Circulaire nr. 6/2014 dd. 27.02.2014

Circulaire nr. 6/2014 dd. 27.02.2014

Expeditierecht - Algemene heffingsregels - Berekening van het recht - Toepasselijk tarief

 

FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIEN

Algemene administratie van de

PATRIMONIUMDOCUMENTATIE

Toezicht en controle van de griffies

Dossier nr. EE/G.163

 

Deze circulaire vervangt de Circulaire nr. 9/2012 van 13 juli 2012, wat betreft het expeditierecht.

 

I. ALGEMENE HEFFINGSREGELS

Belastingen. Bepalingen van openbare orde. Uit de tekst van artikel 268 van het Wetboek der registratie-, hypotheek- en griffierechten (hierna: W. Reg.) blijkt duidelijk dat de griffierechten - met inbegrip van de expeditierechten - belastingen zijn. Het is zonder belang dat ze kunnen voorkomen als vergoeding voor het werk uitgevoerd door de griffers in voordeel van privépersonen (E. en P. GENIN, Commentaire du Code des Droits d'enregistrement, d'hypothèque et de greffe, Van Buggenhoudt, Brussel, 1940 en 1952, nr. 2152; M. DONNAY, "Droits d'enregistrement, d'hypothèque et de greffe", Rép.not., tome XV, livre i, Larcier, Brussel, 1990, nrs. 2 en 1017).

Daaruit volgt dat de griffierechten niet kunnen worden gevestigd, gewijzigd en geheven dan krachtens de wet en dat de wettelijke bepalingen die er betrekking op hebben van openbare orde zijn (Ced. Samson, Kluwer, Commentaire des droits d'enregistrement, d'hypothèque et de greffe, Livre I, Titre III, Droits de greffe, Chap. 1er, p. 571, n° 35).

Eisbaarheid van het expeditierecht. Uitzondering inzake strafrecht. In principe is alleen de griffier bevoegd om een expeditie, kopie of uittreksel op te stellen van de akten of documenten die op de griffie berusten (Circ. nr.76 van 10 december 1968 en Circ. nr. 39 van 30 juli 1970, Rép. RJ, G 271-02.01, www.fisconetplus.be).

De mededeling van stukken aan iemand die vreemd is aan de griffie - wanneer dit toegelaten is door de wet - verleent aan deze persoon niet het recht om van deze documenten kopie te nemen: de mededeling op zich is inderdaad niet onderworpen aan het expeditierecht.

Er zijn meerdere uitzonderingen, met name in het strafrecht. Aldus zijn de verdedigers van de verdachten en de beschuldigden gerechtigd om zelf uittreksels of kopies te nemen van de stukken: deze mogelijkheid, toegelaten in het belang van de verdediging, is strikt beperkt tot de strafzaken (Circ. van het ministerie van Justitie van 4 februari 1891, Recueil, 1891, pp. 32 en 33). Het spreekt vanzelf dat in deze uitzonderingsgevallen het expeditierecht verschuldigd is indien de kopie wordt gemaakt door de griffier (DONNAY, op.cit., nr.1038).

Het volgende onderscheid dient dus gemaakt:

 

1) als de afgifte gedaan wordt door de griffier, gaat het om een belasting, waardoor het expeditierecht opeisbaar is;

2) indien er geen afgifte door de griffier gebeurt is er geen enkel expeditierecht verschuldigd, met name wanneer de kopie wordt gemaakt door de persoon vreemd aan de griffie EN de derde de documenten zelf raadpleegt en - met eigen materiaal - op de griffie kopieert, zonder beroep te doen op de griffier (Ced.Samson, op.cit., Chap. IV, p. 572, nr. 15); dit geldt ook voor de kopieën die deze derde zelf maakt met behulp van eigen leespen, handscanner, smartphone, tablet of ander dergelijk toestel.

 

Vrijstellingen. Zijn met name vrijgesteld van het expeditierecht de expedities, kopies of uittreksels van akten of gerechtelijke beslissingen wanneer deze expedities, kopies of uittreksels zijn afgeleverd:

- in fiscale zaken (W. Reg. art. 280, 1° en 162, 4°);

- voor de uittreksels uit de registers van de burgerlijke stand en van nationaliteit (W. Reg., art. 280, 4°);

- met het oog op juridische publicaties aangewezen door de minister van Financiën (W. Reg., art. 280, 5° en 160, 1°);

- in het geval van een inbreuk gepleegd tegen een minderjarige en bestraft met een correctionele of een criminele straf (W. Reg., art. 280, 8°);

- aan de partijen, aan hun advocaten of aan derden, ambtshalve of op vraag van de partijen, in uitvoering van het Gerechtelijk wetboek of van andere wettelijke of reglementaire bepalingen (W. Reg., art. 280, 2°); deze uitzondering kent talrijke toepassingen (Circ. nr. 39 van 30 juli 1970, Rép. RJ, G 280-08.01, www.fisconetplus.be : bijlage 5; Besl. dd. 22 december 1971, Rép. RJ, G 280-10.01, www.fisconetplus.be).

De vrijstelling voorzien bij artikel 280, 2° is algemeen: gewoonlijk is het expeditierecht bijgevolg enkel verschuldigd voor de expedities, kopies of uittreksels die door de griffiers worden afgeleverd aan de personen die er om vragen.

Vereffening in debet. Het expeditierecht kan in debet worden vereffend wanneer de kopies, expedities of uittreksels worden afgeleverd:

- aan een persoon die juridische bijstand heeft verkregen (W. Reg., art. 283);

- in strafzaken, aan het openbaar ministerie en aan de ontvangers der registratie belast met de uitvoering van de vonnissen en arresten (W. Reg., art. 284);

- in strafrechtelijke aangelegenheden, op vraag van de beschuldigde, van de burgerrechtelijk aansprakelijke partij en van alle andere benadeelden (W. Reg., art. 284bis).

 

II. BEREKENINGSWIJZE VAN HET RECHT

Kopie op papieren drager. Het expeditierecht wordt berekend per bladzijde van het gekopieerd geschreven document (geschrift van een rechter of van een griffier, verzoek van een partij of document toegezonden aan de griffie ter staving van een verzoek, gerechtelijke beslissing, onderzoeksdocument, eedaflegging, testament neergelegd op de griffie,…):

- wat ook de reproductiemethode is (fotokopie, handgeschreven of getypte kopie, scan, foto, tablet, …);

- wat ook de afmeting van de bladzijde is;

- elke begonnen bladzijde wordt geteld voor een volledige bladzijde.

In het geval van aflevering van een kopie of van een expeditie moet rekening gehouden worden met het aantal bladzijden dat voorkomt in het registratierelaas. In het geval van aflevering van een uittreksel wordt het recht berekend volgens het aantal bladzijden waarvan het uittreksel getrokken is.

Kopie op elektronische drager. Het verminderd expeditierecht is verschuldigd voor elke elektronische bladzijde die van het brondocument wordt gekopieerd.

Kopie van een elektronisch bestand. Het expeditierecht is verschuldigd voor elke bladzijde die gekopieerd wordt van het brondocument. Bovendien mogen de parameters van het brondocument, die de elektronische bladzijde bepalen, bij het maken van de kopie niet gewijzigd worden (W. Reg., art. 272, 3de lid). Voor de elektronische bestanden moet dus het volgende onderscheid gemaakt worden:

 

Weergave= elektronische bladzijde zoals een foto, scan, … (statische drager): W. Reg., art. 272, 3° lid,

Weergave= in tijdseenheid zoals film, video, audio, … (dynamische drager): W. Reg., art. 274bis

 

Kopie van dynamisch audiovisueel materiaal (art. 274bis) (film, video, geluidsopname,…) Het specifiek tarief voorzien bij artikel 274bis W. Reg. bedraagt 5 EUR per gekopieerde minuut, ongeacht de drager. Een begonnen minuut wordt voor een volle minuut gerekend.

 

III. TOEPASSELIJK TARIEF

Behalve vrijstellingen beoogd bij artikel 280 W. Reg. (zie hierboven nr. I) is het expeditierecht van toepassing als volgt :

- het gewoon tarief, geldig voor al de stukken maar veranderlijk volgens het type en de hiërarchie van de rechtspraak (art. 271 W. Reg.) ;

- het verlaagd tarief, identiek voor al de griffies maar enkel geldig voor specifieke stukken (art. 272 W. Reg.) ;

- het specifiek tarief, enkel geldig voor de kopieën van dynamisch audiovisueel materiaal (art. 274bis W. Reg.).

 

GEWOON TARIEF (art. 271 W. Reg.) - in de vredegerechten en de politierechtbanken - in de hoven van beroep, de hoven van assisen, het militair gerechtshof, de arrondissementsrechtbanken, de rechtbanken van eerste aanleg, de rechtbanken van koophandel en de krijgsraden - in Hof van Cassatie	1,75 EUR per blad     3,00 EUR per blad 5,55 EUR per page
VERLAAGD TARIEF (art. 272 en 273 W. Reg.) - Niet ondertekende kopieën : indien bij een en hetzelfde verzoek meer dan 2 kopieën worden gevraagd betreffende één en dezelfde zaak, wordt vanaf de 3de bladzijde het tarief verminderd tot 0,30 EUR per bladzijde (bl.), met een maximum van 1.450 EUR (art. 272, 1ste lid, 1°). - Niet ondertekende kopieën op papieren drager: - 1 bladzijde: 1,75 EUR (minimum) - 2 bladzijden: 1,75 EUR (minimum) - 3 bladzijden: (0,85 x 2) + (0,30 x1)= 2 EUR - 4 bladzijden: (0,85 x 2) + (0,30 x 2)= 2,30 EUR - 10 bladzijden: (0,85 x 2) + (0,30 x 8)= 4,10 EUR - 5000 bladzijden: 1.450 EUR (maximum) - Uittreksels van de burgerlijke stand of uit de registers van nationaliteit (art. 272, 1ste lid, 2°). - Akten, vonnissen en arresten die vrijstelling van de registratieformaliteit genieten krachtens artikel 162, 33° tot 37°bis (aangelegenheden die onder de bevoegdheid van de arbeidsrechtbank vallen)(art. 272, 1ste lid, 3°). - Akten en stukken betreffende rechtspersonen ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (art. 272, 1ste lid, 4°). - Kopieën op elektronische informatiedrager (CD ROM, …) : het expeditierecht is verschuldigd om een kopie op een elektronische informatiedrager af te leveren, door de griffier zelf, van een document waarvan het origineel stuk op een papieren drager bestaat. Het recht wordt berekend rekening houdend met het aantal originele bladzijden die in de kopie zijn opgenomen (art. 273). - Kopieën van een elektronisch bestand : het expeditierecht is verschuldigd voor elke gekopieerde elektronische bladzijde van het brondocument. De parameters van het brondocument, die de elektronische bladzijde bepalen, mogen bij het maken van de kopie niet gewijzigd worden (art. 272, 3de lid).	0,85 EUR per bl. met minimum van 1,75 EUR (papier) en 5,75 EUR (andere drager) voor de eerste twee bladzijden
SPECIFIEK TARIEF (art. 274bis, W. Reg.) - Kopiëen van dynamisch audiovisueel materiaal (film, video, audio-opname, …)	1,15 EUR per gekopieerde minuut met minimum van 5,75 EUR

 

Minimum. Het minimumrecht voorzien door artikel 272 W. Reg. wordt toegepast voor de expeditie, de kopie of het uittreksel van een één document geschreven op één of twee bladzijden. Wanneer de griffier de niet-ondertekende kopie aflevert van een geheel van akten dat, in de organisatie van de griffie, een enig document uitmaakt, wordt het minimumrecht éénmaal toegepast, en niet voor elk van de akten. Wanneer de niet-ondertekende kopie wordt afgeleverd van twee akten die elk geschreven zijn op één bladzijde, bedraagt het expeditierecht 1,75 EUR (en niet 3,50 EUR) aangezien de beide akten worden weergegeven op het enige blad van de kopie.

Maximum. De expeditierechten verschuldigd op eenzelfde aanvraag voor eenzelfde zaak mogen 1.450 EUR niet overschrijden (W. Reg., art. 274ter).

De beperking tot 1.450 EUR moet worden toegepast op elke aanvraag die beantwoordt aan de door de wet voorziene voorwaarden, zelfs als meerdere tarieven van het expeditierecht worden toegepast voor eenzelfde aanvraag.

 

Marc PETIT

Adviseur - Directeur dd.

belast met de controle en het toezicht op de griffies