Circulaire n° 424. - Evaluation des agents de la Fonction publique fédérale.
- Section :
- Legislation
- Source :
- Numac 1995801718
Original text :
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Article M (Pour des raisons techniques, ce circulaire a été subdivisé dans des articles fictifs : art. M1 - M4).
Article M1 1. Désignation du gestionnaire de système .
Le gestionnaire de système est désigné dans chaque département par le secrétaire général et dans chaque organisme d'intérêt public par le fonctionnaire dirigeant. Dans les établissements scientifiques, il est désigné par le chef de l'établissement.
Tous les gestionnaires de système doivent être désignés pour le 15 décembre 1995 au plus tard. A cet effet en annexe à cette circulaire est joint un exemplaire d'un formulaire d'inscription à renvoyer à la Direction générale de la Sélection et de la Formation à l'attention de Madame Rita Van Caudenberg.
Cette désignation sera faite en tenant compte des aptitudes nécessaires à la réalisation des tâches afférentes à la fonction ainsi que du profil ci-dessous décrit au point 2. De plus, le futur gestionnaire de système devra pouvoir consacrer suffisamment de temps à l'exécution des tâches qui lui seront confiées.
La norme prévue est de 1 gestionnaire de système pour 1 000 agents statutaires. Néanmoins, les organisations de taille plus modeste peuvent opter pour deux gestionnaires au maximum.
Article M2 2. Profil du gestionnaire de système
1. Le gestionnaire de système est, par définition, une personne qui manifeste son intérêt pour le nouveau système d'évaluation. Il traduit son souci d'apprendre la nouvelle réglementation et les méthodes qui lui permettront de développer le système d'évaluation au sein de sa propre organisation.
2. Il doit avoir un contact facile avec les fonctionnaires dirigeants. Il doit pouvoir mener avec eux des entretiens sans que des obstacles psychologiques puissent en perturber le bon déroulement.
3. Il occupe une place centrale dans l'organisation et sait se faire accepter par la majorité des agents.
4. Il peut travailler en équipe.
5. Il est doté de solides compétences relationnelles et est apte à gérer positivement les résistances et les critiques.
6. Il doit pouvoir consacrer suffisamment de temps libre et être matériellement capable d'investir le temps et l'énergie nécessaires dans ce projet difficile. A partir de l'introduction du système (et jusqu'en 1999), cet investissement en temps variera, selon la taille de l'organisation et le nombre de gestionnaires de système, entre 1/4 temps et un temps plein. Le suivi du système requerra ensuite un investissement moins important en temps.
7. Des capacités d'analyse et de synthèse sont nécessaires pour assurer une application correcte de la méthodologie mise au point pour l'analyse des familles de fonctions.
8. Le gestionnaire de système doit disposer des bases nécessaires afin de pouvoir dispenser des formations techniques, gérer de grands groupes et organiser des sessions d'information et de formation.
9. Il doit être facile à joindre par tous.
Article M3 3. Tâches du gestionnaire de système
3.1. Lors de l'introduction du nouveau système d'évaluation, le gestionnaire de système sera responsable de l'organisation pratique des formations destinées aux évaluateurs et aux évalués, à savoir :
- du choix des dates de formation (en accord avec les formateurs sélectionnés par la Direction générale de la Sélection et de la Formation);
- de la réservation des salles et de l'envoi des invitations;
- de la résolution des différents problèmes pratiques qui pourraient se poser dans le courant de la formation.
Avant la fin juin 1996, il conclura un accord écrit entre son organisation (représentée par le fonctionnaire dirigeant) et la Direction générale de la Sélection et de la Formation. Cet accord précisera les termes du partenariat qui s'installera de la sorte entre les deux parties.
Pour tout ce qui concerne le nouveau système d'évaluation, il sera dans l'organisation la personne de contact pour la Direction générale de la Sélection et de la Formation, les formateurs et les participants aux formations.
Il animera pour chaque groupe d'évaluateurs une journée de formation consacrée aux aspects techniques du nouveau système et il consacrera une demi journée à l'information des " évalués ".
Le matériel didactique nécessaire ainsi que l'appui logistique seront fournis par la Direction générale de la Sélection et de la Formation qui l'assistera dans l'organisation de cette formation.
Il sera , en outre, chargé :
- de fournir une assistance au conseil de direction quant à la décision définitive concernant la pondération des critères;
- d'assister dans la mesure de sa disponibilité aux conférences d'évaluation en tant que spécialiste;
- de juger, après la première évaluation des niveaux 1 et 2+ (soit à partir de janvier 1998), par des enquêtes auprès des évaluateurs et des évalués, de la qualité de la formation et de la pratique de l'évaluation; ces enquêtes pourront prendre la forme de questionnaires standardisés dont les résultats seront synthétisés par le gestionnaire de système pour son organisation. Il sera alors possible d'envisager des actions de correction localisées et/ou générales avant de procéder à l'évaluation des agents des niveaux 2, 3 et 4. La même démarche pourra se répéter après celle-ci. Ces actions tant d'évaluation que de correction se dérouleront avec le soutien du bureau Conseil ABC du Ministère de la Fonction publique;
- de fournir une assistance aux évaluateurs et aux évalués dans les domaines juridique, technique (ex. : utilisation de la grille) et comportemental (ex. : attitudes au cours de l'entretien).
3.2. Le rôle permanent du gestionnaire de système consistera en outre à :
- recueillir, après chaque période d'évaluation, des données statistiques et à les traiter à l'aide d'un instrument informatique standardisé fourni par le Service d'Administration générale du Ministère de la Fonction publique auquel il les transmettra;
- analyser ces données pour l'ensemble de l'organisation et par administration, service, critère, ...;
- rédiger un rapport soulignant les forces et les faiblesses du système;
- proposer, le cas échéant, des améliorations centrées sur le système (ex. : critère insatisfaisant, problème de pondération, ...) ou sur la personne (évaluateurs trop sévères ou trop généreux);
- organiser, en collaboration avec le directeur de formation, la formation des nouveaux évaluateurs (ex. : les agents qui ont obtenu une promotion) par l'intermédiaire de la Direction générale de la Sélection et de la Formation du Ministère de la Fonction publique (la formation à l'évaluation est intégrée dans le stage des candidats à un emploi du niveau 1);
- participer aux réunions organisées par le bureau Conseil ABC ou la Direction générale de la Sélection et de la Formation à l'intention des gestionnaires de système.
Article M4 4. Formation des gestionnaires de système
La formation et le programme d'accompagnement des gestionnaires de système comprendra un ensemble de modules dont notamment :
- une introduction générale;
- une introduction à la réglementation;
- une formation théorique à l'analyse de familles de fonctions;
- une formation pratique à l'analyse de familles de fonctions;
- une formation didactique.
De plus, des réunions en réseau seront organisées mensuellement. Les gestionnaires de système pourront y aborder les problèmes qui se posent dans leur nouvelle fonction. Enfin, la Direction générale de la Sélection et de la Formation mettra à leur disposition un " évalphone " où ils pourront présenter les problèmes qui leur sembleront insolubles.
Le Ministre de la Fonction publique,
A. Flahaut.
ANNEXE.
Article N1 Annexe 1. FICHE GESTIONNAIRE DE SYSTEME.
(Annexe non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. 14-12-1995, p. 33524).
Article M1 1. Désignation du gestionnaire de système .
Le gestionnaire de système est désigné dans chaque département par le secrétaire général et dans chaque organisme d'intérêt public par le fonctionnaire dirigeant. Dans les établissements scientifiques, il est désigné par le chef de l'établissement.
Tous les gestionnaires de système doivent être désignés pour le 15 décembre 1995 au plus tard. A cet effet en annexe à cette circulaire est joint un exemplaire d'un formulaire d'inscription à renvoyer à la Direction générale de la Sélection et de la Formation à l'attention de Madame Rita Van Caudenberg.
Cette désignation sera faite en tenant compte des aptitudes nécessaires à la réalisation des tâches afférentes à la fonction ainsi que du profil ci-dessous décrit au point 2. De plus, le futur gestionnaire de système devra pouvoir consacrer suffisamment de temps à l'exécution des tâches qui lui seront confiées.
La norme prévue est de 1 gestionnaire de système pour 1 000 agents statutaires. Néanmoins, les organisations de taille plus modeste peuvent opter pour deux gestionnaires au maximum.
Article M2 2. Profil du gestionnaire de système
1. Le gestionnaire de système est, par définition, une personne qui manifeste son intérêt pour le nouveau système d'évaluation. Il traduit son souci d'apprendre la nouvelle réglementation et les méthodes qui lui permettront de développer le système d'évaluation au sein de sa propre organisation.
2. Il doit avoir un contact facile avec les fonctionnaires dirigeants. Il doit pouvoir mener avec eux des entretiens sans que des obstacles psychologiques puissent en perturber le bon déroulement.
3. Il occupe une place centrale dans l'organisation et sait se faire accepter par la majorité des agents.
4. Il peut travailler en équipe.
5. Il est doté de solides compétences relationnelles et est apte à gérer positivement les résistances et les critiques.
6. Il doit pouvoir consacrer suffisamment de temps libre et être matériellement capable d'investir le temps et l'énergie nécessaires dans ce projet difficile. A partir de l'introduction du système (et jusqu'en 1999), cet investissement en temps variera, selon la taille de l'organisation et le nombre de gestionnaires de système, entre 1/4 temps et un temps plein. Le suivi du système requerra ensuite un investissement moins important en temps.
7. Des capacités d'analyse et de synthèse sont nécessaires pour assurer une application correcte de la méthodologie mise au point pour l'analyse des familles de fonctions.
8. Le gestionnaire de système doit disposer des bases nécessaires afin de pouvoir dispenser des formations techniques, gérer de grands groupes et organiser des sessions d'information et de formation.
9. Il doit être facile à joindre par tous.
Article M3 3. Tâches du gestionnaire de système
3.1. Lors de l'introduction du nouveau système d'évaluation, le gestionnaire de système sera responsable de l'organisation pratique des formations destinées aux évaluateurs et aux évalués, à savoir :
- du choix des dates de formation (en accord avec les formateurs sélectionnés par la Direction générale de la Sélection et de la Formation);
- de la réservation des salles et de l'envoi des invitations;
- de la résolution des différents problèmes pratiques qui pourraient se poser dans le courant de la formation.
Avant la fin juin 1996, il conclura un accord écrit entre son organisation (représentée par le fonctionnaire dirigeant) et la Direction générale de la Sélection et de la Formation. Cet accord précisera les termes du partenariat qui s'installera de la sorte entre les deux parties.
Pour tout ce qui concerne le nouveau système d'évaluation, il sera dans l'organisation la personne de contact pour la Direction générale de la Sélection et de la Formation, les formateurs et les participants aux formations.
Il animera pour chaque groupe d'évaluateurs une journée de formation consacrée aux aspects techniques du nouveau système et il consacrera une demi journée à l'information des " évalués ".
Le matériel didactique nécessaire ainsi que l'appui logistique seront fournis par la Direction générale de la Sélection et de la Formation qui l'assistera dans l'organisation de cette formation.
Il sera , en outre, chargé :
- de fournir une assistance au conseil de direction quant à la décision définitive concernant la pondération des critères;
- d'assister dans la mesure de sa disponibilité aux conférences d'évaluation en tant que spécialiste;
- de juger, après la première évaluation des niveaux 1 et 2+ (soit à partir de janvier 1998), par des enquêtes auprès des évaluateurs et des évalués, de la qualité de la formation et de la pratique de l'évaluation; ces enquêtes pourront prendre la forme de questionnaires standardisés dont les résultats seront synthétisés par le gestionnaire de système pour son organisation. Il sera alors possible d'envisager des actions de correction localisées et/ou générales avant de procéder à l'évaluation des agents des niveaux 2, 3 et 4. La même démarche pourra se répéter après celle-ci. Ces actions tant d'évaluation que de correction se dérouleront avec le soutien du bureau Conseil ABC du Ministère de la Fonction publique;
- de fournir une assistance aux évaluateurs et aux évalués dans les domaines juridique, technique (ex. : utilisation de la grille) et comportemental (ex. : attitudes au cours de l'entretien).
3.2. Le rôle permanent du gestionnaire de système consistera en outre à :
- recueillir, après chaque période d'évaluation, des données statistiques et à les traiter à l'aide d'un instrument informatique standardisé fourni par le Service d'Administration générale du Ministère de la Fonction publique auquel il les transmettra;
- analyser ces données pour l'ensemble de l'organisation et par administration, service, critère, ...;
- rédiger un rapport soulignant les forces et les faiblesses du système;
- proposer, le cas échéant, des améliorations centrées sur le système (ex. : critère insatisfaisant, problème de pondération, ...) ou sur la personne (évaluateurs trop sévères ou trop généreux);
- organiser, en collaboration avec le directeur de formation, la formation des nouveaux évaluateurs (ex. : les agents qui ont obtenu une promotion) par l'intermédiaire de la Direction générale de la Sélection et de la Formation du Ministère de la Fonction publique (la formation à l'évaluation est intégrée dans le stage des candidats à un emploi du niveau 1);
- participer aux réunions organisées par le bureau Conseil ABC ou la Direction générale de la Sélection et de la Formation à l'intention des gestionnaires de système.
Article M4 4. Formation des gestionnaires de système
La formation et le programme d'accompagnement des gestionnaires de système comprendra un ensemble de modules dont notamment :
- une introduction générale;
- une introduction à la réglementation;
- une formation théorique à l'analyse de familles de fonctions;
- une formation pratique à l'analyse de familles de fonctions;
- une formation didactique.
De plus, des réunions en réseau seront organisées mensuellement. Les gestionnaires de système pourront y aborder les problèmes qui se posent dans leur nouvelle fonction. Enfin, la Direction générale de la Sélection et de la Formation mettra à leur disposition un " évalphone " où ils pourront présenter les problèmes qui leur sembleront insolubles.
Le Ministre de la Fonction publique,
A. Flahaut.
ANNEXE.
Article N1 Annexe 1. FICHE GESTIONNAIRE DE SYSTEME.
(Annexe non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. 14-12-1995, p. 33524).