMOTTE