Voorafgaande beslissing nr. 2016.815 dd. 10.01.2017

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Document type : Prior agreements L 24.12.2002
Title : Voorafgaande beslissing nr. 2016.815 dd. 10.01.2017
Document date : 10/01/2017
Keywords : eigen kosten van de werkgever / forfaitaire vergoeding / terugbetaling van eigen kosten van de werkgever
Document language : NL
Name : Voorafgaande beslissing nr. 2016.815 dd. 10.01.2017
Version : 1

Voorafgaande beslissing nr. 2016.815 dd. 10.01.2017

 

Kosten eigen van de werkgever

Forfaitaire kostenvergoeding

 

Samenvatting

De forfaitaire vergoedingen die de vennootschap toekent aan verschillende categorieën van haar personeel zullen worden beschouwd als terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever overeenkomstig artikel 31, 2^de lid, 1°, in fine, van het WIB 92 en zullen niet belastbaar zijn in hoofde van de verkrijger-natuurlijke persoon.

 

De beslissing wordt enkel gepubliceerd in de taal waarin de aanvraag werd ingediend.

 

I. Objet de la demande

1. Le demandeur souhaite obtenir la confirmation que les indemnités forfaitaires octroyées à son personnel seront considérées comme étant des remboursements de dépenses propres à l’employeur ne faisant pas partie de la rémunération imposable des bénéficiaires conformément à l’article 31, alinéa 2, 1°, in fine du CIR92.

 

II. Description des faits

2. Le demandeur entend rembourser, par le biais de montants forfaitaires, les frais suivants supportés, par son personnel réparti en une catégorie.

II.A. Tableau récapitulatif

3. Les frais postulés sont repris dans le tableau récapitulatif suivant :

 

	Catégorie 1
Frais de bureau à domicile	120
Frais de voiture	40
Frais de représentation	100
Total mensuel	260

 

III. Décision

4. Il ressort de l’examen approfondi auquel s’est livré le Service des Décisions Anticipées que :

5. Sur base de l'analyse du dossier et des arguments développés par le demandeur, les indemnités forfaitaires, telles que décrites ci-dessus, constituent bien des remboursements de dépenses propres à l'employeur ne faisant pas partie de la rémunération imposable des bénéficiaires, conformément à l’article 31, alinéa 2, 1°, in fine du CIR92, à condition de respecter les engagements suivants :

5.1. afin d'éviter la possibilité de double déduction d’une même dépense, ces frais forfaitaires ne pourront pas être pris en charge sur base de pièces justificatives, ni au sein du demandeur, ni comme dépenses professionnelles à l’impôt des personnes physiques;

5.2. en conséquence, le demandeur s’engage à informer les bénéficiaires que, dans l’hypothèse où ces derniers postuleraient la déduction de leurs frais professionnels réels dans leur déclaration à l’impôt des personnes physiques, ils doivent porter en déduction desdits frais réels, le montant des indemnités forfaitaires dans la mesure où elles se rapportent aux frais réels postulés;

5.3. de plus, les frais visés par l’indemnité ne pourront plus faire l’objet, de la part des employés, d’une demande de remboursement de frais réels auprès de la société;

5.4. en outre, les frais de mission en Belgique et/ou de séjour à l’étranger qui sont remboursés sur base de pièces justificatives ne pourront pas comprendre les frais de représentation. Toutefois, si tel devait être le cas, le montant forfaitaire des frais de représentation devra être limité à 50 euros par mois. Il en va de même si ces frais de mission en Belgique et/ou de séjour à l’étranger devaient être remboursés forfaitairement conformément à l’article 31/36 du Commentaire administratif du CIR92, de la réponse du 14/10/2013 à la Question parlementaire n° 387 du 29/04/2013 ainsi que de la Circulaire n° Ci.RH.241/534.514 du 11.05.2006;

5.5. lorsque des cartes de crédit sont mises à la disposition des membres du personnel, leur utilisation ne pourra concerner des frais repris dans les forfaits de cette décision, et ce afin de respecter le principe énoncé au point 5.3 qui empêche un double remboursement des mêmes frais;

5.6. les indemnités perçues à titre de remboursement de frais propres à l’employeur doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles. En l’espèce, il convient de remplir uniquement la mention "oui normes sérieuses" puisqu’il s’agit ici de remboursements forfaitaires constatés sur base de normes sérieuses;

5.7. les indemnités mensuelles en remboursement de frais propres à l'employeur susmentionnées valent pour des employés travaillant à temps plein. En cas d'emploi à temps partiel, les montants sont à réduire proportionnellement;

5.8. les montants sont une moyenne des frais annuels. Ainsi les indemnités peuvent être payées pendant la période normale des congés de vacances. En cas d'absence à l'occasion d'un voyage d'affaires de longue durée à l'étranger ou en cas d'absence à long terme pour d'autres raisons que les congés de vacances, les montants sont également à réduire proportionnellement;

5.9. les indemnités forfaitaires sont liées à la fonction et non à la personne. L'accord peut être étendu à d'autres membres du personnel exerçant la même fonction;

5.10. en appliquant cet accord, le demandeur s'engage à tenir à disposition de son contrôle des contributions compétent une liste nominative, établie par année civile, des personnes bénéficiant des indemnités forfaitaires;

5.11. il n’y a pas de mécanisme d’indexation admis pour les indemnités mensuelles en remboursement de frais propres à l'employeur telles que définies par la présente;

5.12. conformément à l’article 53, 8° du CIR92, certains frais repris dans le tableau récapitulatif au numéro 3 de cette décision, en l’occurrence les frais de représentation, ne constituent pas intégralement des frais professionnels dans le chef du demandeur et, en conséquence, une partie de ces montants doit être reprise dans la déclaration à l’impôt des sociétés en dépenses non admises;

5.13. conformément à l’article 66, § 1, et à l’article 198 bis du CIR92, certains frais repris dans le tableau récapitulatif au numéro 3 de cette décision, en l’occurrence les frais liés à l’utilisation d’un véhicule, ne constituent pas intégralement des frais professionnels dans le chef du demandeur et, en conséquence, une partie de ces montants doit être reprise dans la déclaration à l’impôt des sociétés en dépenses non admises.

 

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Eu égard au prescrit des articles 20 à 23 de la Loi du 24 décembre 2002 précitée et eu égard aux considérations reprises ci-dessus dans la partie III, le Collège du SDA, décide que :

6. Aux conditions et compte tenu des engagements repris aux points 5.1 à 5.13 ci-dessus, les indemnités forfaitaires reprises dans le tableau récapitulatif au point 3 sont considérées comme étant des remboursements de dépenses propres à l'employeur ne faisant pas partie de la rémunération imposable des bénéficiaires conformément à l’article 31, alinéa 2, 1°, in fine du CIR92.

7. L’accord est d’application pour une durée de cinq ans, à partir du 1^er janvier 2017. Une éventuelle prolongation de cet accord devra faire l’objet d’une nouvelle demande à introduire avant l’échéance.