Voorafgaande beslissing nr. 2013.494 dd. 26.11.2013

Properties

Document type : Prior agreements L 24.12.2002
Title : Voorafgaande beslissing nr. 2013.494 dd. 26.11.2013
Tax year : 2013
Document date : 26/11/2013
Keywords : eigen kosten van de werkgever / vergoeding / vergoeding voor eigen kosten van de werkgever / terugbetaling van eigen kosten van de werkgever / forfaitaire vergoeding
Document language : NL
Name : Voorafgaande beslissing nr. 2013.494 dd. 26.11.2013
Version : 1

 

Voorafgaande beslissing nr. 2013.494 dd. 26.11.2013

 

Eigen kosten van de werkgever

 

Samenvatting

De vergoedingen toegekend aan bepaalde personeelsleden voor autokosten, Home Office, kleine kantoorbenodigdheden, dagvergoeding en kleine representatiekosten kunnen worden beschouwd als een terugbetaling van forfaitaire vergoedingen van eigen kosten van de werkgever overeenkomstig artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, WIB 92 mits de modaliteiten van de beslissing worden gerespecteerd. De beslissing is geldig voor een periode van vijf jaar.

 

I. Voorwerp van de aanvraag

1. De aanvraag strekt ertoe te vernemen of een voorafgaande beslissing kan worden bekomen met betrekking tot de toepassing van forfaitaire vergoedingen als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever krachtens artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92).

 

II. Beslissing

2. Er kan een beslissing worden toegekend zonder onderzoek op basis van steekproeven aangezien een summier onderzoek werd gevoerd waarbij de jobinhoud, de onkostenvergoedingen, de agenda's, de gevraagde terugbetaalde kosten en de loonbarema's werden nagekeken.

3. De vergoedingen toegekend aan bepaalde personeelsleden voor autokosten, Home Office, dagvergoeding, kleine kantoorbenodigdheden en kleine representatiekosten mogen door de nv X, nv Y en vof Z als forfaitaire vergoedingen als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden aangemerkt, mits rekening wordt gehouden met de volgende modaliteiten:

3.1. deze beslissing is functiegebonden en niet persoonsgebonden;

3.2. de bedragen zijn niet indexeerbaar en zijn maandbedragen;

3.3. de genieters van de forfaitaire vergoedingen zijn verplicht, in geval zij hun werkelijke beroepskosten zouden bewijzen in hun aangifte in de personenbelasting, deze forfaitaire vergoedingen in mindering te brengen van hun bewezen beroepskosten en dit in de mate dat deze vergoedingen op hun bewezen beroepskosten betrekking hebben;

3.4. teneinde de mogelijkheid van dubbele aftrek van éénzelfde uitgave te vermijden, mogen de op basis van een forfaitair bedrag toegekende kosten eigen aan de werkgever niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de aanvragers;

3.5. de aanvragers hebben steeds nominatieve lijsten ter beschikking met de personen die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van het forfait;

3.6. de bedragen zijn gebaseerd op een voltijdse tewerkstelling. De bedragen mogen ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof. Evenwel moeten de bovenstaande bedragen evenredig worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties (bv. 80%, 50%, …), lange afwezigheid ingevolge een buitenlandse zakenreis of in geval van lange afwezigheid wegens andere redenen dan het jaarlijks vakantieverlof;

3.7. de vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden betaald, moeten worden verantwoord door individuele fiches. Ter zake dient op de fiche de vermelding "JA - ernstige normen" te worden ingevuld omdat het hier forfaitaire kostenvergoedingen betreft, vastgesteld op basis van ernstige normen;

3.8. overeenkomstig artikel 53, 8°, WIB 92 kunnen bepaalde bedragen van deze beslissing zijn opgenomen, in casu de representatiekosten, niet volledig als beroepskosten worden aangemerkt ten name van de vennootschap en dient bijgevolg een gedeelte van die bedragen in de verworpen uitgaven van de aangifte in de vennootschapsbelasting te worden opgenomen;

3.9. overeenkomstig artikel 66, §1, en artikel 198bis, WIB 92 kunnen bepaalde bedragen van deze beslissing zijn opgenomen, in casu de secundaire autokosten, niet volledig als beroepskosten worden aangemerkt ten name van de vennootschap en dient bijgevolg een gedeelte van die bedragen in de verworpen uitgaven van de aangifte in de vennootschapsbelasting te worden opgenomen.

4. De vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden betaald, variëren tussen 101 EUR tot 449 EUR per maand.

 

Categorie A
Autokosten : -Carwash -Parking - Andere kosten bedrijfswagen	20 40 10	70
Kleine representatiekosten		50
Dagvergoeding		75
Kleine kantoorbenodigdheden		17
Home Office		125
Totaal		337

 

Categorie B
	B1	B2
kosten		50		70
Autokosten : -Carwash -Parking -Andere kosten bedrijfswagen	20 20 10	50	20 40 10	70
Kleine representatiekosten		-		40
Dagvergoeding		32		64
Kleine kantoorbenodigdheden		17		17
Home Office		125		125
Totaal		224		316

 

Categorie C
	C1	C2	C3
Autokosten : -Carwash -Parking -Andere kosten bedrijfswagen	20 20 10	50	20 10 -	30	20 50 10	80
Kleine representatiekosten		25		25		40
Dagvergoeding		26		13		230
Kleine kantoorbenodigdheden		8		8		8
Home Office		91		25		91
Totaal		200		101		449

5. Van zodra de aanvraag tot voorafgaande beslissing is goedgekeurd, zullen de betalingen inzake maaltijden, verplaatsingen, online aankopen, … niet meer gebeuren via de mastercard, maar zullen deze vergoed worden via de forfaitaire vergoedingen.

6. Deze beslissing is geldig voor een periode van 5 jaar. Een eventuele verlenging van deze beslissing dient tijdig en schriftelijk te worden aangevraagd.