Voorafgaande beslissing nr. 2012.368 dd. 23.10.2012

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Document type : Prior agreements L 24.12.2002
Title : Voorafgaande beslissing nr. 2012.368 dd. 23.10.2012
Document date : 23/10/2012
Keywords : personenbelasting / vennootschapsbelasting / eigen kosten van de werkgever / beroepskosten / forfaitaire vergoeding / terugbetaling van eigen kosten van de werkgever / aftrekbare beroepskosten
Document language : NL
Name : Voorafgaande beslissing nr. 2012.368 dd. 23.10.2012
Version : 1

Voorafgaande beslissing nr. 2012.368 dd. 23.10.2012

 

Eigen kosten van de werkgever

Forfaitaire vergoedingen

Beroepskosten

 

Samenvatting

De forfaitaire vergoedingen die door de groep A aan verschillende categorieën van zijn personeel worden toegekend, worden aangemerkt als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever die geen deel uitmaken van de belastbare bezoldiging van de begunstigden overeenkomstig artikel 31, 2^e lid, 1°, in fine, van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 92.  De forfaitaire vergoedingen als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zijn voor de aanvragers aftrekbaar op basis van artikel 49 van het WIB92.

 

De beslissing wordt enkel gepubliceerd in de taal waarin de aanvraag werd ingediend.

 

I. Objet de la demande

1. Les indemnités forfaitaires en remboursement de dépenses propres à l'employeur décrites ci-après seront déductibles par les demandeurs sur la base de l'article 49 du CIR92 sous réserve des limitations fixées par la loi.

2. Les indemnités forfaitaires décrites ci-après qui seront allouées à leurs employés seront considérées comme des remboursements de dépenses propres à l'employeur et ne feront dès lors pas partie de la rémunération imposable des bénéficiaires, conformément à l'article 31, alinéa 2, 1° in fine du CIR92.

3. Obtenir la confirmation que l'accord est d'application pour une période de 5 ans à compter du 1^er janvier 2012.

 

II. Méthodologie employée

4. Pour ventiler le montant des indemnités forfaitaires, les demandeurs ont classé les employés en 4 catégories distinctes, de manière à adapter les forfaits au contenu des fonctions exercées.

5. Afin de déterminer les montants des frais forfaitaires des différentes catégories, les demandeurs ont demandé à un échantillon total de 50 employés (sélectionnés par le SDA), représentatif des quatre catégories, d'inventorier durant une période relevante de 3 mois leurs dépenses professionnelles relatives aux indemnités forfaitaires postulées et de les étayer par des pièces justificatives.

 

Catégorie d'employés

6. Catégorie 1 : Direction générale : membres du comité stratégique + directeurs marketing et commercial.

7. Catégorie 2 : Directeurs : responsables de départements.

8. Catégorie 3 : Cadres supérieurs : chefs de service + Product Manager + Sales Manager + Program Manager + ingénieurs d'études expérimentés + chefs de projet.

9. Catégorie 4 : Autres cadres : fonctions cadres moyens ou de 1^er niveau : ingénieurs d'études, ingénieurs projets, chefs de groupe, fonctions support ou administratives, …

 

Catégories des indemnités forfaitaires postulées

Frais de bureau à domicile

10. En raison de la nature de leur fonction et la flexibilité croissante qu'ils doivent démontrer, les employés des demandeurs sont fréquemment amenés à effectuer du travail à domicile, ce qui implique des frais liés à l'usage d'un bureau et de facilités à domicile :

10.1 Les frais liés à l'aménagement et à l'usage d'un bureau au domicile privé (en ce compris l'amortissement du local lui-même);

10.2 les frais exposés pour l'aménagement complet du bureau;

10.3 les dépenses d'entretien et nettoyage d'un bureau au domicile privé;

10.4 l'achat/l'amortissement du mobilier de bureau et du matériel informatique,

10.5 l'achat de matériel de bureau, l'éclairage, les frais d'électricité et de chauffage, l'entretien;

10.6 les frais de courrier;

10.7 le loyer et les intérêts;

10.8 les taxes provinciales et communales;

10.9 l'assurance vol et incendie;

10.10 les frais liés à la ligne téléphonique fixe et fax.

11. Les frais de communication ne comprennent pas l'utilisation d'une connexion internet, celle-ci étant mise à disposition par l'employeur dans le cadre d'un plan IFE avec calcul d'un avantage en nature selon les dispositions légales.

Frais de représentation

12. De par leur nature ou leur niveau, certaines fonctions impliquent d'assurer la gestion et la motivation d'une équipe, de se rendre auprès de clients en Belgique et à l'étranger ou à être en contact avec des relations professionnelles en dehors du cadre formel de la société.  Ce qui implique des frais de représentation :

12.1 Les frais de restauration;

12.2 les frais de réception;

12.3 les activités diverses;

12.4 les petits cadeaux.

Frais de voiture

13. Chaque cadre qui dispose d'un véhicule de société (càd les catégories DG, Directeurs et cadres supérieurs) utilise un garage privé (en location ou en propriété) pour y garer son véhicule quand il n'est pas au bureau ou en déplacement.  Les frais de voiture comprennent notamment :

13.1 Les frais de car wash;

13.2 les frais de parking (hors parkings aéroports dans le cadre de missions);

13.3 les frais de garage;

13.4 les frais nécessaires à bonne utilisation et conservation du véhicule.

Menues dépenses

14. Certains types de menues dépenses sont exposées pendant l'année. Il s'agit principalement des cadeaux effectués essentiellement en fin d'année envers des membres du personnel ainsi que le verre que les chefs d'équipes et de département offrent lors de certains évènements (par exemple à l'occasion de la Noël). Ces frais couvrent les pourboires, cafés, snacks, WC, petits transports….

Récapitulatif des montants postulés et confirmés par la méthodologie employée

15. Les montants des frais forfaitaires postulés ont été confirmés par l'étude test réalisée pendant une période de trois mois.

 

Nature de frais	Cat. 1 DG	Cat. 2 Directeurs	Cat. 3 Cadres supérieurs	Cat. 4 Autres cadres
1 Frais de bureau à domicile &    communication	110	90	70	70
2 Frais de représentation	100	90	60	15
3 Frais de voiture	40	30	20	-
4 Menues dépenses	10	10	-	-
TOTAL DES FRAIS	260	220	150	85

 

III. Motivation

16. Les demandeurs souhaitent mettre en place une politique claire et coordonnée concernant le remboursement des frais propres à l'employeur, avec pour objectifs :

16.1 Simplifier la gestion administrative des dépenses remboursées et opter pour une politique transparente et équitable vis-à-vis des travailleurs quant aux frais qu'ils exposent dans l'accomplissement de leurs tâches;

16.2  Rembourser de façon forfaitaire des dépenses propres à l'employeur dont le calcul ou la justification peut s'avérer difficile en pratique;

16.3 Mettre en place une politique de remboursement des frais professionnels en ligne avec les pratiques du marché.

 

IV. Décision

17. Conformément à l'article 31, alinéa 2, 1°, CIR92, les rémunérations des travailleurs comprennent notamment :

« 1° les traitements, salaires, commissions, gratifications, primes, indemnités et toutes autres rétributions analogues, y compris les pourboires et autres allocations même accidentelles, obtenues en raison ou à l'occasion de l'exercice de l'activité professionnelle à un titre quelconque, sauf en remboursement de dépenses propres à l'employeur.»

18. L'administration dans son commentaire de l'article 31 (Com.IR.92, n° 31/36) précise que les remboursements de frais propres à l'employeur peuvent être de nature forfaitaire : « le fait que le montant de certaines dépenses propres à l'employeur est calculé forfaitairement par celui-ci n'est pas de nature à leur faire perdre le caractère de dépenses effectives lorsque leur montant a été fixé d'après des normes qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux ».

Il ressort de l'examen approfondi auquel s'est livré le Service de Décisions Anticipées que :

19. Les indemnités forfaitaires mensuelles de 85 à 260 € (reprises dans le tableau récapitulatif du point 15 ci-avant) sont fixées d'après des normes qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux.

20. Compte tenu des modalités et engagements repris aux points 20.1 à 20.9 ci-dessous, elles peuvent être  considérées comme représentant des dépenses propres à l'employeur ne faisant pas partie de la rémunération imposable du bénéficiaire conformément à l'art. 31, alinéa 2, 1°, in fine, du CIR92 :

20.1 Afin d'éviter la possibilité de double déduction d'une même dépense, ces frais forfaitaires ne pourront pas être pris en charge sur base de pièces justificatives, ni au sein des demandeurs, ni comme dépenses professionnelles à l'impôt des personnes physiques.

20.2 En conséquence, les sociétés demanderesses s'engagent à informer les employés bénéficiaires que les frais couverts par le forfait n'entrent pas en ligne de compte pour la déduction, sur base de pièces justificatives, comme frais réels dans sa déclaration à l'impôt des personnes physiques.

20.3 De plus, les frais visés par l'indemnité ne pourront plus faire l'objet, de la part des employés bénéficiaires, d'une demande de remboursement de frais réels auprès des demandes.

20.4 Les indemnités perçues à titre de remboursement de frais propres à l'employeur doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles. En l'espèce, il convient de remplir uniquement la mention « oui normes sérieuses » puisqu'il s'agit de remboursements forfaitaires constatés sur de telles normes.

20.5 Les indemnités mensuelles en remboursement de frais propres à l'employeur susmentionnées valent pour des employés travaillant à temps plein. En cas d'emploi à temps partiel les montants sont à réduire proportionnellement.

20.6 Les montants sont une moyenne des frais annuels. Ainsi les indemnités peuvent être payées pendant la période normale des congés de vacances. En cas d'absence à l'occasion d'un voyage d'affaires de longue durée à l'étranger ou en cas d'absence à long terme pour d'autres raisons que les congés de vacances, les montants sont également à réduire  proportionnellement.

20.7 Les indemnités forfaitaires sont liées à la fonction et non à la personne.

20.8 En appliquant cet accord, les sociétés s'engagent à tenir à disposition de leur contrôle des contributions directes compétent une liste nominative, établie par année civile, des personnes bénéficiant des indemnités forfaitaires.

20.9 Il n'y a pas de mécanisme d'indexation admis pour les indemnités mensuelles en remboursement de frais propres à l'employeur telles que définies par la présente.

Eu égard au prescrit des articles 20 à 23 de la Loi du 24 décembre 2002 précitée et eu égard aux considérations reprises ci-dessus dans la partie IV, le Collège du SDA décide que :

21. Compte tenu des engagements repris ci-avant aux points 20.1 à 20.9, le versement en faveur des employés d'une indemnité forfaitaire mensuelle sera considéré comme étant un remboursement de dépenses propres à l'employeur ne faisant pas partie de la rémunération imposable du bénéficiaire conformément à l'art. 31, alinéa 2, 1°, in fine, du CIR92.

22. Les montants mensuels forfaitaires s'élèvent respectivement pour les  catégories 1 à 4 à 85, 150, 220 et 260 €.

23. Les indemnités forfaitaires en remboursement de dépenses propres à l'employeur décrites ci-dessus seront déductibles par les demandeurs sur la base de l'article 49 du CIR92 sous réserve des limitations fixées par la loi.

24. L'accord est d'application pour une durée de 5 ans, à partir du 1^er janvier 2012. Une éventuelle prolongation de cet accord fera l'objet d'une nouvelle demande introduite avant l'échéance.