Huishoudelijk reglement van het Beheerscomité van de Rijksdienst voor kinderbijslag voor werknemers

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1 Voor de toepassing van dit reglement wordt onder administrateur-generaal en adjunct-administrateur-generaal verstaan de houder van de managementfunctie die belast is met het dagelijks beheer van de instelling en zijn adjunct, zoals bedoeld bij artikel 9, tweede alinea, van de wet van 25 april 1963 betreffende het beheer van de instellingen van openbaar nut voor sociale zekerheid en sociale voorzorg.

Artikel 2 De voorzitter of het lid van het Beheerscomité wiens mandaat ten einde loopt, zet zijn functie voort zolang in de hernieuwing van zijn mandaat of in zijn vervanging niet is voorzien.

Artikel 3 Het Beheerscomité vergadert ten zetel van de Rijksdienst. In uitzonderlijke gevallen mag het Comité elders bijeen geroepen worden.

Hoofdstuk 2. Vergadering van het Beheerscomité
Artikel 4 Het Beheerscomité vergadert na door de voorzitter, of ingeval deze verhinderd is, door de administrateur-generaal opgeroepen te zijn, zo dikwijls als de belangen van de Rijksdienst het vergen.
  Behoudens in de maand augustus vergadert het Beheerscomité in regel elke maand.

Artikel 5 Het Beheerscomité mag bovendien opgeroepen worden op verzoek van de voogdijminister of de regeringscommissaris, van de administrateur-generaal, of, indien deze verhinderd is, van zijn plaatsvervanger, of van twee van zijn leden.
  Het verzoek tot oproeping waarvan sprake in de vorige alinea wordt schriftelijk aan de voorzitter gericht of ter zitting ingediend en bevat de punten die op de agenda moeten worden gebracht.

Artikel 6 De voorzitter stelt, na raadpleging van de administrateur-generaal, de datum der vergaderingen vast.
  Wanneer de oproeping op grond van artikel 5 aangevraagd wordt, moet de vergadering plaatshebben binnen de veertien dagen die op het verzoek volgen, tenzij de aanvrager met een latere datum instemt.

Artikel 7[¹ De agenda wordt, onder meer op basis van vragen van een of meer leden om punten in te schrijven en na raadpleging van de administrateur-generaal, door de voorzitter vastgesteld. Hij wordt tenminste drie dagen vóór de datum van de vergadering aan de leden van het Beheerscomité bezorgd.]¹

Artikel 8 Enkel de aangelegenheden die op de agenda voorkomen kunnen worden behandeld. Het Beheerscomité kan evenwel eenparig beslissen gedurende de zitting om het even welke andere aangelegenheid die niet op de agenda voorkomt te behandelen, en documenten te onderzoeken die niet aan de leden toegezonden werden, of niet tijdig om hun toe te laten die voorafgaand te bestuderen.
  De behandeling van een aangelegenheid die op de agenda staat, wordt uitgesteld tot de volgende vergadering indien de voorzitter, een regeringscommissaris, de administrateur-generaal of ten minste twee leden hierom verzoeken, hetzij ter zitting, hetzij schriftelijk vóór de vergadering. De behandeling van een aangelegenheid kan nochtans noch tweemaal worden uitgesteld, noch tot een latere of onbepaalde datum verdaagd tenzij met instemming van het Beheerscomité. In geval van dringende bijeenroeping kan de verdaging slechts met eenparige stemmen der aanwezige leden worden uitgesproken.

Hoofdstuk 3. Beraadslagingen
Artikel 91. [² Het Beheerscomité kan slechts geldig beraadslagen als een meerderheid aanwezig is van :
   - de vertegenwoordigers van de werknemersorganisaties;
   - de vertegenwoordigers van de werkgevers en van de organisaties die de middenstand vertegenwoordigen;
   - de vertegenwoordigers van de andere organisaties betrokken bij het beheer van de Rijksdienst;
   - de vertegenwoordigers van de deelentiteiten, behalve voor de agendapunten in verband met het beheer van het personeel en zijn federaal statuut.
   De leden ondertekenen een aanwezigheidslijst.]²
  2. Wanneer dit quorum niet bereikt is, kan het Beheerscomité evenwel de op de agenda geplaatste kwesties onderzoeken, maar zonder erover te beslissen.
  3. [² Afwijkend van punt 1 gebeurt, bij uiterst dringende noodzakelijkheid vastgesteld door de voorzitter of, als die verhinderd is, door de administrateur-generaal, wanneer het Comité niet tijdig kan samenkomen, de beraadslaging elektronisch. Daartoe wordt een voorbereidend document met een voorstel van beslissing of advies per e-mail naar de effectieve leden en, als die verhinderd zijn en dat meegedeeld is aan de voorzitter, naar de vervangende leden gestuurd. De leden delen hun standpunt over het voorstel mee door die e-mail te beantwoorden binnen drie werkdagen of binnen een andere door de secretaris bepaalde termijn. De uitkomst van de elektronische beraadslaging wordt per e-mail aan alle leden meegedeeld.
   Die elektronische beraadslaging is maar geldig als :
   a) een meerderheid van de leden van elke in punt 1 bedoelde groep zich in die vorm uitgesproken heeft;
   b) en niet minstens drie leden bij de elektronische beraadslaging een geheime stemming gevraagd hebben.]²
  [² 4. Ook afwijkend van punt 1 en bij dezelfde uiterste hoogdringendheid, kan wanneer het aanwezigheidsquorum niet bereikt is over een agendapunt van de laatste vergadering van het Comité een schriftelijke procedure gevoerd worden.
   De effectieve leden en, als die verhinderd zijn en dat meegedeeld is aan de voorzitter, de vervangende leden die afwezig waren op die vergadering, delen hun standpunt over het voorstel van beslissing of advies dat vóór de vergadering aan het Comité was voorgelegd, elektronisch mee binnen drie werkdagen of een andere door de secretaris bepaalde termijn. De leden die werden uitgenodigd om aan die elektronische beraadslaging deel te nemen ontvangen de uittreksels van het ontwerp van notulen met betrekking tot de beraadslagingen over dat voorstel.
   Het quorum wordt beschouwd als bereikt als een meerderheid van de leden van elke groep bedoeld in punt 1 betrokken was bij het nemen van de beslissing of het advies omdat ze aanwezig waren op de laatste vergadering van het Comité en/of via de elektronische procedure.
   Een gedeeltelijk elektronische beraadslaging is geldig voor zover niet minstens drie leden in totaal een geheime stemming gevraagd hebben op de vergadering waarop het quorum niet bereikt was en bij de elektronische beraadslaging.]²

Artikel 10Wanneer het Beheerscomité, hoewel het regelmatig is opgeroepen, in de onmogelijkheid is te handelen omwille van de herhaalde afwezigheid van de meerderheid, [³ van de leden die behoren tot een of meer vertegenwoordigde groepen]³, kan de voogdijminister, de bevoegdheden van het Beheerscomité uitoefenen voor de tijd dat dit in de onmogelijkheid verkeert tot handelen.

Artikel 11 Wanneer het Beheerscomité in aantal is om geldig te beraadslagen, maar er bij de stemming over een te nemen maatregel of een door of krachtens de wet voorgeschreven handeling geen meerderheid bereikt wordt, wordt de beslissing tot de volgende vergadering verdaagd.

Artikel 12 De bij artikel 4 bedoelde personen delen aan de voogdijminister mede dat de bij de artikelen 10 en 11 bepaalde onmogelijkheid tot handelen is vastgesteld.

Artikel 13 1. Het Beheerscomité stelt onder de leden drie vergaderingvoorzitters aan, een van elke bij artikel 9, 1, vermelde groep van vertegenwoordigers die bij het beheer betrokken zijn.
  2. Zo de voorzitter afwezig of verhinderd is, zit beurtelings een van de aanwezige vergaderingvoorzitters de vergadering voor. Zo ook zij afwezig zijn zit een door het Beheerscomité aangeduid lid de vergadering voor.
  3. De administrateur-generaal is verslaggever.

Artikel 14 De vergaderingen van het Beheerscomité zijn niet openbaar. De aan het Comité voorgelegde documenten en de notulen zijn vertrouwelijk.

Artikel 15 De voorzitter opent, schorst en heft de vergaderingen op; hij leidt de debatten, verleent en ontneemt het woord, zorgt voor de orde in de vergaderingen en doet het huishoudelijk reglement naleven.

Hoofdstuk 4. Stemming
Artikel 16 1. Er wordt gestemd
  bij handopsteken,
  bij geheime stemming als drie leden daarom vragen,
  elektronisch volgens de in artikel 9, 3 bepaalde procedure.

Artikel 17[⁴ De onthoudingen komen niet in aanmerking voor het berekenen van de meerderheid vereist voor de beslissingen.]⁴

Artikel 18 De stemming heeft betrekking op de gehele kwestie, of op verzoek van een lid, op elk punt dat zij omvat.

Artikel 19 Ieder lid dat zich bij de stemming onthoudt, mag, na de stemming, in de notulen de redenen doen vermelden die hem ertoe gebracht hebben er niet aan deel te nemen.

Artikel 20 1. De voorzitter van het Beheerscomité neemt geen deel aan de stemming, maar heeft een raadgevende stem.
  2. De vergaderingvoorzitter of het daartoe aangeduide lid, waarvan sprake in artikel 13, punt 2, blijft stemgerechtigd.

Hoofdstuk 5. Secretariaat
Artikel 21 1. De secretaris maakt de notulen op. Deze geven een relaas van de debatten, en behelzen de genomen beslissingen en de uitslag der stemmingen.
  2. De notulen worden op de volgende vergadering aan het Beheerscomité ter goedkeuring voorgelegd.
  3. Een door de administrateur-generaal getekend exemplaar van de notulen, waarvan elke bladzijde wordt geparafeerd, wordt in zijn archief bewaard.

Artikel 22 Elk lid mag opmerkingen maken met betrekking tot de tekst van de notulen. Indien de opmerking door het Comité aangehouden wordt, vermeldt de secretaris dit in de notulen van de vergadering tijdens welke de opmerking gemaakt werd.

Artikel 23 De voorzitter zorgt er voor dat de debatten mondeling vertaald worden.

Hoofdstuk 6. Bijstand, technische comités en auditcomité
Artikel 24 De voorzitter van het Beheerscomité mag, indien dit zulks beslist, beroep doen op bijzonder bevoegde personen om in verband met het onderzoek van speciale vraagstukken, geraadpleegd te worden.

Artikel 25 Ieder lid mag zich laten bijstaan door een technicus die het kiest, mits het de voorzitter ten minste drie dagen voor de vergadering hiervan op de hoogte brengt en hierbij aanduidt voor welke gelegenheid deze bijstand bedoeld is. De voorzitter deelt dit onmiddellijk aan de overige leden mee. In dit geval zal elk ander lid voor dezelfde aangelegenheid dezelfde bevoegdheid bezitten zonder tot de hoger vermelde kennisgeving verplicht te zijn.
  Geen enkel personeelslid van de Rijksdienst kan door de leden als technicus worden gekozen

Artikel 26 De personen die bij toepassing van de artikelen 24 en 25 geraadpleegd worden, mogen de stemmingen niet bijwonen.

Artikel 27 De door de Koning in de schoot van het Beheerscomité opgerichte technische comités leggen aan het comité verslag over hun werkzaamheden voor.

Artikel 28 Het Beheerscomité is bij de technische comités vertegenwoordigd door zijn voorzitter of, eventueel, door de vergaderingvoorzitters of daartoe aangeduide leden van het Beheerscomité, de administrateur-generaal of de adjunct-administrateur-generaal, deze laatste twee als verslaggevers.

Artikel 29 Het Beheerscomité kan uit zijn midden een auditcomité samenstellen.
  Het Beheerscomité maakt het charter van dat auditcomité op en een charter van interne audit.
  Aan de voorzitter, aan de leden van het Beheerscomité en aan de externe deskundigen die het auditcomité vormen, worden presentiegelden toegekend.
  Het auditcomité brengt bij het Beheerscomité regelmatig verslag uit over zijn werkzaamheden.

Hoofdstuk 7. Bevoegdheden, delegatie van bevoegdheden en vertegenwoordiging van de Rijksdienst
Artikel 30§ 1. De administrateur-generaal woont de vergaderingen van het Beheerscomité bij en heeft daarnaast de volgende wettelijke taken op het gebied van het dagelijks beheer.
  1. De administrateur-generaal voert de beslissingen van het Beheerscomité uit. Hij verschaft het Comité alle inlichtingen en legt het alle voorstellen voor die van nut zijn voor de functionering van de Rijksdienst.
  2. De administrateur-generaal leidt het personeel en zorgt onder het gezag en het toezicht van het Beheerscomité voor de gang van zaken van de Rijksdienst.
  3. Voor de goede gang van zaken kan de administrateur-generaal echter een deel van zijn bevoegdheden en zelfs de ondertekening van sommige correspondentie delegeren aan andere leden van het personeel, op de voorwaarden en binnen de perken bepaald in artikel 32.
  4. De administrateur-generaal vertegenwoordigt de Rijksdienst in de gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen en treedt rechtsgeldig in zijn naam en voor zijn rekening op, zonder dat hij zulks door een beslissing van het Beheerscomité moet staven.
  5. De administrateur-generaal mag nochtans, met instemming van het Beheerscomité, zijn bevoegdheid om op te treden namens de Rijksdienst voor de administratieve rechtscolleges in de geschillen omtrent de rechten ontstaan uit een regeling voor sociale zekerheid aan één of meer leden van het personeel overdragen.
  6. Voor de andere dan onder punt 5 bedoelde gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen, wordt de Rijksdienst vertegenwoordigd door de voorzitter van het Beheerscomité en de administrateur-generaal die gezamenlijk rechtsgeldig in zijn naam en voor zijn rekening optreden.
  § 2. Handelingen van dagelijks beheer als dusdanig omschreven door het Beheerscomité.
  De aan de administrateur-generaal opgedragen taken van dagelijks beheer omvatten alle handelingen die doorgaans noodzakelijk zijn voor het volbrengen van de aan de Rijksdienst bij wet en reglement toebedeelde taken, in overeenstemming met de richtlijnen vanwege het Beheerscomité alsmede alle handelingen welke normaal vereist zijn voor de uitvoering van de door het Beheerscomité getroffen beslissingen of voor de goede gang van zaken. Deze handelingen zijn met name :
  1. De omzendbrieven, onderrichtingen alsmede de brieven van de Rijksdienst ondertekenen.
  2. Al de aangetekende brieven, telegrammen of enig ander aan de Rijksdienst toegezonden stuk voor ontvangst aftekenen.
  3. Beschikken op de aanvragen tot het bekomen van de gezinsbijslag en de gewaarborgde gezinsbijslag (wet van 20 juli 1971) toegekend door de Rijksdienst alsmede op het behoud, de schorsing, de intrekking of de terugvordering van deze bijslag.
  4. Openen en afsluiten van financiële rekeningen.
  5. De betaalorders opmaken en ondertekenen en meer algemeen alle verrichtingen met de financiële instellingen, waarmee de Rijksdienst samenwerkt, tot stand brengen en afhandelen
  6. Alle aan de Rijksdienst gestorte sommen in ontvangst nemen en hiervoor kwijting verlenen.
  7. Onder de kinderbijslagfondsen de verdeling verzekeren van de gelden waarover het kinderbijslagstelsel beschikt, en hiertoe alle betrekkingen tussen de Rijksdienst en de betrokken instellingen regelen.
  8. Alle nuttige maatregelen nemen met het oog op de belegging, binnen de gestelde grenzen, van de voorlopig beschikbare fondsen.
  9. Aan de bevoegde autoriteiten alle mededelingen of alle door de wetgeving vereiste inlichtingen doen toekomen, behalve de documenten die wettelijk door het Beheerscomité moeten opgemaakt worden.
  10. In het raam van het dagelijks beheer, alle handelingen, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, verrichten met het oog op de verdediging van de belangen van de Rijksdienst en van de inning en de invordering van de aan de Rijksdienst verschuldigde sommen en met name :
  a. in naam van de Rijksdienst in rechte optreden zowel in hoedanigheid van eiser als van verweerder; met dit doel dagvaarden, hoger beroep instellen, zich in cassatie voorzien of in de uitspraak berusten;
  b. met de schuldenaars van de Rijksdienst alle akkoorden sluiten met het oog op de uitvoering van de in zijn voordeel gewezen vonnissen;
  c. met alle rechtsmiddelen de in het voordeel van de Rijksdienst gewezen vonnissen uitvoeren, verschijnen in de akten van rechtspleging door berusting of betwisting, opheffing verlenen van deze uitvoeringen;
  d. de schuldvorderingen van de Rijksdienst indienen in geval van faillissement van zijn schuldenaars.
  11. De gerechtelijke beslissingen waarbij de Rijksdienst veroordeeld wordt uitvoeren.
  12. In naam van de Rijksdienst, als eiser of als verweerder, voor de Raad van State optreden.
  13. Het indelen van het personeel volgens de behoeften van de diensten wanneer het betrekkingen betreft van de niveaus D, C, B, en de klassen A1 en A2 en dit overeenkomstig het door het Beheerscomité vastgestelde personeelsplan, taalkaders en vastgestelde organisatieschema van de diensten.
  14. Het bepaalde in het geldelijk en administratief statuut van de ambtenaren in overheidsdienst ten aanzien van de personeelsleden van de Rijksdienst ten uitvoer leggen.
  15. Het contractueel personeel aanwerven, leiden en ontslaan.
  16. Al de op de begroting van de Rijksdienst uitgetrokken uitgaven vastleggen, goedkeuren en vereffenen.
  17. In spoedgevallen en tot bewaring alle maatregelen nemen met het oog op de goede gang van zaken, de vrijwaring van de rechten en de belangen van de Rijksdienst of de kinderbijslagregeling [⁵ ...]⁵.
  18. Beneden het bedrag, bepaald bij artikel 120, eerste lid, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken :
  a. de gunningswijze voor de opdracht kiezen, het bestek vaststellen en de procedure inzetten;
  b. de kandidaten voor de opdracht selecteren;
  c. de opdracht gunnen.
  § 3. Bevoegdheden door het Beheerscomité aan de administrateur-generaal overgedragen.
  1. Vakantverklaringen van betrekkingen die te begeven zijn door verandering van rang, door verhoging in rang of door overgang naar een hoger niveau, wat betreft de betrekkingen van niveaus D, C, B en klassen A1 en A2.
  2. Volgende tuchtstraffen uitspreken : terechtwijzing en blaam.
  3. De aanvragen om buitenlandse opdracht onderzoeken.
  4. Zich uitspreken over de afstand van terugvordering van schuldvorderingen van minder dan 500 EUR en zonder beperking van het bedrag, over de voorstellen tot kwijtschelding van schulden uitgaande van schuldbemiddelaars in het bestek van de procedure tot collectieve schuldenregeling ingesteld door de wet van 5 juli 1998.
  5. Beslissen over alle aanvragen om af te zien van terugvordering van onterecht betaalde bijslag voor gevallen waarin terugvordering om sociale redenen niet wenselijk is.

Artikel 31 1. Het Beheerscomité duidt de persoon aan die de Rijksdienst vertegenwoordigt in de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van de Smals.
  2. Elke wijziging aan de statuten van de Smals wordt ter informatie aan het Beheerscomité meegedeeld.
  3. Het samenwerkingsprotocol tussen de Rijksdienst en de Smals alsook elke wijziging ervan wordt, vóór de ondertekening, ter goedkeuring aan het Beheerscomité voorgelegd.
  4. In de loop van het eerste kwartaal van elk kalenderjaar brengt de administrateur-generaal verslag uit bij het Comité over de uitvoering van de opdrachten die door de Rijksdienst aan de Smals zijn toegewezen.

Artikel 32 1. In dit artikel worden de voorwaarden en beperkingen bepaald voor de bevoegdheidsdelegaties bedoeld in artikel 30, § 1, 3.
  a) Voor de handelingen van dagelijks beheer bedoeld in § 2, punt 13 en 15, is geen delegatie mogelijk.
  b) Bevoegdheidsdelegaties met een weerslag op financieel vlak moeten systematisch door het Beheerscomité goedgekeurd worden.
  c) Bevoegdheidsdelegaties zonder weerslag op financieel vlak zijn op grond van dit huishoudelijk regelement toegestaan voor zover ze binnen de administratieve competentie vallen van het statutaire of contractuele personeelslid aan wie de bevoegdheid overgedragen wordt.
  2. De delegatieverkrijgers worden bij name aangewezen.
  4. Een bevoegdheid mag slechts op een statutair of contractueel personeelslid worden overgedragen na raadpleging van zijn hiërarchische chef en zij kan slechts betrekking hebben op de handelingen waartoe de hiërarchische chef eveneens is gemachtigd.
  Dit huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt gepubliceerd.
  
  

• 1: VARIA 2015-02-10/06, Art. 2, 002; Inwerkingtreding : 01-07-2014>
• 2: VARIA 2015-02-10/06, Art. 3, 002; Inwerkingtreding : 01-07-2014>
• 3: VARIA 2015-02-10/06, Art. 1, 002; Inwerkingtreding : 01-07-2014>
• 4: VARIA 2015-02-10/06, Art. 4, 002; Inwerkingtreding : 01-07-2014>
• 5: VARIA 2015-02-10/06, Art. 5, 002; Inwerkingtreding : 01-07-2014>