Voorafgaande beslissing nr. 2011.128 dd. 10.05.2011

 

Inkomstenbelasting

Vergoeding voor eigen kosten van de werkgever

Thuiswerkkosten

Representatiekosten

Sociale evenementen kosten

Liberaliteiten kosten

Secundaire autokosten

Terugbetaling van eigen kosten van de werkgever

Forfaitaire kostenvergoeding

Eigen kosten van de werkgever

 

Samenvatting

 

De vergoedingen toegekend aan bepaalde personeelsleden voor thuiswerk, representatie, sociale evenementen, liberaliteiten en secundaire autokosten kunnen worden beschouwd als een terugbetaling van forfaitaire vergoedingen van eigen kosten van de werkgever overeenkomstig artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, WIB 92 mits de modaliteiten van de beslissing worden gerespecteerd. De beslissing is geldig voor een periode van 5 jaar.

 

I.        Voorwerp van de aanvraag

 

1.              De aanvraag strekt er toe te vernemen of een voorafgaande beslissing kan worden bekomen met betrekking tot de toepassing van forfaitaire vergoedingen als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever krachtens artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92).

 

II.      Omschrijving van de verrichting

 

2.              De X-groep hanteert met het oog op het vereenvoudigen van het administratieve proces om de exacte kosten die terugbetaald dienen te worden, een forfaitaire terugbetaling op maandelijkse basis van de gedragen kosten eigen aan de werkgever/vennootschap. Het bedrag van de maandelijkse forfaitaire terugbetaling is afhankelijk van de functie en functie-inhoud binnen de vennootschap. De terugbetaling is met andere woorden functiegebonden en niet persoonsgebonden.

 

3.              De reden van de aanvraag is onder meer het feit dat de X-groep de laatste jaren een aantal overnames heeft verwezenlijkt, dat de vennootschappen op verschillende locaties en sites actief waren en dat zij de bedrijfspolitiek met betrekking tot het systeem van de kosten eigen aan de werkgever van de verschillende vennootschappen van de groep wenst te harmoniseren. Bovendien ressorteren de verschillende groepsvennootschappen onder verschillende controlekantoren. Een voorafgaande beslissing voor de ganse groep is eveneens duidelijk voor deze verschillende controlekantoren en aldus kan er onderling geen verschillende behandeling zijn.

 

4.              De X-groep heeft richtlijnen opgesteld die ze zal hanteren met betrekking tot de forfaitaire vergoedingen toegekend aan bepaalde personeelsleden voor kosten eigen aan de werkgever.

 

5.              In deze richtlijnen worden de verschillende functies omschreven van de personeelsleden binnen de betrokken vennootschappen aan dewelke forfaitaire vergoedingen worden toegekend. Uit deze functieomschrijving blijkt onder meer dat de werknemers op regelmatige basis een gedeelte van hun werk thuis (moeten) doen waardoor een forfaitaire vergoeding van de kosten verbonden aan het thuiswerk gerechtvaardigd is.

 

6.              De bedragen opgenomen in de richtlijnen zijn gebaseerd op in het verleden opgedane ervaringen (en stemmen dus overeen met de realiteit). Hierna wordt een gedetailleerd overzicht gegeven van de voorgestelde forfaitaire bedragen voor de verschillende functies.

 

 

 

 

 

	Thuiswerk	representatie	sociale evenementen	liberaliteiten	secundaire autokosten	TOTAAL
Commerciële functies
klasse 8	110	50	25	30	35	250
klasse 7	100	40	25	20	30	215
klasse 6 - 5	100	30	25	10	30	195
Operationele functies
klasse 8 - 6	100	50	25	10	30	215
klasse 5	100	50	25	10	30	215
klasse 2 - 4	100	30	25	10	/	165
Administratieve functies
klasse 8 - 6	100	50	20	10	30	210
klasse 5 - 4	100	50	20	10	/	180
klasse 3 - 2	50	/	/	/	/	50
klasse 2 - 1	/	/	/	/	/	Geen

 

 

III.     Beslissing

 

7.              De DVB beslist dat de vergoedingen voor thuiswerk, representatie, sociale evenementen, liberaliteiten en secundaire autokosten toegekend aan bepaalde personeelsleden van de X-groep, als forfaitaire vergoedingen als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden aangemerkt, mits rekening wordt gehouden met de onderstaande modaliteiten.

 

7.1.        Deze beslissing is functiegebonden en niet persoonsgebonden.

 

7.2.        De bedragen zijn niet indexeerbaar.

 

7.3.        Wanneer de genieters van een forfaitaire vergoeding hun werkelijke beroepskosten bewijzen, dient voor zover de in de bewezen beroepskosten opgenomen kostenposten ook begrepen zijn in de forfaitaire vergoeding, het deelbedrag van deze kostenpost opgenomen in de forfaitaire vergoeding, vermenigvuldigd met 12, te worden in mindering gebracht van de bewezen beroepskosten. De aanvrager dient de genieters van een forfaitaire vergoeding hierover in te lichten.

 

7.4.        Teneinde de mogelijkheid van dubbele aftrek van éénzelfde uitgave te vermijden, mogen de op basis van een forfaitair bedrag toegekende kosten eigen aan de werkgever niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.

 

7.5.        De vennootschappen hebben steeds lijsten ter beschikking met de personen die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van het forfait.

 

7.6.        Het forfait is niet van toepassing voor het personeel dat geen van de in de beslissing vermelde functies uitoefent.

 

7.7.        De in de beslissing opgenomen bedragen zijn gebaseerd op een voltijdse tewerkstelling. De bedragen mogen ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof. Evenwel moeten de bedragen evenredig worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties (bv. 80%, 50%, …), lange afwezigheid ingevolge een buitenlandse zakenreis of in geval van lange afwezigheid wegens andere redenen dan het jaarlijks vakantieverlof.

 

7.8.        De vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden betaald, kunnen slechts als beroepskosten worden aangenomen wanneer ze worden verantwoord door individuele fiches. Terzake dient op de fiche de vermelding "JA - ernstige normen" te worden ingevuld omdat het hier forfaitaire kostenvergoedingen betreft, vastgesteld op basis van ernstige normen.

 

7.9.        Overeenkomstig artikel 49, artikel 53, 1°, artikel 66, § 1, artikel 198bis en artikel 53, 8°, WIB 92 kunnen bepaalde bedragen, in casu respectievelijk de liberaliteiten, de sociale evenementen, de secundaire autokosten en de representatiekosten, niet of niet volledig als beroepskosten worden aangemerkt ten name van de vennootschap en dient bijgevolg het volledige bedrag of een gedeelte van die bedragen in de verworpen uitgaven van de vennootschap te worden opgenomen.

 

7.10.    De beslissing is geldig voor een periode van vijf jaar.