Besluit van de administrateur-generaal tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden van de themamanager, organisatiemanager en interne business officer aan de themaverantwoordelijken, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coaches van Toerisme Vlaanderen

Rechtsgronden
Dit besluit is gebaseerd op:
- Het decreet tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid "Toerisme Vlaanderen" van 19 maart 2004, het laatst gewijzigd bij decreet van 26 juni 2020, artikel 3 en 7; en
- Het besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen en van de intern verzelfstandigde agentschappen van 30 oktober 2015, artikel 20 en 21.
Vormvereiste
De volgende vormvereiste zijn te voldoen:
- Dit besluit wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad; een afschrift ervan wordt bezorgd aan de Vlaamse minister van Toerisme.
Motivering
Dit besluit is gebaseerd op de volgende motieven:
- De administrateur-generaal van Toerisme Vlaanderen is als hoofd van het agentschap belast met de algemene leiding, de werking en de vertegenwoordiging van het agentschap.
- Met het oog op een efficiënte en resultaatgerichte interne organisatie delegeert de administrateur-generaal als hoofd van het agentschap bij besluit van 2 september 2021 een deel van de hem gedelegeerde bevoegdheden verder aan de themamanager, organisatiemanager en interne business officer van Toerisme Vlaanderen, alsook kan hij bij toepassing van artikel 20 van voornoemd besluit een deel van de hen gedelegeerde bevoegdheden verder delegeren aan personeelsleden van het agentschap.
- De administrateur-generaal wenst via dit besluit van deze mogelijkheid tot subdelegatie gebruik te maken.
Juridisch kader
Dit besluit sluit aan bij de volgende regelgeving:
- Het besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen en van de intern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid van 30 oktober 2015, gewijzigd bij besluit van 16 juni 2017, artikel 20 en 21.
DE ADMINISTRATEUR-GENERAAL VAN TOERISME VLAANDEREN BESLUIT:
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op Toerisme Vlaanderen, een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid van de Vlaamse Gemeenschap, hierna het agentschap te noemen.
Art. 2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° minister: het lid of de leden van de Vlaamse Regering die bevoegd zijn voor het beleidsdomein internationaal Vlaanderen waartoe Toerisme Vlaanderen behoort;
2° administrateur-generaal: het hoofd van het agentschap;
3° themamanager: het personeelslid belast met leiding over de themalijnen, Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en de aan de themamanager toegewezen hubs binnen het agentschap en houder van een mandaatgraad van afdelingshoofd;
4° organisatiemanager: het personeelslid belast met de leiding over de aan de organisatiemanager toegewezen hubs binnen het agentschap en houder van een mandaatgraad van afdelingshoofd;
5° interne business officer: het personeelslid belast met de leiding over de aan de interne business officer toegewezen hubs;
6° manager: themamanager, organisatiemanager en interne business officer;
7° directieteam: het overlegorgaan van het agentschap, samengesteld uit de administrateur-generaal, themamanager, organisatiemanager en interne business officer;
8° themaverantwoordelijke: het personeelslid dat verantwoordelijk is voor een themalijn waar alle projecten die bijdragen tot het meerjarenplan van het agentschap worden uitgevoerd, gebaseerd op de thema's erfgoed, natuur, fietsen, culinair, iedereen verdient vakantie en congressen en events;
9° verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten: het personeelslid dat verantwoordelijk is voor Vlaanderenbrede en organisatieprojecten van het agentschap;
10° hub coach: het personeelslid dat belast is met de leiding over de aan de hub coach toegewezen hub en zelf een manager als direct leidinggevende heeft;
11° hub: een team van personeelsleden, met de hub coach als direct leidinggevende;
12° Vlaams personeelsstatuut: het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid;
13° binnen- en buitenlandse dienstreis: een dienstreis zoals nader omschreven in het toepasselijke dienstorder van het agentschap;
14° buitenlandkantoor: een kantoor van het agentschap gevestigd buiten het Belgisch grondgebied;
15° Logiesdecreet: het decreet houdende het toeristische logies van 5 februari 2016;
16° Logiesbesluit: het besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 5 februari 2016 houdende het toeristische logies van 17 maart 2017; en
17° Logiesbesluit Brand: het besluit van de Vlaamse Regering van 17 maart 2017 tot vaststelling van de specifieke brandveiligheidsnormen waaraan het toeristische logies moet voldoen.
Art. 3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met in achtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van het desbetreffende ondernemingsplan.
§ 2. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden, kunnen alleen uitgeoefend worden voor de aangelegenheden die tot de taken van de betreffende themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach.
Art. 4. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot:
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken; en
3° het sluiten van overeenkomsten.
Art. 5. De bij dit besluit verleende delegaties hebben zowel betrekking op de apparaatskredieten als op de beleidskredieten.
Art. 6. Als het gebruik van de bij dit besluit verleende delegaties gepaard gaat met het plaatsen van een overheidsopdracht of het afsluiten van een overeenkomst die niet als een overheidsopdracht worden gekwalificeerd, gelden de bepalingen van artikel 12 en 13 van dit besluit.
Art. 7. De bedragen, vermeld in dit besluit, zijn exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie voor de uitvoering van de begroting
Art. 8. § 1. De themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach heeft delegatie om, in het kader van de uitvoering van de begroting en binnen de perken van de in de begroting vastgestelde kredieten, beslissingen te nemen over het aangaan van verbintenissen en het nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten voor die opdrachten hun toevertrouwd.
§ 2. De delegatie, vermeld in paragraaf 1, is beperkt tot 30.000 euro.
§ 3. Met betrekking tot de niet aan de themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, de manager of een ander orgaan berust, heeft de delegatie, vermeld in paragraaf 1, betrekking op de administratieve beslissingen en handelingen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, de manager of het andere orgaan.
Art. 9. § 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 hierboven treden de themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus en van het systeem van de interne controle, op als inhoudelijk ordonnateur voor de eigen themalijn, Vlaanderenbrede en organisatieprojecten, en hub.
§ 2. De delegatie aan de themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach geldt met behoud van de toepassing van de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en met behoud van de toepassing van de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie voor interne organisatie en personeelsmanagement
Art. 10. De hub coach heeft delegatie om beslissingen te nemen over de dagelijkse organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van zijn hub binnen het afsprakenkader van de missie en visie en de governance van het agentschap.
Art. 11. § 1. De hub coach heeft delegatie om:
1° het bepalen van de inhoud van de functiebeschrijving en de evaluatiecriteria van de proeftijd, rekening houdend met de ter zake door de manager gemaakte afspraken;
2° het toestaan van jaarlijks verlof, omstandigheidsverlof en dienstvrijstelling binnen de grenzen van het arbeidsreglement van het agentschap en de ter zake door de manager gemaakte afspraken;
3° de werktijdregeling, telewerken en ziektecontrole;
4° het goedkeuren van vormingsactiviteiten tot 8.500 euro;
5° het goedkeuren van aanvragen voor binnen- en buitenlandse dienstreizen;
6° het toestaan en goedkeuren van declaraties van binnen- en buitenlandse dienstreizen tot 8.500 euro;
7° het aanduiden van het functioneel en financieel meest verantwoord voertuig bij binnen- en buitenlandse dienstreizen; en
8° het goedkeuren van declaraties voor presentiegelden en reis- en verblijfskosten bij binnen- en buitenlandse zendingen naar buurlanden tot 8.500 euro in zover ze verband houden met de werking van de aan hun entiteit verbonden comités, commissies, advies-, overleg- of beroepsorganen, binnen de in het agentschap gemaakte afspraken en verdelingen.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie voor overheidsopdrachten
Art. 12. § 1. De themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach heeft delegatie om overheidsopdrachten te plaatsen tot een bedrag van 8.500 euro.
Voor de toepassing van het eerste lid heeft de delegatie betrekking op:
1° alle voorbereidende beslissingen, waaronder minstens de principiële beslissing tot opstart van de opdracht, de keuze van de plaatsingsprocedure, de goedkeuring van de opdrachtdocumenten;
2° de beslissing tot niet-plaatsing;
3° het goed te keuren offerte- of opdrachtbedrag voor de gunningsbeslissing.
§ 2. De themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach heeft delegatie om tot een bedrag dat lager is dan 8.500 euro, opdrachten (bestellingen) te plaatsen in het kader van een raamovereenkomst, binnen het voorwerp en de bepalingen ervan.
§ 3. Als de themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach voor een bepaalde overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst delegatie heeft om de gunningsbeslissing te nemen, heeft die ook delegatie om de beslissingen te nemen over de uitvoering van die overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst, ongeacht de financiële weerslag ervan.
Art. 13. De themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach heeft delegatie om tot een bedrag dat lager is dan 8.500 euro overeenkomsten te sluiten die niet als een overheidsopdracht worden gekwalificeerd.
HOOFDSTUK 5. - Delegatie voor rechtsgedingen
Art. 14. De hub coach van de hub Juridische zaken en overheidsopdrachten heeft delegatie om:
1° advocaten aan te stellen en het bedrag van de erelonen en de vergoedbare kosten van de advocaten goed te keuren en te betalen tot 8.500 euro;
2° dadingen, minnelijke schikkingen en schulderkenningen aan te gaan, als het bedrag van de uitgaven die eruit voortvloeien 8.500 euro niet bereikt;
3° overeenkomsten tot arbitrage te sluiten, voor zover, als het een in geld waardeerbaar geschil betreft, de waarde van het geschil 8.500 euro in hoofdsom niet overschrijdt;
4° de uitgaven die verbonden zijn aan de uitvoering van vonnissen, arresten, dadingen, minnelijke schikkingen, schulderkenningen en arbitrageprocedures, goed te keuren en te betalen tot een bedrag van 8.500 euro per uitgave.
HOOFDSTUK 6. - Bestuurlijke delegatie
Art. 15. § 1. De themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach heeft delegatie voor de ondertekening van de briefwisseling over de eigen themalijnen of hubs met andere diensten van de Vlaamse overheid en met derden, met uitzondering van de briefwisseling vermeld in paragraaf 2 hieronder.
§ 2. De themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach heeft geen delegatie voor de ondertekening van de volgende categorieën van briefwisseling:
1° briefwisseling van beleidsmatige aard;
2° andere briefwisseling die het niveau van individuele dossiers overstijgt;
3° antwoorden op vragen om uitleg, interpellaties en schriftelijke vragen van volksvertegenwoordigers;
4° briefwisseling of nota's gericht aan burgemeesters, schepenen, provinciegouverneurs of gedeputeerden van een provincie;
5° antwoorden op brieven van het Rekenhof;
6° briefwisseling of nota's gericht aan de Inspectie van Financiën;
7° briefwisseling of nota's gericht aan een Vlaams minister of aan N-functies bij de Vlaamse overheid.
§ 3. In afwijking van paragraaf 2, 4°, heeft de hub coach van hub Logies wel de bevoegdheid om briefwisseling te ondertekenen gericht aan burgemeesters met betrekking tot en uitvoering van het Logiesdecreet, waaronder de briefwisseling bij toepassing van artikel 10, zesde lid, 3° en artikel 14, § 2, eerste lid, 3° van het Logiesdecreet.
Art. 16. Als de administrateur-generaal bij toepassing van artikel 16 van het besluit van de administrateur-generaal tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden aan een manager van Toerisme Vlaanderen van 2 september 2021 instructies uitvaardigt, kan de manager dezelfde instructies aan de themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach uitvaardigen.
HOOFDSTUK 7. - Delegatie inzake het Logiesdecreet
Art. 17. De hub coach van de hub Logies heeft delegatie om:
1° het advies in te winnen over de staat van properheid en onderhoud van het toeristische logies, overeenkomstig artikel 4, 2°, van het Logiesdecreet;
2° een uittreksel uit het strafregister op te vragen overeenkomstig artikel 4, 5°, van het Logiesdecreet;
3° op gemotiveerde wijze een afwijking toe te staan van:
a) een of meer openings- en uitbatingsvoorwaarden overeenkomstig artikel 4, vierde lid, van het Logiesdecreet;
b) een of meer bijkomende openings- en uitbatingsvoorwaarden overeenkomstig artikel 4, tweede lid, van het Logiesdecreet;
c) een of meer comfortclassificatienormen overeenkomstig artikel 7, § 1, van het Logiesdecreet;
4° uitbaters te contacteren overeenkomstig artikel 19, § 1, van het Logiesdecreet;
5° de betrokkene(n) te horen vooraleer een administratieve geldboete op te leggen overeenkomstig artikel 12, § 3, van het Logiesdecreet;
6° de kennisgeving over een beslissing tot oplegging van een administratieve geldboete in uitvoering van artikel 12, § 4 van het Logiesdecreet aan de betrokkene(n) te versturen, met inbegrip van eventueel navolgende briefwisseling; en
7° de kennisgeving over een beslissing in beroep tegen een eerdere beslissing tot oplegging van een administratieve geldboete of tot onmiddellijke stopzetting van de exploitatie van een toeristisch logies, aan de betrokkene(n) te versturen, met inbegrip van eventueel navolgende briefwisseling.
Art. 18. De hub coach van de hub Logies heeft delegatie om, in uitvoering van het Logiesbesluit:
1° de beslissing tot toekenning of weigering van de erkenning en van de comfortclassificatie te nemen overeenkomstig artikel 18, zesde lid, en artikel 20 van het Logiesbesluit;
2° overtredingen van de toegekende comfortclassificatie vast te stellen en toeristische logies ambtshalve in een andere comfortclassificatie in te delen overeenkomstig artikel 22 van het Logiesbesluit;
3° toegekende erkenningen te schorsen of in te trekken overeenkomstig artikel 23 van het Logiesbesluit;
4° erkenninghouders in gebreke te stellen en te horen overeenkomstig artikel 24, eerste en derde lid, van het Logiesbesluit.
Art. 19. De hub coach van de hub Logies heeft delegatie om, in uitvoering van het Logiesbesluit Brand, exploitanten van de toeristische logies in kennis te stellen van de vervaldatum van het brandveiligheidsattest van hun logies, overeenkomstig artikel 6, § 1, tweede lid, van het Logiesbesluit Brand.
HOOFDSTUK 8. - Regeling bij vervanging
Art. 20. § 1. De door de manager aangeduide themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten of hub coach vervangt de manager bij tijdelijke afwezigheid of verhindering.
§ 2. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst de themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten of hub coach, boven zijn handtekening, de formule "Voor de themamanager/organisatiemanager/interne business officer, afwezig".
Art. 21. § 1. De bij dit besluit verleende delegaties aan de themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten of hub coach worden tevens verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van de functie van themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten of hub coach is belast, of de themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten of hub coach bij tijdelijke afwezigheid of verhindering vervangt.
§ 2. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven zijn handtekening, de formule "Voor de themaverantwoordelijke/verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten/hub coach, afwezig".
Art. 22. Elke vervangingsregeling wordt vastgesteld in een besluit van de manager, themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten of hub coach. Een afschrift van dit besluit wordt aan de manager of administrateur-generaal bezorgd.
HOOFDSTUK 9. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 23. De themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach neemt de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
Art. 24. De themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach is ten aanzien van de respectieve manager verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Die verantwoordelijkheid betreft ook de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid is gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Art. 25. § 1. Over het gebruik van de verleende delegaties legt de themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten en hub coach periodiek verantwoording af aan de respectieve manager.
§ 2. De verantwoording gebeurt aan de hand van rapportering die de nodige informatie bevat over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de periode in kwestie zijn genomen.
§ 3. De verstrekte informatie is exact, toereikend en ter zake dienend. De rapportering is niet overmatig, op een degelijke wijze gestructureerd en op een toegankelijke wijze voorgesteld.
§ 4. Voor alle aangelegenheden wordt informatie op geaggregeerd niveau verstrekt. Daarnaast wordt, voor de aangelegenheden waarvoor dat relevant en aangewezen is, ook informatie op het niveau van afzonderlijke en individuele onderwerpen en dossiers opgenomen.
§ 5. De manager stelt, in overleg met de themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten of hub coach, vast met welke periodiciteit de rapportering gebeurt.
§ 6. De manager kan nadere instructies geven over de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in de rapportering verstrekt moet worden, een verplicht te volgen schema voor de rapportering vaststellen en de vorm waarin de rapportering moet gebeuren.
Art. 26. § 1. De manager kan, buiten de verplichte periodieke rapportering, op ieder ogenblik aan de themaverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaanderenbrede en organisatieprojecten of hub coach verantwoording vragen over het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
§ 2. De administrateur-generaal heeft het recht om de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen. In voorkomend geval worden de beslissingen over de aangelegenheden waarvoor de delegatie is opgeheven, genomen door de administrateur-generaal.
HOOFDSTUK 10. - Slotbepalingen
Art. 27. De volgende regelingen worden vervangen en opgeheven:
1° Het besluit van de administrateur-generaal tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden van de themamanager en organisatiemanager aan de themaverantwoordelijken en hub coaches van Toerisme Vlaanderen van 21 december 2020.
Art. 28. Dit besluit treedt in werking op 1 oktober 2021.
Brussel, 1 oktober 2021.
DE ADMINISTRATEUR-GENERAAL VAN TOERISME VLAANDEREN,
P. DE WILDE