Arrêté royal relatif à la création, à l'organisation et au fonctionnement d'un organe de concertation paritaire dans les secteurs des assurances, des établissements de crédit et des marchés réglementés de valeurs mobilières.

Chapitre 1. Représentation et élection des représentants des agents commerciaux

Article 1 § 1er. Tous les trois ans, les agents commerciaux des secteurs des assurances, des établissements de crédit et des marchés réglementés de valeurs mobilières, désignent par commettant et en tenant compte de l'alinéa 2, les agents commerciaux qui les representeront.
  Lorsque le commettant travaille avec différentes marques, avec des réseaux organisés sur la base de conventions distinctes, ou encore avec des produits qui sont offerts via plusieurs des secteurs énumérés à l'alinéa 1er, des organes de concertation paritaires distincts peuvent être créés.
  § 2. Si le nombre d'agents commerciaux pour lequel l'organe de concertation paritaire est créé est supérieur ou égal à deux cent cinquante, le nombre de représentants des agents commerciaux est égal a dix. Si ce nombre est inférieur à deux cent cinquante, le nombre de représentants des agents commerciaux est égal à six.
  § 3. Si dans le cadre de l'application de § 2, il s'avère que le commettant a des agents commerciaux dans plus d'une région, une liste de candidats distincte est constituée pour chaque région où travaillent au moins 5 % des agents commerciaux de ce commettant.
  Conformément à l'article 3 de la Constitution, trois régions sont à distinguer pour l'application de ces dispositions : la Région flamande, la Région wallonne et la Région bruxelloise.
  Le nombre de représentants à désigner sur chaque liste de candidats est déterminé en fonction du rapport entre, d'une part, le nombre d'agents commerciaux travaillant pour le commettant dans la région concernée et, d'autre part, le nombre total d'agents commerciaux travaillant pour le commettant dans l'ensemble du pays. Le nombre de représentants à désigner sur la liste des candidats de chaque région est égal à au moins un.
  Dans le cas d'une répartition par région, chaque candidat ne peut se porter candidat que sur la liste de la région sur le territoire de laquelle lui-même ou la personne morale qu'il représente a son siège d'exploitation principal. Dans le même cas, les agents commerciaux ne peuvent voter que sur la liste de candidats de la région sur le territoire de laquelle ils possèdent leur siège d'exploitation principal.
  Les agents commerciaux dont le principal siège d'exploitation est implanté dans une région où travaillent moins de cinq pour cent des agents commerciaux du commettant, peuvent sur la base du premier alinéa de ce paragraphe, choisir eux-mêmes la liste de la région sur laquelle ils vont se porter candidats ou voter, s'il existe des listes de candidats dans plusieurs régions. S'il existe une liste de candidats ou plusieurs dans une seule région, ces agents commerciaux ne peuvent se porter candidats ou voter que dans cette région

Article 2 § 1er. Lors de l'etablissement des listes de candidats par région, il peut être tenu compte des catégories d'agents commerciaux travaillant pour le commettant. Dans ce cas, le nombre de représentants à désigner pour la région concernée peut être réparti entre les différentes catégories.
  Une liste de candidats distincte est établie par catégorie. Un candidat ne peut se porter candidat que sur la liste de la catégorie à laquelle lui-meme ou la personne morale qu'il représente appartient. Si un candidat appartient à plusieurs catégories, il doit opter pour une seule catégorie.
  La répartition des agents commerciaux en catégories repose sur des critères objectifs qui sont identiques pour les différentes regions et qui garantissent une répartition proportionnelle du nombre total d'agents commerciaux du commettant entre les différentes catégories. Le nombre de catégories peut être égal à maximum 3. Si un même nombre de catégories est utilisé dans plusieurs régions, ces catégories doivent être identiques.
  Chaque catégorie peut désigner au moins un représentant. Si dans une région, le nombre de catégories est inférieur au nombre de représentants à désigner pour les agents commerciaux, le nombre d'agents commerciaux à désigner par catégorie est fixé préalablement. Ce nombre est déterminé par région en fonction du rapport entre, d'une part, le nombre d'agents commerciaux de la catégorie concernée et, d'autre part, le nombre total d'agents commerciaux travaillant pour le commettant dans cette région.
  Les agents commerciaux ne peuvent voter que sur la liste de candidats de la catégorie à laquelle ils appartiennent, ou, s'ils appartiennent à plusieurs catégories, sur la liste de la catégorie qu'ils ont choisie.
  § 2. Si en application de l'article 1er, § 1er, alinéa 2, différents organes de concertation paritaires sont créés, des listes de candidats distinctes sont établies pour chacun de ces organes de concertation. Dans ce cas, chaque candidat ne peut se porter candidat que sur une seule liste et les agents commerciaux ne peuvent voter que sur la liste des candidats de la catégorie d'agents commerciaux à laquelle ils appartiennent. Si un agent commercial appartient à plusieurs catégories, il doit, en tant que candidat et/ou électeur, opter pour une seule liste.
  § 3. L'huissier de justice visé à l'article 4, § 1er, veille à l'application des dispositions du présent article.

Article 3 Les candidats ne peuvent être que des personnes physiques, ayant la qualité d'agent commercial du commettant, de gérants ou d'administrateur délégué de la personne morale qui a la qualité d'agent commercial du commettant.
  Si une personne morale ayant la qualité d'agent commercial du commettant dispose de plusieurs gérants ou administrateurs délégués, un seul d'entre eux peut se porter candidat. Si plusieurs d'entre eux se portent candidats, seule la candidature du plus âgé pourra être retenu.

Article 4 Un huissier de justice de l'arrondissement judiciaire où est situé le siège social du commettant surveille l'ensemble de la procédure d'élection. Les frais et honoraires de cet huissier de justice seront payés par le commettant.
  1°. L'huissier de justice est désigné soit après concertation entre le commettant et les organisations sectorielles représentatives des agents commerciaux, soit par le président de la Chambre des huissiers de justice de l'arrondissement judiciaire où est situe le siège social du commettant à la demande de la partie la plus diligente.
  2°. Le commettant désigné informe par lettre ordinaire tous les agents commerciaux de l'appel aux candidatures.
  Dans ce courrier, il est explicitement fait référence à l'article 15 de la loi précitée du 13 avril 1995.
  3°. Les personnes visées à l'article 3 qui souhaitent se porter candidates disposent d'un délai de trente jours calendrier à dater de l'envoi de l'appel aux candidatures visé au 2°, pour le faire. La candidature doit être renvoyée par lettre au commettant, le cachet de la poste faisant foi.
  4°. Le commettant qui constate que le candidat ne répond pas aux conditions d'éligibilite prévues à l'article 3, informe par lettre recommandée le candidat concerné de son refus motivé de le mettre sur la liste et ce, dans un délai de quinze jours calendrier à dater de la clôture de la période de candidature visée au 3°.
  5°. Le vote est toujours secret et n'est jamais obligatoire. Il se déroule toujours par écrit. Chaque agent commercial dispose d'une seule voix.
  L'huissier de justice veille au caractère secret du vote.
  Les bulletins de vote, qui se présentent sous la forme de listes de candidats classés par ordre alphabétique, sont envoyés par le commettant aux agents commerciaux dans un délai maximal de nonante jours calendrier à dater du jour de l'envoi de l'appel aux candidatures.
  Seuls les bulletins de vote pour lesquels l'agent commercial est admis à voter lui sont envoyés.
  Le bulletin de vote est renvoyé sous pli fermé au commettant dans un délai de quinze jours calendrier à dater de l'envoi des bulletins de vote, le cachet de la poste faisant foi. Les bulletins de vote sont ouverts et dépouillés en la présence du huissier de justice.
  L'électeur vote pour autant de candidats qu'il y a de representants à désigner sur la liste.
  Le délai dans lequel le bulletin de vote doit être envoyé et le nombre de candidats à cocher sont clairement indiqués sur le bulletin de vote.
  6°. Lorsque le nombre de candidats est égal au nombre de représentants à désigner, ces candidats sont automatiquement élus.
  7°. Lorsque le nombre de candidats est inférieur au nombre de représentants à désigner, ces candidats sont automatiquement élus et l'organe de concertation paritaire est valablement constitué, dans la mesure où il y avait au moins trois candidats.
  8°. Les représentants des agents commerciaux sont élus sur chaque liste par ordre du nombre de voix obtenues. En cas de parité de voix entre plusieurs candidats pour le dernier mandat à attribuer, le mandat est attribué au candidat le plus âgé.
  9°. Après que l'huissier de justice désigné a définitivement dressé constat du déroulement correct des élections et des résultats de celles-ci, les agents commerciaux du commettant et le commettant sont informés par écrit des résultats du vote, au moyen d'une communication émanant du commettant, et ce, au plus tard quinze jours calendrier après l'expiration du délai prévu pour le renvoi des bulletins de vote.
  Dans ce même délai, le commettant dépose le procès-verbal des élections, la liste des candidats ainsi que la liste des représentants au secrétariat du Conseil supérieur des Indépendants et des PME. Ces documents peuvent y être consultés par tout un chacun.
  10°. La première réunion de l'organe de concertation paritaire nouvellement désigné se tient, à l'invitation du commettant, dans un délai de minimum huit et de maximum trente jours calendrier à dater de l'expiration du délai prévu pour la communication des résultats aux agents commerciaux et au commettant.
  Dans un délai de sept jours calendrier à dater de l'envoi de la communication visée à l'alinéa 1er, 9°, les représentants désignés des agents commerciaux et du commettant peuvent communiquer à l'huissier de justice les points qui doivent figurer à l'ordre du jour de la première réunion. Le commettant ajoute ses points à l'agenda.

Article 5 § 1er. Si un représentant des agents commerciaux a un empêchement persistant ou si l'article 5, § 2, lui est applicable, il est remplacé par le premier candidat non désigné sur la liste sur laquelle il a été élu.
  Si aucun remplaçant ne peut être désigne sur la même liste, le représentant des agents commerciaux visé à l'alinéa précédent n'est pas remplacé. S'il en résulte que les représentants des agents commerciaux ne sont plus au nombre de trois, l'organe de concertation paritaire est dissout de plein droit.
  § 2. La cessation du contrat d'agence commerciale conclu avec l'agent commercial visé à l'article 3 entraîne de plein droit la démission de celui-ci en tant que membre de l'organe de concertation paritaire. Cette demission prend effet le jour de la cessation du contrat d'agence commerciale ou, en cas de résiliation du contrat, le premier jour du délai de préavis.
  L'alinéa 1 s'applique par analogie en cas de cessation du mandat de gérant ou d'administrateur délégué qu'exerce le représentant des agents commerciaux au sein de la personne morale visée à l'article 3.
  Si la démission d'un membre de l'organe de concertation paritaire a pour conséquence que les représentants des agents commerciaux ne sont plus au nombre de trois, l'organe de concertation paritaire est dissout de plein droit.

Chapitre 2. Représentation du commettant

Article 6 Dans les sept jours calendrier à dater de l'envoi de la communication visée à l'article 4, alinéa 1er, 9°, le commettant désigne trois représentants effectifs et trois représentants suppléants, qui le représenteront au sein de l'organe de concertation.
  Au moins un délégué de la direction commerciale du commettant est désigné comme représentant effectif du commettant.
  Si, sur la base de l'article 1er, § 3, des listes de candidats sont constituées dans plusieurs régions, le commettant veille à ce que soit désigné pour chaque région, au moins un représentant effectif qui y habite ou y a des attaches professionnelles.

Chapitre 3. Fonctionnement de l'organe de concertation paritaire

Article 7 § 1er. L'organe de concertation paritaire se réunit au siège principal du commettant.
  L'organe de concertation paritaire se réunit dans les deux semaines qui suivent la demande d'au moins la moitié des membres qui représentent soit les agents commerciaux soit le commettant.
  § 2. L'ordre du jour détaillé est envoyé à tous les membres au moins sept jours calendrier avant la réunion. Il ne peut être délibéré que sur les points qui figurent a l'ordre du jour transmis.
  § 3. Il ne peut être déliberé que si au moins la moitié des représentants tant des agents commerciaux et que du commettant sont présents.
  S'il n'est pas satisfait à cette condition, l'organe de concertation paritaire se réunira à nouveau dans les quinze jours calendrier avec le même ordre du jour et pourra délibérer valablement, si au moins deux représentants du commettant et au moins deux représentants des agents commerciaux sont présents.
  § 4. Si une proposition concrète est soumise au vote, le vote peut, à la demande d'au moins un des représentants des agents commerciaux, être reporté à une réunion ultérieure de l'organe de concertation paritaire. Cette réunion ultérieure se déroule dans les quinze jours calendrier.
  Des conventions sont approuvees par au moins la moitié des représentants présents des agents commerciaux et par au moins la moitié des représentants présents du commettant.
  Les conventions visées à l'alinéa 2 peuvent uniquement être attestées par un document signe par tous les représentants présents des agents commerciaux et du commettant qui ont voté en faveur de l'approbation de la proposition.
  § 5. La présidence de la réunion sera assurée par un représentant de la partie qui a convoqué la réunion.
  Le secrétariat de la réunion sera assuré par un représentant du commettant, lequel rédige le procès-verbal.
  § 6. Chaque réunion donne lieu à la rédaction d'un projet de procès-verbal qui sera transmis à tous les représentants des agents commerciaux et du commettant.
  Si aucune observation n'a été communiquée au président ou au secrétaire de la réunion par un représentant du commettant ou des agents commerciaux dans les dix jours calendrier qui suivent l'envoi du projet de procès verbal, le procès-verbal est réputé approuvé. Le procès-verbal définitif est transmis pour information à tous les agents commerciaux.
  Si un représentant du commettant ou des agents commerciaux communique dans le délai susvisé des observations à propos du projet de procès-verbal, celui-ci est soumis à la réunion suivante de l'organe de concertation, qui statue définitivement sur lesdites observations, conformément au paragraphe 4.
  L'approbation du projet de procès-verbal éventuellement modifié est attestée par la signature de celui-ci par au moins la moitié des représentants présents du commettant et au moins la moitié des representants présents des agents commerciaux. Le procès-verbal définitif est transmis pour information à tous les agents commerciaux.

Article 8 Les membres qui représentent les agents commerciaux défendront les conventions conclues au sein de l'organe de concertation paritaire auprès de tous les agents commerciaux du commettant et, pour autant que le commettant consent à leur divulgation, auprès de tiers.
  Les membres qui représentent le commettant procéderont à la divulgation interne des conventions conclues au sein de l'organe de concertation paritaire auprès de tous les agents commerciaux du réseau et défendront lesdites conventions auprès de tous les départements concernes du commettant.

Chapitre 4. Dispositions finales

Article 9 Dès qu'un organe de concertation paritaire a été créé en application du présent arrêté, il peut affiner et compléter les principes qu'il contient et ce, dans le cadre d'un protocole écrit dont les dispositions ne peuvent déroger à celles du présent arrêté.
  L'approbation ou la modification du protocole ne sont valables qu'après avoir été approuvées à la double majorité qualifiée, en ce sens qu'au moins 2/3 de tous les représentants des agents commerciaux et au moins 2/3 de tous les représentants effectifs du commettant doivent approuver la proposition.
  La désignation des représentants des agents commerciaux au sein de l'organe de concertation paritaire doit cependant toujours se dérouler sur la base d'élections secrètes. Cette procédure doit se dérouler en toute objectivité et en toute regularité.
  Si un protocole est conclu, tous les agents commerciaux en seront informés. Il en ira de même pour toutes les modifications apportées à un protocole existant.
  Dans un délai de quinze jours calendrier à dater de l'approbation du protocole ou des modifications apportées à celui-ci, le commettant dépose le nouveau protocole au secrétariat du Conseil supérieur des Indépendants et des PME. Ces documents peuvent y être consultés par tout un chacun.

Article 10 Notre Ministre de la Justice et Notre Ministre des Télécommunications et des Entreprises et Participations publiques, chargé des Classes moyennes, sont chargés, chacun en ce qui le concerne de l'exécution du présent arrête.
  Donné à Bruxelles, le 20 septembre 2002.
  ALBERT
  Par le Roi :
  Le Ministre de la Justice,
  M. VERWILGHEN
  Le Ministre des Télécommunications et des Entreprises et Participations publiques, chargé des Classes moyennes,
  R. DAEMS.