Décision anticipée n° 2014.019 dd. 25.02.2014

Properties

Document type : Prior agreements L 24.12.2002
Title : Décision anticipée n° 2014.019 dd. 25.02.2014
Document date : 25/02/2014
Keywords : frais propres à l'employeur / indemnité forfaitaire / remboursement de dépenses propres à l'employeur
Document language : FR
Name : Décision anticipée n° 2014.019 dd. 25.02.2014
Version : 1

Décision anticipée n° 2014.019 dd. 25.02.2014

 

Frais propres à l'employeur

 

Résumé

Les indemnités octroyées à certains membres du personnel pour frais de travail à la maison,  de voiture secondaire et de frais de représentation, peuvent être considérés comme un remboursement d'indemnités forfaitaires de frais propres à l'employeur conformément à l'article 31, deuxième alinéa, 1°, in fine CIR92, à condition que les modalités de la décision soient respectées.  La décision est valable pour une période de 5 ans.

 

La décision est publiée uniquement dans la langue dans laquelle la demande a été introduite.

 

I. Voorwerp van de aanvraag

1. De aanvraag strekt ertoe te vernemen of een voorafgaande beslissing kan worden bekomen met betrekking tot de toepassing van forfaitaire vergoedingen als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever krachtens artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92).

 

II. Beslissing

2. Er kan een beslissing worden toegekend op basis van een summier onderzoek waarbij de jobinhoud, de reeds toegepaste onkostenvergoedingen, de gevraagde terugbetaalde kosten en de loonbarema's werden nagekeken.

3. De vergoedingen toegekend aan bepaalde personeelsleden voor thuiswerk, representatiekosten en secundaire autokosten mogen door de bvba X als forfaitaire vergoedingen als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden aangemerkt, mits rekening wordt gehouden met de volgende modaliteiten :

3.1. deze beslissing is functiegebonden en niet persoonsgebonden;

3.2. de bedragen zijn niet indexeerbaar en zijn maandbedragen;

3.3. de genieters van de forfaitaire vergoedingen zijn verplicht, in geval zij hun werkelijke beroepskosten zouden bewijzen in hun aangifte in de personenbelasting, deze forfaitaire vergoedingen in mindering te brengen van hun bewezen beroepskosten en dit in de mate dat deze vergoedingen op hun bewezen beroepskosten betrekking hebben;

3.4. teneinde de mogelijkheid van dubbele aftrek van éénzelfde uitgave te vermijden, mogen de op basis van een forfaitair bedrag toegekende kosten eigen aan de werkgever niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de aanvragers;

3.5. de aanvragers hebben steeds nominatieve lijsten ter beschikking met de personen die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van het forfait;

3.6. de bedragen zijn gebaseerd op een voltijdse tewerkstelling. De bedragen mogen ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof. Evenwel moeten de bovenstaande bedragen evenredig worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties (bv. 80%, 50%, …), lange afwezigheid ingevolge een buitenlandse zakenreis of in geval van lange afwezigheid wegens andere redenen dan het jaarlijks vakantieverlof;

3.7. de vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden betaald, moeten worden verantwoord door individuele fiches. Ter zake dient op de fiche de vermelding "JA - ernstige normen" te worden ingevuld omdat het hier forfaitaire kostenvergoedingen betreft, vastgesteld op basis van ernstige normen;

3.8. overeenkomstig artikel 53, 8°, WIB 92 kunnen bepaalde bedragen van deze beslissing zijn opgenomen, in casu de representatiekosten, niet volledig als beroepskosten worden aangemerkt ten name van de vennootschap en dient bijgevolg een gedeelte van die bedragen in de verworpen uitgaven van de aangifte in de vennootschapsbelasting te worden opgenomen;

3.9. overeenkomstig artikel 66, § 1, en artikel 198bis, WIB 92 kunnen bepaalde bedragen van deze beslissing zijn opgenomen, in casu de secundaire autokosten, niet volledig als beroepskosten worden aangemerkt ten name van de vennootschap en dient bijgevolg een gedeelte van die bedragen in de verworpen uitgaven van de aangifte in de vennootschapsbelasting te worden opgenomen.

4. De vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden betaald bedraagd 200 EUR per maand.

 

Kostensoort	Bedienden met firmawagen	Bedienden zonder firmawagen
Thuiswerk	125	125
Secundaire autokosten	35 (15€ parking en 20 € voor 2 carwash beurten)	35 (15€ parking, 20 € km vergoeding voor verplaatsingen naar klanten)
Representatiekosten	40	40
Totaal	200	200

 

5. Deze beslissing is geldig voor een periode van 5 jaar. Een eventuele verlenging van deze beslissing dient tijdig en schriftelijk te worden aangevraagd.