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Règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion de l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés
- Section :
- Législation
- Source :
- Numac 2012A22240
Texte original :
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Chapitre 1. Dispositions générales
Article 1 Pour l'application de ce règlement, il faut entendre par administrateur général et administrateur général adjoint, le titulaire de la fonction de management chargé de la gestion journalière de l'institution et son adjoint, comme prévu à l'article 9, alinéa 2, de la loi du 25 avril 1963 sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale.
Article 2 Le président ou le membre du Comité de gestion dont le mandat vient à expiration, continue à exercer ses fonctions aussi longtemps qu'il n'a pas été pourvu au renouvellement de son mandat ou à son remplacement.
Article 3 Le Comité de gestion se réunit au siège de l'Office. Dans des cas exceptionnels, le Comité peut être convoqué à un autre endroit.
Chapitre 2. Réunion du Comité de gestion
Article 4 Le Comité de gestion se réunit sur convocation du président ou, en cas d'empêchement de celui-ci, de l'administrateur général, aussi souvent que les intérêts de l'Office l'exigent.
Sauf en août, le Comité de gestion se réunit en règle générale chaque mois.
Article 5 Le Comité de gestion peut en outre être convoqué à la demande du Ministre de tutelle ou du commissaire du gouvernement, de l'administrateur général ou, en cas d'empêchement de celui-ci, de son remplaçant, ou de deux de ses membres.
La demande de convocation dont il est question dans l'alinéa précédent est adressée par écrit au président ou introduite en séance et contient les points à inscrire à l'ordre du jour.
Article 6 Le président fixe la date des séances, après consultation de l'administrateur général.
Lorsque la convocation est demandée en exécution de l'article 5, la réunion doit avoir lieu dans les quinze jours de la demande, sauf si le demandeur marque son accord sur une date ultérieure.
Article 7[1 L'ordre du jour est établi par le président, en fonction, notamment, de demandes d'inscription de points formulées par un ou plusieurs membres et après consultation de l'administrateur général. Il est envoyé aux membres du Comité de gestion au moins trois jours avant la date de la réunion.]1
Article 8 Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent être examinées. Toutefois, le Comité de gestion, à l'unanimité, peut décider de traiter séance tenante toute autre question ne figurant pas à l'ordre du jour et d'examiner des documents qui n'ont pas été envoyés aux membres ou qui ne l'ont pas été à temps pour leur permettre de les examiner préalablement.
L'examen d'une question inscrite à l'ordre du jour est ajourné à la réunion suivante lorsque le président, un commissaire du gouvernement, l'administrateur général ou deux membres au moins en expriment le désir, en séance ou par écrit avant la réunion. L'examen d'une question ne peut toutefois être ajourné à deux reprises ni être renvoyé à une date ultérieure ou indéterminée qu'avec l'accord du Comité de gestion. En cas de convocation d'urgence, l'ajournement ne peut être prononcé qu'à l'unanimité des membres présents.
Chapitre 3. Délibérations
Article 91. [2 Le Comité de gestion ne peut délibérer valablement qu'en la présence d'une majorité :
- des représentants des organisations de travailleurs;
- des représentants d'employeurs et des organisations représentatives des classes moyennes;
- des représentants d'autres organisations intéressées à la gestion de l'Office;
- des représentants des entités fédérées, sauf sur les points à l'ordre du jour qui concernent la gestion du personnel et le statut fédéral de celui-ci.
Une liste des présences est signée par les membres.]2
2. Lorsque ce quorum n'est pas atteint, le Comité de gestion peut cependant examiner les questions portées à l'ordre du jour, mais sans prendre de décision.
3. [2 Par dérogation au point 1, en cas d'extrême urgence constatée par le président ou, en cas d'empêchement de celui-ci, par l'administrateur général, lorsque le Comité ne pourra se réunir en temps opportun, une délibération est organisée par voie électronique. A cette fin, un document préparatoire formulant une proposition de décision ou d'avis, est envoyé par courriel aux membres effectifs et aux membres suppléants en cas d'empêchement de ces derniers dûment notifié au président. Les membres s'expriment sur cette proposition, par courriel en réponse, dans les trois jours ouvrables ou endéans tout autre délai fixé par le secrétaire. Le résultat de la délibération électronique est communiqué à l'ensemble des membres par courriel.
Cette délibération par voie électronique est valide pour autant :
a) qu'une majorité des membres de chaque groupe visé au point 1, se soit prononcée sous cette forme;
b) qu'un vote secret n'ait pas été requis par 3 membres au moins, à l'occasion de la délibération par voie électronique.]2
[2 4. Par dérogation au point 1 également, dans la même situation d'extrême urgence, une procédure écrite peut être menée lorsque le quorum des présences n'a pas été atteint sur un point inscrit à l'ordre du jour lors de la dernière réunion en date du Comité.
Les membres effectifs et les membres suppléants en cas d'empêchement de ces derniers dûment notifié au président, absents lors de ladite réunion, s'expriment par voie électronique sur la proposition de décision ou d'avis qui avait été soumise au Comité avant sa réunion, dans les trois jours ouvrables ou endéans tout autre délai fixé par le secrétaire. Les membres invités à prendre part à cette délibération électronique reçoivent les extraits du projet de procès-verbal consignant les délibérations portant sur ladite proposition.
Le quorum est considéré comme atteint pour autant qu'une majorité des membres de chaque groupe visé au point 1, ait été concernée par la prise de décision ou l'adoption de l'avis, en raison de leur présence à la dernière réunion en date du Comité et/ou via la procédure électronique menée.
La délibération menée en partie par voie électronique est valide pour autant qu'un vote secret n'ait pas été requis par 3 membres au moins au total, à l'occasion de la réunion au cours de laquelle le quorum n'a pas été atteint et de la délibération par voie électronique.]2
Article 10Si, nonobstant convocation régulière, le Comité de gestion est mis dans l'impossibilité de fonctionner par l'absence répétée de la majorité, [3 des membres appartenant à un ou plusieurs bancs représentés]3, le ministre de tutelle peut exercer les attributions du Comité de gestion, aussi longtemps que celui-ci est mis dans l'impossibilité d'agir.
Article 11 Lorsque le Comité de gestion est en nombre pour délibérer valablement, mais qu'aucune majorité n'est atteinte lors d'un vote sur une mesure à prendre ou un acte prescrit par ou en vertu de la loi, la décision est reportée à la séance suivante.
Article 12 Les personnes visées à l'article 4 informent le ministre de tutelle de la constatation de l'impossibilité de fonctionner dont il est question aux articles 10 et 11.
Article 13 1. Le Comité de gestion désigne en son sein trois présidents de séance, un de chaque groupe de représentants comme mentionnés dans l'article 9, 1, qui sont intéressés à la gestion.
2. En cas d'absence ou d'empêchement du président, la séance est à tour de rôle présidée par un des présidents de séance présents. En leur absence, un membre désigné par le Comité de gestion préside la réunion.
3. L'administrateur général est rapporteur.
Article 14 Les séances du Comité de gestion ne sont pas publiques. Les documents soumis au Comité et les procès-verbaux sont confidentiels.
Article 15 Le président ouvre, suspend et clôt les séances; il dirige les débats, accorde et retire la parole, assure l'ordre des séances et fait observer le règlement d'ordre intérieur.
Chapitre 4. Vote
Article 16 1. Le vote est exprimé :
- à main levée;
- au scrutin secret lorsque trois membres le demandent;
- par voie électronique selon la procédure visée à l'article 9, 3.
Article 17[4 Les abstentions n'entrent pas en ligne de compte pour le calcul de la majorité requise pour la prise de décision.]4
Article 18 Le vote porte sur l'ensemble de la question ou, à la demande d'un membre, sur chacun des points qu'elle comporte.
Article 19 Tout membre qui s'abstient au vote peut, après le vote, faire consigner au procès-verbal les motifs qui l'ont incité à ne pas y prendre part.
Article 20 1. Le président du Comité de gestion ne prend pas part au vote, mais a voix consultative.
2. Le président de séance ou le membre désigné à cette fonction, conformément à l'article 13, point 2, conserve sa voix délibérative.
Chapitre 5. Secrétariat
Article 21 1. Le secrétaire rédige le procès-verbal. Celui-ci relate les débats et mentionne les décisions prises ainsi que le résultat des votes.
2. Le procès-verbal est soumis à l'approbation du Comité de gestion, au cours de la séance suivante.
3. Un exemplaire du procès-verbal signé par l'administrateur général, dont chaque page est paraphée, est conservé dans les archives.
Article 22 Tout membre peut présenter des observations relatives à la rédaction du procès-verbal. Si l'observation est retenue par le Comité, le secrétaire en fait mention dans le procès-verbal de la séance au cours de laquelle l'observation a été formulée.
Article 23 Le président fait assurer la traduction orale des débats.
Chapitre 6. Assistance, comités techniques et comité d'audit
Article 24 Le président du Comité de gestion, sur décision de celui-ci, peut appeler en consultation pour l'examen de questions particulières, des personnes spécialement compétentes.
Article 25 Chaque membre peut se faire assister par un technicien de son choix à condition d'en avoir informé le président au moins trois jours avant la réunion en indiquant la question pour laquelle cette assistance est prévue. Le président en avertit aussitôt les autres membres. Dans ce cas, et pour cette question, tout autre membre aura la même faculté sans avoir à respecter la formalité d'information susvisée.
Aucun membre du personnel de l'Office ne peut être choisi comme technicien.
Article 26 Les personnes consultées en application des articles 24 et 25 ne peuvent assister aux votes.
Article 27 Les comités techniques créés par le Roi au sein du Comité de gestion soumettent au Comité de gestion un rapport sur leurs travaux.
Article 28 Le Comité de gestion est représenté dans les comités techniques par son président ou éventuellement par les présidents de séance ou des membres du Comité de gestion, désignés par celui-ci, l'administrateur général ou l'administrateur général adjoint, ces deux derniers en qualité de rapporteurs.
Article 29 Le Comité de gestion peut créer en son sein un comité d'audit.
Le Comité de gestion établit la charte dudit comité, ainsi qu'une charte d'audit interne.
Un jeton de présence est octroyé au président, aux membres du Comité de gestion, ainsi qu'aux experts externes qui composent le comité d'audit.
Le comité d'audit fait régulièrement rapport au Comité de gestion sur ses activités.
Chapitre 7. Pouvoirs, délégation de pouvoirs et représentation de l'office
Article 30§ 1er. L'administrateur général, outre qu'il assiste aux réunions du Comité de gestion, exerce les actes légaux de gestion journalière suivants.
1. L'administrateur général exécute les décisions du Comité de gestion. Il donne à ce dernier toutes les informations et soumet toutes propositions utiles au fonctionnement de l'Office.
2. L'administrateur général dirige le personnel et assure, sous l'autorité et le contrôle du Comité de gestion, le fonctionnement de l'organisme.
3. Pour faciliter l'expédition des affaires, l'administrateur général peut cependant déléguer une partie des pouvoirs qui lui sont conférés, aux conditions et selon les limites fixées à l'article 32, de même que la signature de certaines pièces et correspondances, à d'autres membres du personnel,
4. L'administrateur général représente l'Office dans les actes judiciaires et extrajudiciaires et agit valablement en son nom et pour son compte, sans avoir à justifier d'une décision du Comité de gestion.
5. L'administrateur général peut cependant, avec l'accord du Comité de gestion, déléguer à un ou plusieurs membres du personnel, son pouvoir de représenter l'Office devant les juridictions administratives dans les litiges relatifs aux droits résultant d'une réglementation de sécurité sociale.
6. L'Office est représenté par le président du Comité de gestion et par l'administrateur général, qui, conjointement, agissent valablement en son nom et pour son compte, pour les actes judiciaires et extrajudiciaires autres que ceux visés au point 5.
§ 2. Actes de gestion journalière définis comme tels par le Comité de gestion.
Les pouvoirs de gestion journalière confiés à l'administrateur général comportent tous les actes habituellement nécessaires pour l'accomplissement des missions imparties à l'Office par la loi et les règlements, en conformité avec les directives tracées par le Comité de gestion ainsi que tous les actes normalement exigés pour l'exécution des décisions prises par le Comité de gestion ou pour la bonne marche des services. Ces actes sont, notamment :
1. Signer les circulaires, les instructions ainsi que le courrier de l'Office.
2. Donner décharge de tout pli, lettre recommandée ou télégramme adressé à l'Office.
3. Statuer sur les demandes d'allocations familiales et de prestations familiales garanties (loi du 20 juillet 1971) octroyées par l'Office, ainsi que sur le maintien, la suspension, le retrait ou le recouvrement de ces allocations ou prestations.
4. Ouvrir et clôturer des comptes financiers.
5. Etablir et signer les titres de paiement et, d'une manière plus générale, négocier et effectuer toutes les opérations avec les institutions financières avec lesquelles l'Office collabore.
6. Percevoir toutes sommes versées à l'Office et en donner décharge.
7. Assurer la répartition entre les caisses d'allocations familiales des fonds mis à la disposition du régime et assurer à cet effet tous les rapports entre l'Office et les organismes intéressés.
8. Prendre toutes mesures utiles en vue du placement des fonds provisoirement disponibles, dans les limites autorisées.
9. Adresser aux autorités compétentes toute communication ou tout renseignement exigé par la législation, sauf les documents à établir légalement par le Comité de gestion.
10. Dans le cadre de la gestion journalière, accomplir tout acte, tant judiciaire qu'extrajudiciaire, en vue de la défense des intérêts de l'Office et de la perception et du recouvrement des sommes dues à l'Office et notamment :
a. au nom de l'Office, agir devant les tribunaux tant comme demandeur que défendeur; à cette fin : assigner, interjeter appel, se pourvoir en cassation ou acquiescer;
b. conclure avec les débiteurs de l'Office tout accord en vue de l'exécution des jugements rendus à son profit;
c. exécuter par toute voie de droit, les jugements rendus au profit de l'Office, comparaître aux actes de procédure en acquiesçant ou en contestant, donner mainlevée de ces exécutions;
d. produire les créances de l'Office en cas de faillite de ses débiteurs.
11. Exécuter les décisions judiciaires portant condamnation de l'Office.
12. Agir au nom de l'Office, tant comme demandeur que défendeur, devant le Conseil d'Etat.
13. Affecter le personnel selon les besoins des services, lorsqu'il s'agit d'emplois des niveaux D, C, B et des classes A1 et A2, et ce, conformément au plan de personnel, aux cadres linguistiques et à l'organigramme des services fixés par le Comité de gestion.
14. Appliquer au personnel de l'Office, les dispositions des statuts pécuniaire et administratif des agents des services publics.
15. Engager, diriger et licencier le personnel contractuel.
16. Engager, approuver et liquider toute dépense prévue au budget de l'Office.
17. En cas d'urgence et à titre conservatoire, prendre toute mesure quelconque en vue du bon fonctionnement et de la sauvegarde des droits et des intérêts de l'Office ou du régime des allocations familiales [5 ...]5.
18. Sous le montant, déterminé par l'article 120, alinéa 1er, de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics :
a. choisir le mode d'octroi du marché, établir le cahier des charges et entamer la procédure;
b. choisir les candidats pour le marché;
c. attribuer le marché.
§ 3. Pouvoirs délégués par le Comité de gestion à l'administrateur général.
1. Déclaration de vacances d'emplois à conférer par changement de rang, par avancement de rang ou par accession au niveau supérieur, en ce qui concerne les emplois des niveaux D, C, B et des classes A1 et A2.
2. Prononcer les peines disciplinaires suivantes : le rappel à l'ordre et le blâme.
3. Examiner les demandes de missions à l'étranger.
4. Statuer sur la renonciation au recouvrement de créances inférieures à 500 EUR et, sans limitation de montant, sur les propositions de remises de dettes émanant de médiateurs de dettes dans le cadre de la procédure de règlement collectif de dettes instituée par la loi du 5 juillet 1998.
5. Statuer sur toute demande de renonciation au recouvrement d'indu en raison du caractère socialement contre-indiqué du recouvrement.
Article 31 1. Le Comité de gestion désigne la personne qui représente l'Office à l'Assemblée générale et au Conseil de direction de Smals.
2. Toute modification apportée aux statuts de Smals est présentée au Comité de gestion pour information.
3. Le protocole de collaboration entre l'Office et Smals et toute modification à celui-ci sont soumis à l'approbation du Comité de gestion, avant la signature.
4. L'administrateur général fait rapport au Comité, dans le courant du premier trimestre de chaque année civile, sur l'exécution des marchés que l'Office a attribués à Smals.
Article 32 1. Le présent article règles les conditions et limites des délégations de pouvoir visées à l'article 30, § 1er, 3.
a) Les actes de gestion journalière visés à l'article 30, § 2, points 13 et 15, ne peuvent être délégués.
b) Les délégations de pouvoirs ayant un effet sur le plan financier sont soumises à l'accord systématique du Comité de gestion.
c) Les délégations de pouvoirs dépourvues d'effet sur le plan financier sont, en vertu du présent règlement d'ordre intérieur, autorisées pour autant qu'elles rentrent dans la compétence administrative du membre du personnel statutaire ou contractuel délégataire.
2. Les délégataires sont désignés nominativement.
3. La délégation de pouvoirs ne peut être conférée à un membre du personnel statutaire ou contractuel qu'après consultation de son chef hiérarchique et ne peut se rapporter qu'aux actes pour lesquels le chef hiérarchique a également reçu délégation.
Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.
Article 1 Pour l'application de ce règlement, il faut entendre par administrateur général et administrateur général adjoint, le titulaire de la fonction de management chargé de la gestion journalière de l'institution et son adjoint, comme prévu à l'article 9, alinéa 2, de la loi du 25 avril 1963 sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale.
Article 2 Le président ou le membre du Comité de gestion dont le mandat vient à expiration, continue à exercer ses fonctions aussi longtemps qu'il n'a pas été pourvu au renouvellement de son mandat ou à son remplacement.
Article 3 Le Comité de gestion se réunit au siège de l'Office. Dans des cas exceptionnels, le Comité peut être convoqué à un autre endroit.
Chapitre 2. Réunion du Comité de gestion
Article 4 Le Comité de gestion se réunit sur convocation du président ou, en cas d'empêchement de celui-ci, de l'administrateur général, aussi souvent que les intérêts de l'Office l'exigent.
Sauf en août, le Comité de gestion se réunit en règle générale chaque mois.
Article 5 Le Comité de gestion peut en outre être convoqué à la demande du Ministre de tutelle ou du commissaire du gouvernement, de l'administrateur général ou, en cas d'empêchement de celui-ci, de son remplaçant, ou de deux de ses membres.
La demande de convocation dont il est question dans l'alinéa précédent est adressée par écrit au président ou introduite en séance et contient les points à inscrire à l'ordre du jour.
Article 6 Le président fixe la date des séances, après consultation de l'administrateur général.
Lorsque la convocation est demandée en exécution de l'article 5, la réunion doit avoir lieu dans les quinze jours de la demande, sauf si le demandeur marque son accord sur une date ultérieure.
Article 7[1 L'ordre du jour est établi par le président, en fonction, notamment, de demandes d'inscription de points formulées par un ou plusieurs membres et après consultation de l'administrateur général. Il est envoyé aux membres du Comité de gestion au moins trois jours avant la date de la réunion.]1
Article 8 Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent être examinées. Toutefois, le Comité de gestion, à l'unanimité, peut décider de traiter séance tenante toute autre question ne figurant pas à l'ordre du jour et d'examiner des documents qui n'ont pas été envoyés aux membres ou qui ne l'ont pas été à temps pour leur permettre de les examiner préalablement.
L'examen d'une question inscrite à l'ordre du jour est ajourné à la réunion suivante lorsque le président, un commissaire du gouvernement, l'administrateur général ou deux membres au moins en expriment le désir, en séance ou par écrit avant la réunion. L'examen d'une question ne peut toutefois être ajourné à deux reprises ni être renvoyé à une date ultérieure ou indéterminée qu'avec l'accord du Comité de gestion. En cas de convocation d'urgence, l'ajournement ne peut être prononcé qu'à l'unanimité des membres présents.
Chapitre 3. Délibérations
Article 91. [2 Le Comité de gestion ne peut délibérer valablement qu'en la présence d'une majorité :
- des représentants des organisations de travailleurs;
- des représentants d'employeurs et des organisations représentatives des classes moyennes;
- des représentants d'autres organisations intéressées à la gestion de l'Office;
- des représentants des entités fédérées, sauf sur les points à l'ordre du jour qui concernent la gestion du personnel et le statut fédéral de celui-ci.
Une liste des présences est signée par les membres.]2
2. Lorsque ce quorum n'est pas atteint, le Comité de gestion peut cependant examiner les questions portées à l'ordre du jour, mais sans prendre de décision.
3. [2 Par dérogation au point 1, en cas d'extrême urgence constatée par le président ou, en cas d'empêchement de celui-ci, par l'administrateur général, lorsque le Comité ne pourra se réunir en temps opportun, une délibération est organisée par voie électronique. A cette fin, un document préparatoire formulant une proposition de décision ou d'avis, est envoyé par courriel aux membres effectifs et aux membres suppléants en cas d'empêchement de ces derniers dûment notifié au président. Les membres s'expriment sur cette proposition, par courriel en réponse, dans les trois jours ouvrables ou endéans tout autre délai fixé par le secrétaire. Le résultat de la délibération électronique est communiqué à l'ensemble des membres par courriel.
Cette délibération par voie électronique est valide pour autant :
a) qu'une majorité des membres de chaque groupe visé au point 1, se soit prononcée sous cette forme;
b) qu'un vote secret n'ait pas été requis par 3 membres au moins, à l'occasion de la délibération par voie électronique.]2
[2 4. Par dérogation au point 1 également, dans la même situation d'extrême urgence, une procédure écrite peut être menée lorsque le quorum des présences n'a pas été atteint sur un point inscrit à l'ordre du jour lors de la dernière réunion en date du Comité.
Les membres effectifs et les membres suppléants en cas d'empêchement de ces derniers dûment notifié au président, absents lors de ladite réunion, s'expriment par voie électronique sur la proposition de décision ou d'avis qui avait été soumise au Comité avant sa réunion, dans les trois jours ouvrables ou endéans tout autre délai fixé par le secrétaire. Les membres invités à prendre part à cette délibération électronique reçoivent les extraits du projet de procès-verbal consignant les délibérations portant sur ladite proposition.
Le quorum est considéré comme atteint pour autant qu'une majorité des membres de chaque groupe visé au point 1, ait été concernée par la prise de décision ou l'adoption de l'avis, en raison de leur présence à la dernière réunion en date du Comité et/ou via la procédure électronique menée.
La délibération menée en partie par voie électronique est valide pour autant qu'un vote secret n'ait pas été requis par 3 membres au moins au total, à l'occasion de la réunion au cours de laquelle le quorum n'a pas été atteint et de la délibération par voie électronique.]2
Article 10Si, nonobstant convocation régulière, le Comité de gestion est mis dans l'impossibilité de fonctionner par l'absence répétée de la majorité, [3 des membres appartenant à un ou plusieurs bancs représentés]3, le ministre de tutelle peut exercer les attributions du Comité de gestion, aussi longtemps que celui-ci est mis dans l'impossibilité d'agir.
Article 11 Lorsque le Comité de gestion est en nombre pour délibérer valablement, mais qu'aucune majorité n'est atteinte lors d'un vote sur une mesure à prendre ou un acte prescrit par ou en vertu de la loi, la décision est reportée à la séance suivante.
Article 12 Les personnes visées à l'article 4 informent le ministre de tutelle de la constatation de l'impossibilité de fonctionner dont il est question aux articles 10 et 11.
Article 13 1. Le Comité de gestion désigne en son sein trois présidents de séance, un de chaque groupe de représentants comme mentionnés dans l'article 9, 1, qui sont intéressés à la gestion.
2. En cas d'absence ou d'empêchement du président, la séance est à tour de rôle présidée par un des présidents de séance présents. En leur absence, un membre désigné par le Comité de gestion préside la réunion.
3. L'administrateur général est rapporteur.
Article 14 Les séances du Comité de gestion ne sont pas publiques. Les documents soumis au Comité et les procès-verbaux sont confidentiels.
Article 15 Le président ouvre, suspend et clôt les séances; il dirige les débats, accorde et retire la parole, assure l'ordre des séances et fait observer le règlement d'ordre intérieur.
Chapitre 4. Vote
Article 16 1. Le vote est exprimé :
- à main levée;
- au scrutin secret lorsque trois membres le demandent;
- par voie électronique selon la procédure visée à l'article 9, 3.
Article 17[4 Les abstentions n'entrent pas en ligne de compte pour le calcul de la majorité requise pour la prise de décision.]4
Article 18 Le vote porte sur l'ensemble de la question ou, à la demande d'un membre, sur chacun des points qu'elle comporte.
Article 19 Tout membre qui s'abstient au vote peut, après le vote, faire consigner au procès-verbal les motifs qui l'ont incité à ne pas y prendre part.
Article 20 1. Le président du Comité de gestion ne prend pas part au vote, mais a voix consultative.
2. Le président de séance ou le membre désigné à cette fonction, conformément à l'article 13, point 2, conserve sa voix délibérative.
Chapitre 5. Secrétariat
Article 21 1. Le secrétaire rédige le procès-verbal. Celui-ci relate les débats et mentionne les décisions prises ainsi que le résultat des votes.
2. Le procès-verbal est soumis à l'approbation du Comité de gestion, au cours de la séance suivante.
3. Un exemplaire du procès-verbal signé par l'administrateur général, dont chaque page est paraphée, est conservé dans les archives.
Article 22 Tout membre peut présenter des observations relatives à la rédaction du procès-verbal. Si l'observation est retenue par le Comité, le secrétaire en fait mention dans le procès-verbal de la séance au cours de laquelle l'observation a été formulée.
Article 23 Le président fait assurer la traduction orale des débats.
Chapitre 6. Assistance, comités techniques et comité d'audit
Article 24 Le président du Comité de gestion, sur décision de celui-ci, peut appeler en consultation pour l'examen de questions particulières, des personnes spécialement compétentes.
Article 25 Chaque membre peut se faire assister par un technicien de son choix à condition d'en avoir informé le président au moins trois jours avant la réunion en indiquant la question pour laquelle cette assistance est prévue. Le président en avertit aussitôt les autres membres. Dans ce cas, et pour cette question, tout autre membre aura la même faculté sans avoir à respecter la formalité d'information susvisée.
Aucun membre du personnel de l'Office ne peut être choisi comme technicien.
Article 26 Les personnes consultées en application des articles 24 et 25 ne peuvent assister aux votes.
Article 27 Les comités techniques créés par le Roi au sein du Comité de gestion soumettent au Comité de gestion un rapport sur leurs travaux.
Article 28 Le Comité de gestion est représenté dans les comités techniques par son président ou éventuellement par les présidents de séance ou des membres du Comité de gestion, désignés par celui-ci, l'administrateur général ou l'administrateur général adjoint, ces deux derniers en qualité de rapporteurs.
Article 29 Le Comité de gestion peut créer en son sein un comité d'audit.
Le Comité de gestion établit la charte dudit comité, ainsi qu'une charte d'audit interne.
Un jeton de présence est octroyé au président, aux membres du Comité de gestion, ainsi qu'aux experts externes qui composent le comité d'audit.
Le comité d'audit fait régulièrement rapport au Comité de gestion sur ses activités.
Chapitre 7. Pouvoirs, délégation de pouvoirs et représentation de l'office
Article 30§ 1er. L'administrateur général, outre qu'il assiste aux réunions du Comité de gestion, exerce les actes légaux de gestion journalière suivants.
1. L'administrateur général exécute les décisions du Comité de gestion. Il donne à ce dernier toutes les informations et soumet toutes propositions utiles au fonctionnement de l'Office.
2. L'administrateur général dirige le personnel et assure, sous l'autorité et le contrôle du Comité de gestion, le fonctionnement de l'organisme.
3. Pour faciliter l'expédition des affaires, l'administrateur général peut cependant déléguer une partie des pouvoirs qui lui sont conférés, aux conditions et selon les limites fixées à l'article 32, de même que la signature de certaines pièces et correspondances, à d'autres membres du personnel,
4. L'administrateur général représente l'Office dans les actes judiciaires et extrajudiciaires et agit valablement en son nom et pour son compte, sans avoir à justifier d'une décision du Comité de gestion.
5. L'administrateur général peut cependant, avec l'accord du Comité de gestion, déléguer à un ou plusieurs membres du personnel, son pouvoir de représenter l'Office devant les juridictions administratives dans les litiges relatifs aux droits résultant d'une réglementation de sécurité sociale.
6. L'Office est représenté par le président du Comité de gestion et par l'administrateur général, qui, conjointement, agissent valablement en son nom et pour son compte, pour les actes judiciaires et extrajudiciaires autres que ceux visés au point 5.
§ 2. Actes de gestion journalière définis comme tels par le Comité de gestion.
Les pouvoirs de gestion journalière confiés à l'administrateur général comportent tous les actes habituellement nécessaires pour l'accomplissement des missions imparties à l'Office par la loi et les règlements, en conformité avec les directives tracées par le Comité de gestion ainsi que tous les actes normalement exigés pour l'exécution des décisions prises par le Comité de gestion ou pour la bonne marche des services. Ces actes sont, notamment :
1. Signer les circulaires, les instructions ainsi que le courrier de l'Office.
2. Donner décharge de tout pli, lettre recommandée ou télégramme adressé à l'Office.
3. Statuer sur les demandes d'allocations familiales et de prestations familiales garanties (loi du 20 juillet 1971) octroyées par l'Office, ainsi que sur le maintien, la suspension, le retrait ou le recouvrement de ces allocations ou prestations.
4. Ouvrir et clôturer des comptes financiers.
5. Etablir et signer les titres de paiement et, d'une manière plus générale, négocier et effectuer toutes les opérations avec les institutions financières avec lesquelles l'Office collabore.
6. Percevoir toutes sommes versées à l'Office et en donner décharge.
7. Assurer la répartition entre les caisses d'allocations familiales des fonds mis à la disposition du régime et assurer à cet effet tous les rapports entre l'Office et les organismes intéressés.
8. Prendre toutes mesures utiles en vue du placement des fonds provisoirement disponibles, dans les limites autorisées.
9. Adresser aux autorités compétentes toute communication ou tout renseignement exigé par la législation, sauf les documents à établir légalement par le Comité de gestion.
10. Dans le cadre de la gestion journalière, accomplir tout acte, tant judiciaire qu'extrajudiciaire, en vue de la défense des intérêts de l'Office et de la perception et du recouvrement des sommes dues à l'Office et notamment :
a. au nom de l'Office, agir devant les tribunaux tant comme demandeur que défendeur; à cette fin : assigner, interjeter appel, se pourvoir en cassation ou acquiescer;
b. conclure avec les débiteurs de l'Office tout accord en vue de l'exécution des jugements rendus à son profit;
c. exécuter par toute voie de droit, les jugements rendus au profit de l'Office, comparaître aux actes de procédure en acquiesçant ou en contestant, donner mainlevée de ces exécutions;
d. produire les créances de l'Office en cas de faillite de ses débiteurs.
11. Exécuter les décisions judiciaires portant condamnation de l'Office.
12. Agir au nom de l'Office, tant comme demandeur que défendeur, devant le Conseil d'Etat.
13. Affecter le personnel selon les besoins des services, lorsqu'il s'agit d'emplois des niveaux D, C, B et des classes A1 et A2, et ce, conformément au plan de personnel, aux cadres linguistiques et à l'organigramme des services fixés par le Comité de gestion.
14. Appliquer au personnel de l'Office, les dispositions des statuts pécuniaire et administratif des agents des services publics.
15. Engager, diriger et licencier le personnel contractuel.
16. Engager, approuver et liquider toute dépense prévue au budget de l'Office.
17. En cas d'urgence et à titre conservatoire, prendre toute mesure quelconque en vue du bon fonctionnement et de la sauvegarde des droits et des intérêts de l'Office ou du régime des allocations familiales [5 ...]5.
18. Sous le montant, déterminé par l'article 120, alinéa 1er, de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics :
a. choisir le mode d'octroi du marché, établir le cahier des charges et entamer la procédure;
b. choisir les candidats pour le marché;
c. attribuer le marché.
§ 3. Pouvoirs délégués par le Comité de gestion à l'administrateur général.
1. Déclaration de vacances d'emplois à conférer par changement de rang, par avancement de rang ou par accession au niveau supérieur, en ce qui concerne les emplois des niveaux D, C, B et des classes A1 et A2.
2. Prononcer les peines disciplinaires suivantes : le rappel à l'ordre et le blâme.
3. Examiner les demandes de missions à l'étranger.
4. Statuer sur la renonciation au recouvrement de créances inférieures à 500 EUR et, sans limitation de montant, sur les propositions de remises de dettes émanant de médiateurs de dettes dans le cadre de la procédure de règlement collectif de dettes instituée par la loi du 5 juillet 1998.
5. Statuer sur toute demande de renonciation au recouvrement d'indu en raison du caractère socialement contre-indiqué du recouvrement.
Article 31 1. Le Comité de gestion désigne la personne qui représente l'Office à l'Assemblée générale et au Conseil de direction de Smals.
2. Toute modification apportée aux statuts de Smals est présentée au Comité de gestion pour information.
3. Le protocole de collaboration entre l'Office et Smals et toute modification à celui-ci sont soumis à l'approbation du Comité de gestion, avant la signature.
4. L'administrateur général fait rapport au Comité, dans le courant du premier trimestre de chaque année civile, sur l'exécution des marchés que l'Office a attribués à Smals.
Article 32 1. Le présent article règles les conditions et limites des délégations de pouvoir visées à l'article 30, § 1er, 3.
a) Les actes de gestion journalière visés à l'article 30, § 2, points 13 et 15, ne peuvent être délégués.
b) Les délégations de pouvoirs ayant un effet sur le plan financier sont soumises à l'accord systématique du Comité de gestion.
c) Les délégations de pouvoirs dépourvues d'effet sur le plan financier sont, en vertu du présent règlement d'ordre intérieur, autorisées pour autant qu'elles rentrent dans la compétence administrative du membre du personnel statutaire ou contractuel délégataire.
2. Les délégataires sont désignés nominativement.
3. La délégation de pouvoirs ne peut être conférée à un membre du personnel statutaire ou contractuel qu'après consultation de son chef hiérarchique et ne peut se rapporter qu'aux actes pour lesquels le chef hiérarchique a également reçu délégation.
Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.
- 1: DIVERS 2015-02-10/06, Art. 3, 002; En vigueur : 01-07-2014>
- 2: DIVERS 2015-02-10/06, Art. 5, 002; En vigueur : 01-07-2014>
- 3: DIVERS 2015-02-10/06, Art. 2, 002; En vigueur : 01-07-2014>
- 4: DIVERS 2015-02-10/06, Art. 1, 002; En vigueur : 01-07-2014>
- 5: DIVERS 2015-02-10/06, Art. 4, 002; En vigueur : 01-07-2014>