Voorafgaande beslissing nr. 2015.019 dd. 06.10.2015

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Document type : Prior agreements L 24.12.2002
Title : Voorafgaande beslissing nr. 2015.019 dd. 06.10.2015
Document date : 06/10/2015
Keywords : eigen kosten van de werkgever / forfaitaire vergoeding / terugbetaling van eigen kosten van de werkgever / beroepskosten
Document language : NL
Name : Voorafgaande beslissing nr. 2015.019 dd. 06.10.2015
Version : 1

Voorafgaande beslissing nr. 2015.019 dd. 06.10.2015

 

Terugbetalingen van kosten eigen van de werknemers

Forfaitaire vergoedingen

Beroepkosten

 

Samenvatting

De forfaitaire vergoedingen toegekend door de aanvrager aan verschillende categorieën van haar personeel, worden beschouwd als terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever die geen deel uitmaken van de belastbare bezoldiging van de verkrijgers overeenkomstig art. 31 lid 2, 1°, in fine van het Wetboek der inkomstenbelastingen 92.

 

De beslissing wordt enkel gepubliceerd in de taal waarin de aanvraag werd ingediend.

 

I. Objet de la demande

La demande porte sur la question de savoir si :

1. les indemnités forfaitaires décrites ci-dessous peuvent être considérées pour les bénéficiaires comme étant des remboursements de frais propres à l'employeur conformément à l'art. 31, alinéa 2, 1°, in fine, du Code des impôts sur les revenus (ci-après CIR92);

2. ces indemnités seront considérées pour le demandeur comme déductibles à l’impôt des sociétés;

3. la décision sera valable pour une durée de 5 ans avec effet le premier mois suivant la décision.

 

II. Description des faits

II.A. Frais de bureau à domicile

4. Il s’agit de l’ensemble des frais exposés par les travailleurs concernés pour disposer de l’infrastructure leur permettant de poursuivre leur activité professionnelle au départ de leur domicile, en dehors des heures normales d’activités professionnelles (amortissement, intérêts afférents à un emprunt hypothécaire, loyer, précompte immobilier, taxes provinciales, régionales ou communales, assurance incendie, mobilier de bureau, local, chauffage, électricité, téléphone, internet, etc.).

II.B. Frais de véhicule à usage professionnel

5. Sont ici visés les menus frais liés à l’usage professionnel d’un véhicule, à savoir les frais de parking inférieurs à 5 € et les frais occasionnels de déplacement en taxi.

Les frais de parking supérieurs ou égaux à 5 € ne font partie de ce forfait et sont remboursés sur base de pièces justificatives. Seule la catégorie A dispose d’une voiture de société et bénéficie dès lors d’un montant forfaitaire supplémentaire de 15 € pour les frais de car-wash.

II.C. Frais de représentation

6. Ces frais de représentation concernent principalement les petits frais de réception, des menues dépenses relatives à l’invitation des relations d’affaires, des frais encourus pour petits cadeaux personnels et attentions à l’égard de clients, de collègues ou d’employés à domicile, etc.

II.D. Bénéficiaires et indemnités proposées

7. Le demandeur souhaite octroyer une indemnité forfaitaire en remboursement de frais propres à l’employeur à 2 catégories de personnel.

II.E. Tableau récapitulatif

8. Le tableau ci-dessous reprend les frais postulés pour les différentes catégories.

 

Catégorie	Bureau à domicile	Frais accessoires de voiture	Frais de représentation	TOTAL
A	50	30	70	150
B	50	15	70	135

 

III. Décision

Il ressort de l’examen approfondi auquel s’est livré le SDA que :

9. Conformément à l’article 31, alinéa 2, 1°, CIR92, les rémunérations des travailleurs comprennent notamment :

« 1° les traitements, salaires, commissions, gratifications, primes, indemnités et toutes autres rétributions analogues, y compris les pourboires et autres allocations même accidentelles, obtenues en raison ou à l'occasion de l'exercice de l'activité professionnelle à un titre quelconque, sauf en remboursement de dépenses propres à l'employeur. »

10. L’administration dans son commentaire de l’article 31 (Com.IR.92, n° 31/36) précise que les remboursements de frais propres à l’employeur peuvent être de nature forfaitaire : « le fait que le montant de certaines dépenses propres à l'employeur est calculé forfaitairement par celui-ci n'est pas de nature à leur faire perdre le caractère de dépenses effectives lorsque leur montant a été fixé d'après des normes qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux ».

11. Sur base de l'analyse du dossier et des arguments développés par le demandeur, les indemnités forfaitaires, telles que décrites, constituent bien des remboursements de dépenses propres à l'employeur.

12. Le demandeur prend les engagements suivants :

12.1. afin d'éviter la possibilité de double déduction d’une même dépense, ces frais forfaitaires ne pourront pas être pris en charge sur base de pièces justificatives, ni au sein du demandeur, ni comme dépenses professionnelles à l’impôt des personnes physiques;

12.2. en conséquence, le demandeur s’engage à informer les bénéficiaires que, dans l’hypothèse où ces derniers postuleraient la déduction de leurs frais professionnels réels dans leur déclaration à l’impôt des personnes physiques, ils doivent porter en déduction desdits frais réels, le montant des indemnités forfaitaires dans la mesure où elles se rapportent aux frais réels postulés;

12.3. de plus, les frais visés par l’indemnité ne pourront plus faire l’objet, de la part des employés, d’une demande de remboursement de frais réels auprès de la société;

12.4. les indemnités perçues à titre de remboursement de frais propres à l’employeur doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles. En l’espèce, il convient de remplir uniquement la mention "oui normes sérieuses" puisqu’il s’agit ici de remboursements forfaitaires constatés sur base de normes sérieuses;

12.5. les indemnités mensuelles en remboursement de frais propres à l'employeur susmentionnées valent pour des employés travaillant à temps plein. En cas d'emploi à temps partiel, les montants sont à réduire proportionnellement;

12.6. les montants sont une moyenne des frais annuels. Ainsi les indemnités peuvent être payées pendant la période normale des congés de vacances. En cas d'absence à l'occasion d'un voyage d'affaires de longue durée à l'étranger ou en cas d'absence à long terme pour d'autres raisons que les congés de vacances, les montants sont également à réduire  proportionnellement;

12.7. les indemnités forfaitaires sont liées à la fonction et non à la personne. L'accord peut être étendu à d'autres membres du personnel exerçant la même fonction;

12.8. en appliquant cet accord, le demandeur s'engage à tenir à disposition de son contrôle des contributions compétent une liste nominative, établie par année civile, des personnes bénéficiant des indemnités forfaitaires;

12.9. il n’y a pas de mécanisme d’indexation admis pour les indemnités mensuelles en remboursement de frais propres à l'employeur telles que définies par la présente;

12.10. conformément à l’article 53, 8°, CIR92, certains frais repris aux points 16.3 et 19.3 de cette décision, en l’occurrence les frais de représentation, ne constituent pas intégralement des frais professionnels dans le chef du demandeur et, en conséquence, une partie de ces montants doit être reprise dans la déclaration à l’impôt des sociétés en dépenses non admises ;

12.11. conformément à l’article 66, § 1, et à l’article 198bis, CIR92, les frais repris aux points 16.2 et 19.2 de cette décision, en l’occurrence les frais liés à l’utilisation d’un véhicule, ne constituent pas intégralement des frais professionnels dans le chef du demandeur et, en conséquence, une partie de ces montants doit être reprise dans la déclaration à l’impôt des sociétés en dépenses non admises.

12.12. conformément à l’article 53, 8°, CIR92, certains frais repris au point du tableau récapitulatif II.E de cette décision, en l’occurrence les frais de représentation, ne constituent pas intégralement des frais professionnels dans le chef du demandeur et, en conséquence, une partie de ces montants doit être reprise dans la déclaration à l’impôt des sociétés en dépenses non admises;

12.13. conformément à l’article 66, § 1, et à l’article 198bis, CIR92, les frais repris au point du tableau récapitulatif II.E de cette décision, en l’occurrence les frais liés à l’utilisation d’un véhicule, ne constituent pas intégralement des frais professionnels dans le chef du demandeur et, en conséquence, une partie de ces montants doit être reprise dans la déclaration à l’impôt des sociétés en dépenses non admises.

 

Eu égard au prescrit des articles 20 à 23 de la Loi du 24 décembre 2002 précitée et eu égard aux considérations reprises ci-dessus dans la partie III, le Collège du SDA décide que :

13. Aux conditions et compte tenu des engagements repris ci-avant, le versement en faveur des employés d’une indemnité forfaitaire mensuelle sera considéré comme étant un remboursement de dépenses propres à l'employeur ne faisant pas partie de la rémunération imposable des bénéficiaires conformément à l'art. 31, alinéa 2, 1°, in fine, du CIR92.

14. Les montants mensuels forfaitaires s'élèvent pour les catégories :

A. 150 EUR.

B. 135 EUR.

15. La décision est valable pour une durée de 5 ans avec effet le premier mois suivant la décision.